MD.EXP-BIMGTP

Gestion Technique du Patrimoine

La gestion patrimoniale se définit par le besoin de renforcer les exigences réglementaires en matière de gestion du bâti après diagnostic techniques. Les nouvelles normes qui rentrent en vigueur et le besoin de conformité poussent les MOA à redéfinir leurs besoins et programmer les bonnes interventions (Mise aux normes du bâtiment, accessibilité, plomb, amiante, termites, DPE, les nouvelles RT…)

Les gestions administratives et comptables coutaient énormément en argent et en temps, avec des progiciels développés pour assister la prise de décision et donnant un accès rapide à l’information pertinente et exacte, la gestion est simplifiée.

Exploitation Maintenance

Les termes “exploitation-maintenance” recouvrent l’ensemble des actions permettant au bâtiment d’assurer le service pour lequel il a été construit.

EXPLOITATION

MAINTENANCE

L’exploitation représente l’ensemble des actions permettant directement à un bien d’assurer un service déterminé. Ce guide ne vise bien sûr que l'exploitation technique du bâtiment qui se distingue des tâches liées à l’administration ou aux activités.

La maintenance comprend l’ensemble des actions permettant de maintenir ou de rétablir un bien dans un état spécifié ou en mesure d'assurer un service déterminé (définition AFNOR X60 010). La maintenance corrective est effectuée après défaillance, et la maintenance préventive exécutée régulièrement selon des critères prédéterminés.

Le chapitre G “Terminologie” donne les définitions des quatre critères de maintenance qui figurent ci-dessous :

L'exploitation technique comprend les seules actions attachées directement au bâtiment et ses abords telles que :

• la fiabilité des équipements ou des composants qui assure la qualité d’utilisation de l’ouvrage en limitant toutes ses défaillances,

• le nettoyage intérieur et extérieur,

• les consommations de fluides (électricité, eau, gaz, fioul, …),

• la maintenabilité qui comporte plusieurs aspects d’amélioration des conditions de maintenance : l’accessibilité, la démontabilité, le repérage, l’interchangeabilité, la standardisation, la sécurité et la facilité d’intervention,

• la conduite et l’entretien courant des installations techniques,

• le gardiennage (sécurité des personnes et des biens),

• la disponibilité des équipements qui limite, voire évite les risques de panne,

• l’entretien des espaces verts.

• la durabilité qui a rapport avec la durée de vie des constituants.

PCEM: Prendre en Considération l'Exploitation Maintenance

Les Outils PCEM

- Outil n°1 : Mémento d’évaluation relative à l’exploitation-maintenance :

Recueil des données qui ont une incidence sur l’exploitation-maintenance, notamment celles relatives à l’usage et à l’environnement en complément au Guide des relations entre maîtres d'ouvrage publics et professionnels de la conduite d'opération de constructions publiques” édité par la DGUHC en juin 1993

- Outil n°2 : Prise en compte de l’exploitation-maintenance dans le programme :

Identification et détermination des objectifs, besoins, contraintes et exigences relatives à l'exploitation-maintenance

- Outil n°3 : Principales clauses d’un marché de maîtrise d’œuvre pour la prise en compte de l’exploitation-maintenance :

Contractualisation dans la mission de base de maîtrise d’œuvre et ce qu’elle devra répercuter sur les marchés à passer avec les entreprises

- Outil n°4 : Grilles d’analyse de la prise en compte de l’exploitation-maintenance :

Analyse qualitative des études des études successives (niveau Esquisse, APS et APD) au regard des exigences d’exploitation-maintenance formulées dans le programme

- Outil n°5 : Cadre du Dossier d’Utilisation, d’Exploitation et de Maintenance DUEM :

Transmission au gestionnaire de la connaissance utile pour l’utilisation, l’exploitation et la maintenance du bâtiment. Début de cadre de gestion

Les Enjeux PCEM

-Les problèmes de fonctionnement à éviter ou minimiser :

Les difficultés de fonctionnement sont susceptibles de produire des situations désagréables dans l’utilisation des locaux, des dépenses d'exploitation excessives, une maintenance plus difficile. Elles peuvent aboutir à engager prématurément des investissements importants. Ainsi, il s’agit de ne pas reconduire:

• Des conceptions qui engendrent des coûts de fonctionnement prohibitifs (consommations énergétiques et coûts de nettoyage anormalement élevés),

• Des dispositions spatiales ou techniques qui conduisent parfois à engager, dès les premières années d’utilisation du bâtiment, des travaux d’adaptation aux véritables besoins,

• Des conditions de maintenance difficiles, voire impossibles, des installations mal adaptées ou de fiabilité limitée, autant d’éléments qui diminuent le niveau de qualité de service rendu et entraînent une accélération du vieillissement de l’ouvrage.

