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Departamento dos Diáconos

MONTAGEM E ARQUIVAMENTO DE PASTAS

2019

Pasta 1- Movimento Contábil

Pasta 1 Contábil

A pasta contábil é onde ficará arquivada toda a documentação do mês dos caixas e contas bancárias que ficam sobre responsabilidade do Departamento dos Diáconos

Documentos Necessários

• Protocolo de entrega dos documentos à Administração;

• Termo de Verificação do Saldo de Caixa e Razão Gerencial das contas de Caixa;

• Extratos Bancários e Conciliações Bancárias;

• Relatório de Despesas de Viagens Missionárias;

• Relatórios Consulta de Extratos dos Caixas (Um de cada conta);

  • Notas Fiscais de Compras
  • Cupons Fiscais de Despesas
  • Relatório de Locomoção dos Diáconos e Irmãs da Piedade

• Relatórios Consulta de Extratos das Contas Bancárias (Um de cada conta);

  • Cópias de Cheques emitidos
  • Comprovante de Transferências Emitidas e Recebidas
  • Notas Fiscais de compras com pagamentos via conta bancária

• Cópias da Ata de Atendimento da Obra da Piedade e Posição Financeira da Reunião de Atendimento da Obra da Piedade;

• Inventário de produtos do estoque.

Protocolo de

Entrega

Protocolo de Entrega p/ ADM

Termo de Verificação do Saldo de Caixa (Um de ca...

Termo de Verificação do Saldo de Caixa (apenas um)

Razão Gerencial

Razão Gerencial

Extratos e Conciliações Bancárias

Extratos e Conciliações Bancárias

Relatório de Viagens

Relatório de Viagens

Relatórios de Consulta de Extratos dos Caixas

Relatórios de Consulta de Extratos dos Caixas (Um de cada caixa)

Notas Fiscais de Compras

Cupons Fiscais de Despesas

Relatório de Locomoção dos Diáconos e Irmãs da Piedade

Relatórios de Consulta de Extratos das Contas Bancárias

Relatórios de Consulta de Extratos das Contas Bancárias (Um de cada conta)

Cópias de cheques emitidos

Comprovante de Transferências

RECEBIDAS

EMITIDAS

Pagamentos via transferência bancária

NOTA FISCAL

Cópias da Ata da Reunião de Atendimento da Obra da Piedade

Cópias da Ata da Reunião de Atendimento da Obra da Piedade e Posição Financeira

Inventário de Produtos do Estoque

Inventário de produtos do estoque

Método de Arquivamento

Por se tratar de um documento contábil, é recomendado pela Receita Federal Brasileira que seja arquivado por pelo menos 5 anos.

Método de Arquivamento

Conforme orientação do GD Brás, esse tipo de pasta deverá ser arquivada juntamente à administração.

Modelo de Capa

Modelo de Capa

Descrição Técnica do Papel :

Gramatura - 180 g/m²

Cor - Verde Campo

Sequência dos documentos dentro da pasta

Sequência dos documentos dentro da pasta

Os documentos contidos dentro da pasta devem seguir uma ordem clara e pré-definida no sumário contido na capa dessa pasta do seguinte modo:

• Protocolo de entrega dos documentos à Administração;

• Termo de Verificação do Saldo de Caixa e Razão Gerencial das contas de Caixa;

• Extratos Bancários e Conciliações Bancárias;

• Relatório de Despesas de Viagens Missionárias;

• Relatórios Consulta de Extratos dos Caixas (Um de cada conta);

  • Notas Fiscais de Compras
  • Cupons Fiscais de Despesas
  • Relatório de Locomoção dos Diáconos e Irmãs da Piedade

• Relatórios Consulta de Extratos das Contas Bancárias (Um de cada conta);

  • Cópias de Cheques emitidos
  • Comprovante de Transferências Emitidas e Recebidas
  • Notas Fiscais de compras com pagamentos via conta bancária

• Cópias da Ata de Atendimento da Obra da Piedade e Posição Financeira da Reunião de Atendimento da Obra da Piedade;

• Inventário de produtos do estoque.

