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A pasta contábil é onde ficará arquivada toda a documentação do mês dos caixas e contas bancárias que ficam sobre responsabilidade do Departamento dos Diáconos
• Protocolo de entrega dos documentos à Administração;
• Termo de Verificação do Saldo de Caixa e Razão Gerencial das contas de Caixa;
• Extratos Bancários e Conciliações Bancárias;
• Relatório de Despesas de Viagens Missionárias;
• Relatórios Consulta de Extratos dos Caixas (Um de cada conta);
• Relatórios Consulta de Extratos das Contas Bancárias (Um de cada conta);
• Cópias da Ata de Atendimento da Obra da Piedade e Posição Financeira da Reunião de Atendimento da Obra da Piedade;
• Inventário de produtos do estoque.
RECEBIDAS
EMITIDAS
NOTA FISCAL
Por se tratar de um documento contábil, é recomendado pela Receita Federal Brasileira que seja arquivado por pelo menos 5 anos.
Conforme orientação do GD Brás, esse tipo de pasta deverá ser arquivada juntamente à administração.
Descrição Técnica do Papel :
Gramatura - 180 g/m²
Cor - Verde Campo
Os documentos contidos dentro da pasta devem seguir uma ordem clara e pré-definida no sumário contido na capa dessa pasta do seguinte modo:
• Protocolo de entrega dos documentos à Administração;
• Termo de Verificação do Saldo de Caixa e Razão Gerencial das contas de Caixa;
• Extratos Bancários e Conciliações Bancárias;
• Relatório de Despesas de Viagens Missionárias;
• Relatórios Consulta de Extratos dos Caixas (Um de cada conta);
• Relatórios Consulta de Extratos das Contas Bancárias (Um de cada conta);
• Cópias da Ata de Atendimento da Obra da Piedade e Posição Financeira da Reunião de Atendimento da Obra da Piedade;
• Inventário de produtos do estoque.
OBESERVAÇÕES:
1- Os canhotos dos cheques emitidos deverão ser identificados em ordem sequencial e arquivados na contabilidade;
2- Todos os documentos deverão ser arquivados nessa ordem sequencial e tambem de acordo com a folha de colagem emitida pelo SIGA;
3- Os canhotos e cheques cancelados deverão ser arquivados junto ao movimento contábil;
4- O período de arquivamento dos documentos contábeis será de competência da administração.
A pasta sigilosa é onde ficará todos os documentos do mês que são de exclusividade da Obra da Piedade referentes a Reunião de Atendimento e precisam ser arquivados com o completo sigilo.
Irmãs da Piedade
Diáconos
Por se tratar de documentos com dados da irmandade, esse tipo de pasta deve ser arquivada sob total sigilo. Podendo somente ser acessada por diáconos e, eventualmente, colaboradores do departamento.
O período de arquivamento dos documentos contidos nesta pasta, de acordo com a lei vigente, deverá ser mantido por período de 10 anos
Descrição Técnica do Papel :
Gramatura - 180 g/m²
Cor - Verde Campo
Os documentos contidos dentro da pasta devem seguir uma ordem clara e pré-definida no sumário contido na capa dessa pasta do seguinte modo:
A pasta almoxarifado é onde ficarão todos os documentos do mês que são referentes às movimentações de entradas e saídas do estoque do Almoxarifado da Obra da Piedade, bem como os documentos referentes aos atendimentos realizados com itens de vestuário e equipamentos ortopédicos e hospitalares, portanto, também de completo sigilo.
• Requisições de materiais ou declaração de doação recebida para obra da piedade;
• Requisições de compras de vestuários e diversos aprovados pelos Diáconos;
• Ficha de Requisição de vestuários e diversos - C10;
• Declaração de trânsito anexada às reservas prévia de mercadorias;
• Documento de transferências de materiais ou confecção;
• Outros documentos não mencionados;
Requisição de Materiais
Declaração de Doação
Por se tratar de documentos com dados da irmandade, esse tipo de pasta deve ser arquivada sob total sigilo. Podendo somente ser acessada por diáconos e, eventualmente, colaboradores do departamento.
O período de arquivamento dos documentos contidos nesta pasta, de acordo com a lei vigente, deverá ser mantido por período de 10 anos
Descrição Técnica do Papel :
Gramatura - 180 g/m²
Cor - Verde Campo
Os documentos contidos dentro da pasta devem seguir uma ordem clara e pré-definida no sumário contido na capa dessa pasta do seguinte modo:
A pasta 4 - Documentação Tesouraria é a pasta que constará além dos relatórios referentes ao movimento de caixas e bancos, o relatório de despesas de viagens e os envelopes de viagens missionárias.
10110 - Piedade
10120 - Viagens
O envelope deve conter todos os documentos fiscais referentes às depesas de viagem, devidamente fotocopiados
Por se tratar de envelopes contendo cupons fiscais em papel termossensível e demais relatórios contábeis, é recomendado pela Receita Federal Brasileira que seja arquivado por pelo menos 5 anos.
Conforme orientação do GD Brás, diferentemente das demais pastas, essa ficará arquivada junto ao Departamento do Diáconos.
Descrição Técnica do Papel :
Gramatura - 180 g/m²
Cor - Verde Campo
Os documentos contidos dentro da pasta devem seguir uma ordem clara e pré-definida no sumário contido na capa dessa pasta do seguinte modo:
OBSERVAÇÕES:
1- Os livros dos voluntariados serão implantados pela Administração no Depatarmento dos Diáconos e, quando encerrados, serão arquivados na Administração;
2- Os livros : “Diário” e “Razão” serão de responsabilidade da Administração e, portanto, não serão emitidos e encadernados pelo Departamento dos Diáconos;
3- Os livros de coleta, modelo C-50, quando encerrados, deverão devolvidos à Administração.