Ces dysfonctionnements trouvent leur origine dans toutes les phases d’une opération de construction, y compris dans les études préalables menées pour la programmation

- Un gisement d’économies annuelles :

Les dépenses annuelles d’exploitation-maintenance représentent :

Une masse financière importante : cumulée sur une période de l’ordre de 50 ans, la totalité des dépenses de fonctionnement peut atteindre 3 à 4 fois le coût d’investissement.

Une masse financière croissante : les coûts de fonctionnement évoluent plus rapidement que le coût de la vie (exigences réglementaires toujours plus contraignantes, nombreux contrats, coûts indirects de la main d’oeuvre).

Les exigences de qualité évoluent vers toujours plus de confort, (d’où plus de consommation énergétique, de mécanisation, de contrôles, de contrats, etc.).

Pour une qualité de service donnée, toute disposition contribuant à réduire les dépenses annuelles est d’autant plus à rechercher que le budget de fonctionnement du bâtiment est restreint.

Il est important de penser le plus tôt possible aux conditions d’exploitation et de maintenance. Les choix déjà faits peuvent se révéler lourds de conséquences sur le fonctionnement de l’ouvrage, d’autant plus que les maîtres d’ouvrage publics sont à la fois confrontés à des dépenses d’exploitation de plus en plus importantes et qu’ils doivent réduire les charges de fonctionnement.

- Une exploitation-maintenance anticipée :

La maîtrise des charges futures d’une construction nécessite la connaissance au bon moment de tous les éléments qui auront une incidence sur ces charges. Dès la programmation, la réflexion portera sur un projet d’organisation de l'exploitation-maintenance, ce projet devenant indissociable des études de conception.

L’enjeu est de taille puisque la quasi-totalité des coûts de fonctionnement technique sont induits par les choix d’investissement.

Maîtriser l’exploitation-maintenance marque la volonté de ne pas s’enfermer dans le cercle vicieux de la maintenance impossible tel qu’il est schématisé "Spirale de l'impossible politique de maintenance à budget constant

“Spirale” de l’impossible politique de maintenance à budget constant

- Une Meilleure maîtrise de l’investissement et de la qualité d’usage :

Aborder les conditions d’exploitation-maintenance tout au long de l’opération d’investissement permet de retenir les solutions les plus adaptées aux conditions d’utilisation, et donc de renforcer l’objectif de qualité d’usage.

Suivre de façon appropriée les points sensibles au niveau de l'exploitation-maintenance concourt à mieux maîtriser les délais en évitant de revenir sur des dispositions déjà prises et qui seraient remises en cause à un stade ultérieur.

Tenir compte des évolutions probables dans l’utilisation des futurs locaux permet de prendre les dispositions favorisant l’adaptabilité de l’ouvrage et vise ainsi la pérennité du bâti.

Prendre en compte l'exploitation et la maintenance dès l’investissement contribue notamment à limiter les dépenses publiques pour offrir une qualité de service, rejoignant ainsi une préoccupation importante des élus

Schéma du cycle de vie de l’ouvrage

Les Actions PCEM

La prise en compte de l’exploitation-maintenance consiste avant tout à considérer, à chaque étape du déroulement d’une opération d’investissement, toute répercussion sur les conditions de vie à l’intérieur de l’équipement et sur son entretien.

Comme toutes les contraintes d’exploitation et de maintenance induites par les choix d'investissement peuvent s'exprimer en coût (dépenses différées), cette approche est aussi dénommée approche en “coût global” portant sur la totalité du cycle de vie de l'ouvrage.

- Origines des problèmes :

C’est pendant la phase d’investissement que la quasi-totalité des problèmes de fonctionnement trouvent leur origine. On peut les analyser de la manière suivante :

Les préoccupations d’exploitation-maintenance passent au second plan.

Les choix initiaux génèrent des contraintes qui pèseront pendant toute la vie de l’ouvrage.

La rupture qui existe entre les phases d’investissement et de fonctionnement entraîne une perte de mémoire préjudiciable. En effet, les décideurs de l’investissement ne sont généralement pas les gestionnaires du bâtiment, et de nombreuses collectivités

locales ont des équipes de techniciens différente

- Prévoir, optimiser et transmettre :

Agir sur les trois causes principales revient à mettre en oeuvre au moins trois actions qui permettent d’éviter un maximum de problèmes de fonctionnement.