OBESERVAÇÕES:

1- Os canhotos dos cheques emitidos deverão ser identificados em ordem sequencial e arquivados na contabilidade;

2- Todos os documentos deverão ser arquivados nessa ordem sequencial e tambem de acordo com a folha de colagem emitida pelo SIGA;

3- Os canhotos e cheques cancelados deverão ser arquivados junto ao movimento contábil;

4- O período de arquivamento dos documentos contábeis será de competência da administração.

Pasta 2 - Sigilosa

Pasta 2 Sigilosa

A pasta sigilosa é onde ficará todos os documentos do mês que são de exclusividade da Obra da Piedade referentes a Reunião de Atendimento e precisam ser arquivados com o completo sigilo.

Documentos Necessários

  • Relatório dos casos atendidos;
  • Fichas de apresentação de casos C-1;
  • Recibos de envelope ;
  • Envelopes com os comprovantes;

Relatório de Casos Atendidos

Relatório de Casos Atendidos

Irmãs da Piedade

Diáconos

Ficha de Apresentação de Casos

Ficha de Apresentação de Casos

Recibos de Envelopes

Recibos de Envelopes

Envelopes com os comprovantes

Envelopes com os comprovantes

Método de Arquivamento

Por se tratar de documentos com dados da irmandade, esse tipo de pasta deve ser arquivada sob total sigilo. Podendo somente ser acessada por diáconos e, eventualmente, colaboradores do departamento.

Método de Arquivamento

O período de arquivamento dos documentos contidos nesta pasta, de acordo com a lei vigente, deverá ser mantido por período de 10 anos

Modelo de Capa

Modelo de Capa

Descrição Técnica do Papel :

Gramatura - 180 g/m²

Cor - Verde Campo

Sequência de documentos dentro da pasta

Sequência de documentos dentro da pasta

Os documentos contidos dentro da pasta devem seguir uma ordem clara e pré-definida no sumário contido na capa dessa pasta do seguinte modo:

  • Relatório dos casos atendidos em ordem preferencial de prontuário ou em ordem alfabética;
  • Fichas de apresentação de casos C-1, arquivada de acordo com o relatório de atendidos na reunião;
  • Recibos de envelope anexados à ficha de apresentação de caso C-1;
  • Envelopes com os comprovantes, assinado pelo atendido e anexado à ficha de apresentação de caso;
  • Recibo de doação anexados à ficha de atendimento C-1.

Pasta 3 - Almoxarifado

Pasta 3 Almoxarifado

A pasta almoxarifado é onde ficarão todos os documentos do mês que são referentes às movimentações de entradas e saídas do estoque do Almoxarifado da Obra da Piedade, bem como os documentos referentes aos atendimentos realizados com itens de vestuário e equipamentos ortopédicos e hospitalares, portanto, também de completo sigilo.

Documentos Necessários

• Requisições de materiais ou declaração de doação recebida para obra da piedade;

• Requisições de compras de vestuários e diversos aprovados pelos Diáconos;

• Ficha de Requisição de vestuários e diversos - C10;

• Declaração de trânsito anexada às reservas prévia de mercadorias;

• Documento de transferências de materiais ou confecção;

• Outros documentos não mencionados;

Requisição de Materiais ou Declaração de Doação

Requisição de Materiais ou Declaração de Doação

Requisição de Materiais

Declaração de Doação

Requisição de Compras de Vestuários

Requisição de Compras de Vestuários

Ficha de Requisição de Vestuário

Ficha de Requisição de Vestuário

Declaração de Trânsito

Declaração de Trânsito

Documentos de Transferência

Método de Arquivamento

Por se tratar de documentos com dados da irmandade, esse tipo de pasta deve ser arquivada sob total sigilo. Podendo somente ser acessada por diáconos e, eventualmente, colaboradores do departamento.

