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Se considera el documento por su estructuración, es un medio de comunicación, información y conocimiento de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes Dimensiones.
su soporte físico o material el mensaje o información que conlleva, y el cómo transmitirlo o difundir el conocimiento . Se pueden identificar en dos clases de documentos
Determinado por el lugar donde se encuentra toda la informacion producida o recibida por una entidad, publica o privada en razon de sus actividades o funcio
Toda la informaciongenerada, enviada,recibida almacenada o acomulada por medio electronico.Tambien se encuentran documentos electronicos de archivo que cumplen su accion durante todo el ciclo vital documental,como son los archivos de gestion,central e historico.