• prévoir suffisamment tôt, et tout au long de l’opération,

• optimiser dès les premiers choix,

• transmettre toutes les informations relatives à la gestion technique du bâtiment.

Le moment de mise en oeuvre de chacune de ces trois actions est bien sûr capital.

- Offrir une qualité d’usage pérenne :

Doté de ce triple réflexe en permanence, la prise en compte de l'exploitation- maintenance ne relève alors plus que du simple bon sens. Son objectif, commun à tous, devient évident.

Il s’agit de livrer des bâtiments de qualité d’usage pérenne, au meilleur coût global (coût d’investissement et coûts futurs d’exploitation-maintenance et de rattrapage d’erreurs de conception ou de réalisation), avec le minimum de contraintes techniques et d’organisation tant au niveau de l’usage (pilotage des installations, indisponibilité, gêne...) que de l’exploitation- maintenance (difficultés ou impossibilité des opérations d’entretien, vieillissement, consommations élevées...). Des bâtiments offrant par ailleurs des possibilités d’évolution intérieure ou extérieure.

En résumé, cela revient à : offrir dans la durée au moindre coût global (investissement, exploitation et maintenance) une qualité de service appropriée et facilement maintenable.

- Agir en amont joue d’abord sur l’économie, puis sur les aspects techniques et pratiques :

Il est d’autant plus favorable de prendre en compte l'exploitation maintenance dès le début de l’opération que l’éventail des choix est toujours plus vaste en amont. Si l’on considère que le programme engage la grande majorité des dépenses constituant le coût global, c’est donc dès la phase montage de l’opération qu’il convient d’évaluer toutes les contraintes, données, besoins et exigences suivant leurs conséquences sur le fonctionnement technique de l’ouvrage.

Le gestionnaire du futur équipement, principale personne concernée par cet aspect, s’il est déjà connu, sera donc très utilement associé à l’opération d’investissement dès ce stade

Facility Management

FM permet de contrôler en priorité l’occupation des bâtiments. Avec le FM, il est possible d’évaluer, contrôler et modifier les taux d’occupation des lieux de travail, ou de réduire les déménagements, ou encore de planifier la maintenance préventive. C’est surtout la discipline qui permet de «rationaliser » les processus de changement par rapport à son occupation.

"Le Facility Management, c'est toute la gestion de ce qui ne dépend pas du coeur du métier de l'occupant d'un bâtiment",

Le Facility management, appelé également services généraux, se définit également  par toutes les actions entreprises pour favoriser le bon fonctionnement d’une entreprise. Il peut être délégué au personnel ou externalisé auprès d’un consultant extérieur, auquel cas, le Facility Management offre de bien meilleurs résultats. Beaucoup d’entreprises préfèrent externaliser la tâche et se concentrer sur son activité principale. Le Facility Management permet une optimisation du personnel par la mutualisation des tâches.

L’externalisation du Facility Management est particulièrement adaptée pour les TPE ou PME qui ne souhaitent pas augmenter leur effectif. La gestion du courrier, l’entretien des bâtiments, le contrôle de la sécurité ou encore le nettoyage, toutes ces tâches sont incluses dans ces services généraux.  

LES NIVEAUX DE PILOTAGE FM

Les quatre niveaux retenus correspondent simultanément à :

❚ un engagement croissant du prestataire ;

❚ une délégation plus importante de responsabilités à celui-ci ;

❚ une création de la valeur ajoutée plus forte.

Niveau 4 - Conseiller, adapter, accompagner les changements face aux enjeux nouveaux de l’entreprise Ce niveau de pilotage est celui qui serait nécessaire pour maximiser la valeur ajoutée apportée au client. Il suppose une délégation forte à l’opérateur allant jusqu’à la prescription des conditions de la performance au travail. En regard, le prestataire doit disposer des compétences nécessaires, larges en termes d’expertise, d’un système de reporting ou d’une maîtrise des systèmes d’information du FM.

Niveau 3 - Anticiper, optimiser et proposer des solutions nouvelles face à des situations nouvelles Ce niveau se caractérise par le déploiement de la force de propositions du prestataire. Face aux différentes situations observées, le prestataire ira au-delà des constats et proposera les meilleures solutions pour y répondre non seulement pour corriger les écarts, mais surtout pour améliorer encore la performance.

Niveau 2 - Alerter, analyser et proposer des solutions de retour à l’objectif cible Pour ce niveau, il s’agit avant tout de déployer les capacités d’analyse des écarts par rapport au contrat et de trouver les solutions pour y répondre.