Método de Arquivamento

O período de arquivamento dos documentos contidos nesta pasta, de acordo com a lei vigente, deverá ser mantido por período de 10 anos

Modelo de Capa

Modelo de Capa

Descrição Técnica do Papel :

Gramatura - 180 g/m²

Cor - Verde Campo

Sequência de documentos dentro da pasta

Sequência de documentos dentro da pasta

Os documentos contidos dentro da pasta devem seguir uma ordem clara e pré-definida no sumário contido na capa dessa pasta do seguinte modo:

  • Requisições de materiais ou declaração de doação recebida para obra da piedade;
  • Requisições de compras de vestuários e diversos aprovados pelos Diáconos;
  • Ficha de Requisição de vestuários e diversos - C10;
  • Declaração de trânsito anexada às reservas prévia de mercadorias;
  • Documento de transferências de materiais ou confecção;
  • Outros documentos não mencionados;

Pasta 4 - Tesouraria

Pasta 4

Tesouraria

A pasta 4 - Documentação Tesouraria é a pasta que constará além dos relatórios referentes ao movimento de caixas e bancos, o relatório de despesas de viagens e os envelopes de viagens missionárias.

Documentos Necessários

  • Protocolo de entrega de documentos assinados pela Administração;
  • Termo de Verificação do Saldo de Caixa e Razão Gerencial das contas de Caixa;
  • Extratos Bancários e Conciliações Bancárias;
  • Relatório das Despesas e Envelopes de Viagens Missionárias;
  • Relatório C9 - Movimento Financeiro;
  • Inventário de produtos do estoque;
  • Balancete Financeiro do mês;
  • Mapa de Coletas do mês;

Protocolo de Entrega

Protocolo de entrega p/ ADM

Termo de Verificação do Saldo de Caixa

Termo de Verificação de Saldo de Caixa :

Razão Gerencial dos Caixas

10110 - Piedade

10120 - Viagens

Extratos e Conciliações Bancárias

Extratos e Conciliações Bancárias

Relatório de Despesas e Envelopes

Relatório das Despesas e Envelopes de Viagens

O envelope deve conter todos os documentos fiscais referentes às depesas de viagem, devidamente fotocopiados

C9 - Movimento Financeiro

Relatório C9 - Movimento Financeiro

Inventário de produtos do estoque

Inventário de produtos do estoque

Balancete Financeiro

Balancete FInanceiro

Mapa de Coletas

Método de Arquivamento

Por se tratar de envelopes contendo cupons fiscais em papel termossensível e demais relatórios contábeis, é recomendado pela Receita Federal Brasileira que seja arquivado por pelo menos 5 anos.

Método de Arquivamento

Conforme orientação do GD Brás, diferentemente das demais pastas, essa ficará arquivada junto ao Departamento do Diáconos.

Modelo de Capa

Modelo de Capa

Descrição Técnica do Papel :

Gramatura - 180 g/m²

Cor - Verde Campo

Sequência de documentos dentro da pasta

Sequência de documentos dentro da pasta

Os documentos contidos dentro da pasta devem seguir uma ordem clara e pré-definida no sumário contido na capa dessa pasta do seguinte modo:

  • Protocolo de entrega de documentos assinados pela Administração;
  • Termo de Verificação do Saldo de Caixa e Razão Gerencial das contas de Caixa;
  • Extratos Bancários e Conciliações Bancárias;
  • Relatório das Despesas e Envelopes de Viagens Missionárias;
  • Relatório C9 - Movimento Financeiro;
  • Inventário de produtos do estoque;
  • Balancete Financeiro do mês;
  • Mapa de Coletas do mês;

OBSERVAÇÕES:

1- Os livros dos voluntariados serão implantados pela Administração no Depatarmento dos Diáconos e, quando encerrados, serão arquivados na Administração;

2- Os livros : “Diário” e “Razão” serão de responsabilidade da Administração e, portanto, não serão emitidos e encadernados pelo Departamento dos Diáconos;

3- Os livros de coleta, modelo C-50, quando encerrados, deverão devolvidos à Administração.

Recomendações Gerais

  • As pastas devem ser confecionadas ao final do mês de trabalho, desse modo o trabalho não ficará acumulado previnindo, assim, erros, perda e a deterioração de documentos;
  • Todos os documentos devem ser devidamente assinados por pelo menos 2 diáconos, antes do arquivamento;
  • Os cupons fiscais devem ser fotocopiados junto à folha de colagem da despesa.

Recomendações Gerais

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