P-SG-05 Auditoría Interna

Auditoría

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluar de manera objetiva; con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Hallazgos de la Auditoría

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

Los hallazgos de auditoría indican conformidad o no conformidad, pueden llevar a la identificación de oportunidades de mejora o al registro de prácticas eficientes.

Equipo Auditor

Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. A un auditor del equipo se le designa como líder de este y el equipo auditor puede incluir auditores en formación.

Plan de Auditoría

Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

Objetivos del Programa de Auditoría

La Gerencia General en conjunto con el Gestor del SGI establecerán los objetivos del Programa de Auditorías con el fin de determinar los lineamientos para dirigir y concluir la Planeación de las Auditorías.

Los objetivos del Programa de Auditorías serán consistentes con la política y los objetivos del Sistema de Gestión.

El Gestor del SGI debe tener en cuenta los siguientes puntos para establecer los objetivos del Programa de Auditorías:

a. Prioridades de la Gerencia

b. Requisitos del Sistema de Gestión

c. Requisitos legales y contractuales y otros requisitos a los que la organización esté comprometida

d. Necesidad de evaluación de proveedor

e. Necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluyendo clientes

f. Nivel de desempeño del auditado, reflejado en la ocurrencia de fallas o incidentes o quejas de clientes

g. Riesgos para el auditado

h. Resultados de auditorías previas

i. Nivel de madurez del sistema de gestión a ser auditado

Programa de Auditoría

El Gestor del SGI debe elaborar el documento T-SG-05-00-01 Programa de Auditoría Interna, teniendo en cuenta el alcance, los recursos y necesidades para la ejecución del programa.

El Programa de Auditoria se define considerando la criticidad de los procesos a evaluar Todos aquellos con calificación I son evaluados en cada revisión programada y los II, se revisan durante la vigencia del Programa.

Para garantizar independencia en la ejecución de la auditoría, ningún auditor podrá auditar la dependencia donde haya laborado durante los últimos seis meses.

Programa de Auditoría

Se debe asegurar la implementación del programa de auditoría, incluyendo:

a. La política, los objetivos y las metas pertenecientes al Programa de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales.

b. Verificación de que se realice la comprobación del cumplimiento legal y de otros requisitos suscritos cada período señalado a nivel de la Empresa.

c. Comprobando que se realice la verificación del cumplimiento de procedimientos con la frecuencia que establecen los mismos.

d. La revisión de la conformidad del producto, los aspectos ambientales y de los peligros para la seguridad y la salud de los trabajadores indicados en los procedimientos y del cumplimiento legal es responsabilidad directa del Gerente General, del Comité Operativo y los Dueños de Proceso.

Plan de Auditoría

Una vez formado el equipo auditor y designado el Auditor Líder preparan el documento T-SG-05-00-02 Plan de Auditorías Internas considerando el programa de auditoría, los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la auditoría previendo las reuniones con la dirección del auditado y las reuniones del equipo auditor, incluyendo la preparación, revisión y elaboración del informe final.

El equipo de auditoría designado preparará los documentos de trabajo necesarios para llevar a cabo la auditoría. Estos pueden incluir listas de verificación, formularios para registros de información, esquemas, entre otros.

Revisión de documentos

Antes de iniciar las actividades in situ se debe revisar la documentación para determinar la conformidad del sistema, teniendo en cuenta:

el tamaño

la naturaleza

la complejidad de la organización

el alcance

los objetivos de la auditoría.

Ejecución Auditoría In Situ

Antes de iniciar la auditoria se realizará una reunión de apertura con el equipo auditor y el Gerente de Área o Proceso. Se informará de manera general el plan de la auditoría, el itinerario a cumplir y se aclararán las dudas que surjan durante la conversación.

De acuerdo con el plan de auditoría revisará la conformidad del Sistema de Gestión conforme a los criterios de auditoría y requisitos de la norma

En caso de encontrarse ‘No Cumplimientos’ del SGI se levantarán las No Conformidades respectivas.

El equipo auditor puede reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditoría en etapas adecuadas durante la misma.

Preparación Informe Final Auditoría y Seguimiento

El Equipo Auditor debe reunirse antes de la reunión de cierre para revisar los hallazgos de la auditoría, acordar las conclusiones de la auditoría, preparar recomendaciones y comentar el seguimiento de la auditoría si ese estuviese considerado en los objetivos.

Al final de la auditoria se realizará, de ser posible, una reunión con el encargado del área auditada, donde se le informará de manera general el itinerario cumplido y los hallazgos más significativos

Al final el auditor líder elabora el documento T-SG-05-00-03 Informe de Auditoría y lo somete al Gestor del SGI para generar los hallazgos encontrados, de acuerdo con el procedimiento P-SG-06 Hallazgos del SGI