Niveau 1 - Mesurer, suivre et contrôler que les engagements ont été atteints Ce niveau correspond à l’exigence de base de la prestation FM et ce quel que soit le contrat. Il s’agit essentiellement de rendre compte de la performance du contrat.

LES DIMENSIONS DU PILOTAGE FM

Le pilotage FM porte simultanément sur six dimensions transverses aux activités pilotées. Il est vivement recommandé de prendre en compte l’ensemble des dimensions dans la construction du système de pilotage.

N1. Performances des prestations réalisées C’est la dimension la plus évidente : chaque prestation confiée au prestataire fait l’objet d’un pilotage spécifique

N2. Performance des fonctions Hygiène Sécurité Sûreté (HSS) Cette dimension plus complexe intègre les enjeux d’hygiène, de sécurité et de sureté au-delà même des prestations qui pourraient intégrer ces aspects. Dans chaque prestation, qu’elle soit multitechnique ou multi-services, cette dimension fondamentale pour le client doit être prise en compte et pilotée

N3. Performance économique La dimension économique est stratégique et ne se limite pas à la maîtrise des coûts ! Selon le niveau de pilotage, cette dimension peut aller jusqu’à proposer de nouveaux modèles économiques ou prendre en compte l’optimisation combinée des OPEX (dépenses d’exploitation) et des CAPEX (dépenses investissement)

N4. Performance Relation Clients/Utilisateurs (occupants) La relation avec le client est multidimensionnelle et toutes ces composantes doivent être intégrées. Cette relation prend bien sûr en compte le donneur d’ordre, mais aussi les représentants du personnel et l’utilisateur final. La relation avec celui-ci fait même l’objet de prestations particulières pour les prestations de FM à haut niveau de pilotage (exemple : hospitality management)

N5. Performance environnementale Ce volet porte sur les impacts environnementaux de la prestation ou liés à celle-ci. Plus le pilotage est élevé, plus la démarche du prestataire renforce celle du client, s’y intègre et l’alimente

N6. Performance RSE (responsabilité sociétale des entreprises) Au-delà du volet environnemental, cette dimension porte sur la convergence des démarches RSE du prestataire et du client. Il s’agit donc de l’éthique, des approches sociales et sociétales. On y retrouve aussi les démarches partagées autour de l’insertion et des politiques en faveur de l’emploi de personne en situation de handicap. Les relations avec l’ensemble de la chaîne de la valeur et des soustraitants y est très importante

PERFORMANCES

PERIMETRES

FM

Outils GTP

Building Management System

GTB : gestion technique centralisée de plusieurs classes d’équipements techniques (génie climatique, électricité, informatique, sécurité, etc.)

Gestion de Maintenance Assisté par Ordinateur

La Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur offre aux prestataires de maintenance de réels avantages dans la gestion des contrats et interventions de maintenance au quotidien. À terme, la GMAO permet de gagner en efficacité et en qualité de service pour une meilleure productivité.

Les avantages de la mise en place d’un tel outil sont multiples :

GTC : gestion technique centralisée d’une classe d’équipements techniques

Elle représente un système de traitement des informations d'un seul lot ou domaine technique (qui peut être : chauffage, ou éclairages, ou climatisation, etc.) provenant d'un même site, il communique généralement grâce à un réseau de communication propriétaire.

En général, nous considérons la GTC comme une partie de la GTB, donc la GTB comme un niveau supérieur de la GTC

- Centralisation des informations

- Gain de temps

- Sécuriser les bâtiments, gérer les intrusions, les accès, les alarmes techniques du même endroit

- Partage des connaissances

- Optimisation de l’organisation interne.

- Rendre le bâtiment équipé flexible dans ses évolutions, permettre de remanier facilement les fonctions et le fonctionnement

- Traçabilité des interventions

- Amélioration de la relation client

Dash Board

- Réaliser des économies d’énergie en adaptant les consommations aux modes de vies des occupants et à l’environnement extérieur : c’est la performance énergétique active

- Apporter des solutions de confort : le bâtiment s’adapte aux occupants

Ces fonctionnalités permettent de garantir une performance énergétique et économique durable pour les bâtiments connecté

L’utilisation des GTB et GTC permettent de gérer son ouvrage intelligemment et d’optimiser son usage.

BMS

GMAO

ERP

IWMS

L’optimisation de la chaine logistique comme priorité.

Optimiser les flux et réduire les coûts

GTP

Un outil de pilotage d’entreprise.

Intègre toutes les fonctions d’une entreprise: achats, RH.

Resources

OBJECT

BUILDING

GRID

CITY