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Gerenciamento das Comunicações
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Gerenciamento das Comunicações
PMBOK
O Gerenciamento das comunicações inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.
Grupos de processos de comunicação
Grupos de processos de gerenciamento da comunicação (fonte: Guia PMBOK®, 2008, p.43, adaptado pelo autor)
Visão Geral
A comunicação vai além de ter habilidades interpessoais e escutas ativas, precisa de um plano de gerenciamento.
Plano de Gerenciamento
O corpo fala, o emocional fala, precisa cuidar do tom de voz, evitar gaguejar, mostrar firmeza. Valorizar o olho no olho, controlar o timbre, a respiração.
Metodologia
Deve fornecer informações sobre:
Como os dados serão coletados, organizados e arquivados;
Estabelecer quais os métodos a serem usados para distribuir as informações (passivo/sites, ativo/relatórios, email, blogs ou interativo/reuniões, mensagem instantânea);
Qual é o tipo de informação a ser distribuído;
Quando cada tipo de informação será produzido;
Métodos de acessar informações entre as comunicações programadas;
Planejamento
ESTILOS DE COMUNICAÇÃO
FORMAL:
Um conjunto de regras e procedimentos deve ser seguido, exigindo um formato, um protocolo. Em Projetos, toda comunicação formal deve passar pelo Gerente de Projetos;
INFORMAL:
Não há um conjunto de regras, a comunicação é livre, a maioria dos gerentes de projeto prefere comunicar-se verbal e informalmente;
Uma comunicação construída na base da confiança mútua entre todos os envolvidos;
Planejar as comunicações
Visa garantir a geração, coleta, distribuição, recuperação, organização sempre da maneira correta e apropriada para a destinação final das informações sobre o projeto.
Sendo assim, é necessário identificar quais são as partes interessadas no projeto, ou seja, verificar quais as pessoas ou então até quais as organizações que possam contribuir para que o processo seja um sucesso.
Planejar as comunicações
É preciso planejar as comunicações, podendo aqui, ser determinadas as necessidades, bem como a forma de comunicação das informações que precisam ser coletas para que assim, as pessoas interessadas no projeto possam ter acesso a estas.
Distribuir as informações
Logo após a realização dos atos acima mencionados é necessário distribuir estas informações às partes interessadas a fim de que possam analisar com cautela e precisão o que até então fora adotado.
Gerenciar as expectativas das partes in
teressadas
É nesta etapa que serão gerenciadas as comunicações e interações do projeto, a fim de que as partes interessadas no projeto possam resolver seus empecilhos à medida que os problemas forem ocorrendo.
Reportar o desempenho
Temos a coleta e distribuição das informações coletadas até então, podendo destacar o relatório de andamento do projeto, a progressão e previsão.
Controle da execução de pavimentação asfáltica na Rua das Andorinhas.
EXEMPLO PRÁTICO
Planejar o gerenciamento das comunicações.
Planejar
Os atores envolvidos no projeto são diversos, dentre eles, Secretaria do Planejamento, Engenharia, Secretaria da Fazenda e Secretaria da Administração.
Ferramentas Digitais
Ferramentas Digitais
Como MS Project e Kanban Online, o método escolhido foi o Kanban, via software online, onde será possível comunicar as etapas do projeto e demanda dos envolvidos, criar listas do tipo checklist, além da visualização geral do processo em sua totalidade.
Gerenciar
Gerenciar as comunicações.
O fluxo de comunicação em si, se dará entre os atores envolvidos, através do software e sempre será administrado pelo gerente de projetos e viabilizador da comunicação entre os atores envolvidos.
As demandas são colocadas no início do projeto, pelo gestor, com prazo de execução, sendo permitido aos atores, informar a conclusão ou não da tarefa, via checklist. O projeto de comunicação desta forma, também possibilita que os atores informem eventuais dificuldades para conclusão da tarefa, inclusive se, a conclusão da tarefa depender de outro ator.
Todos devem ser comunicados da situação de execução do projeto. Sendo assim, o projeto se inicia pela Secretaria de Planejamento que efetua a confecção do memorando e memorial descritivo. Com o término destas tarefas, o setor de Engenharia fica responsável pela execução do projeto de engenharia e levantamento de custos para orçamento. Com o orçamento pronto, a secretária de planejamento verifica com a Secretaria da Fazenda, acerca da dotação orçamentária para execução da obra.
A secretaria da Administração só prosseguirá com o projeto, quando visualizar no sistema que o orçamento e a dotação estão liberadas. Para o momento da licitação, caso faltem documentos para sua viabilização e organização, haverá uma informação no sistema com solicitação de documentos. Mesmo após a contratação da empresa, o sistema continua aberto gerenciando a execução, agora sendo mais focado a comunicação entre secretaria da administração, secretaria de planejamento e engenharia, para contemplar eventuais problemas de contrato, além de, adequação de documentação pertinentes a secretaria de administração.
Controlar as Comunicações
Controlar
Com a gestão do projeto separada por tarefas, com prazos e visualização de forma ampla e geral, o projeto se auto regula, já que, a todo instante os atores saberão que tarefa está sendo executada, por quem, e seu status
Como as tarefas do projeto são dependentes, sempre haverá atualização na comunicação para realização das tarefas. A eficácia da comunicação poderá ser medida pelo cumprimento dos prazos e o volume de interação entre os atores e tarefas.
Controlar
Sátira
Créditos
Créditos
Claudine Angelina Buttenbender,
Éverli Bier Wingert,
Igor Rainoldo Heinz,
Luana Weissheimer
Márcia Bohn