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DEFINICIÓN

DOCUMENTOS

Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, entre otros, que puede ser de carácter privado o público.

CLASES DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación

de información y conocimiento, existen dos clases de documentos:

DOCUMENTO DE ARCHIVO

El documento de archivo es determinado

por el lugar donde podemos encontrar toda la

información recibida o producida por una

entidad privada o pública, en razón de sus

actividades o funciones.

El documento electrónico contiene toda la

información generada, enviada, recibida,

almacenada o acumulada por medio

electrónico. Podemos encontrar

documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo

vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Los documento se caracterizan según su aspecto formal, contenido estructural y persona o entidad que las produce.

Características de orden externo e interno.

CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS

ENTIDAD PRODUCTORA:

Hace referencia a la persona, autor o empresa que expide

el documento, registrado, por lo general, en el membrete o como remitente de éste.

ORIGENES FUNCIONALES:

Hace referencia a su función, cargo o trámite que motiva la

elaboración y producción del documento. También se le denomina función facilitativa,

actividad y da respuesta.

CARACTERISTICAS INTERNAS

Las características internas son aquellas que hacen parte de la esencia

del documento y que están implícitas en él. Las más comunes son:

FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN:

Indica con precisión el origen del documento en

tiempo y espacio, la ubicación de su

realización.

CONTENIDO SUSTANTIVO O SUBSTANCIAL:

Hace referencia específicamente al cuerpo o

contenido del documento de una manera amplia y detallada.

Clase: tipo de mensaje que se desea trasmitir en el documento, como el contenido textual y no textual.

Textual: sus contenidos están escritos en el papel.

Tipo: se refiere al motivo que genera la creación del documento y la entidad misma

que lo emite.

No Textuales:Contienen escritos, la diferencia

es que se elaboraron para ser interpretados visual, auditiva y

manualmente.

CARACTERISTICAS EXTERNAS

Las caracterisitcas externas son aquellas que no

dependen del cuerpo del documento, sino que son parámetros que hacen

que éste se realice de determinada manera, y se pueden clasificar de la

siguiente forma:

Forma: señala específicamente su contenido en original y copia.

Cantidad: hace referencia al número de ejemplares del documento.

Formato: refleja la presentación en físico del documento dependiendo su clase.

  • Cada día más empresarios se están dando cuenta de la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control de la administración de información podemos tomar mejores decisiones y compartirlas con otras personas.

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

  • Soportan procesos legales personales e institucionales.

  • Intervienen directamente en el procesode la toma de decisiones.

  • Sirven de testimonio a las gestiones

administrativas que lo requieran.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos se clasifican conforme a dos criterios el tiempo y los tipos de documentos de que se trate.

SEGÚN EL SOPORTE

Se clasifican por sus características físicas y condiciones de conservación, así:

  • Los documentos textuales son los que más se utilizan en
  • las empresas, algunos ejemplos de ellos son los manuscritos como: las circulares, cartas, informes.

TEXTUALES

GRÁFICOS

  • Los documentos gráficos nos permiten visualizar de manera rápida la información, y el
  • modelo empleado depende de la actividad o requerimiento específico.
  • Los más utilizados son los mapas, dibujos y planos.

IMAGEN

  • Los documentos de imagen reflejan y/o evidencian la información plasmada en textos o
  • gráficos, por lo general, se realiza a través de cuadros, fotografías y
  • diapositivas, entre otros.

CINTA

Los documentos de cinta son aquellos medios audiovisuales que buscan de una manera

dinámica, captar y motivar la atención de una o varias

personas, como los videos, microfilm, cintas

magnéticas, entre otros.

En otros soportes se mencionan algunos como los discos

duros, material óptico y sellos.

OTROS SOPORTES

Esto hace referencia a la empresa o persona que elabora el documento y la función a la cual

se destina.

Se clasifican en:

SEGÚN EL PRODUCTOR O AUTOR

DOCUMENTO PÚBLICO.

Los documentos públicos son aquellos documentos recibidos o producidos por un funcionario o ente del estado, es decir, aquel

instrumento que se tramita ante un funcionario público, que

cumple una función que atañe directamente al Estado y tiene

carácter representativo.

DOCUMENTO PRIVADO.

Los documentos privados son aquellos documentos producidos o

recibidos por entidades privadas o personas naturales.

SEGÚN SU FINALIDAD

Esto es cuando los documentos tienen una función con un objetivo que deben cumplir,

pero que considera la circunstancia que hace que se genere la información que esté

soportando. Su correspondiente clasificación.

Los documentos dispositivos son los que imparten

normas de obligatorio cumplimiento: Leyes, Decretos,

Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones.

DOCUMENTOS DISPOSITIVOS

DOCUMENTOS INFORMATIVOS

Los documentos informativos son aquellos que conforman

la generalidad de los documentos dentro de la función

administrativa de una empresa, como por ejemplo: cartas, circulares, presupuestos.

DOCUMENTOS TESTIMONIALES

Los documentos testimoniales son aquellos que sirven como

prueba o testimonio, un ejemplo son como los documentos

contables, contratos, etc.

SEGÚN DIFUSIÓN EN EL TIEMPO

No todos los documentos tienen una vigencia

indefinida, algunos han sido diseñados exclusivamente para cumplir una función

que tiene un principio y un final en el tiempo, como ocurre con la Tabla de Retención

documental, en la que se encuentra establecido el tiempo de permanencia de los

documentos en cada fase del archivo, y su disposición final, ya se de conservación

o eliminación.

SEGÚN SU FUNCIONALIDAD

Los documentos se crean con el ánimo de apoyar una gestión, a continuación

observamos su clasificación.

SUSTANTIVOS ESPECIFICOS

Los sustantivos o específicos son aquellos que soportan las funciones y objetivos de

la empresa en sus diferentes áreas, por ejemplo la programación de horarios de

atención, rotación de turnos, agenda de vuelos, ruteros y demás.

FACILITATIVOS O COMUNES

Los facilítativos o Comunes son aquellos apoyan la gestión empresarial,

también se hacen presentes con contenidos diferentes pero cumpliendo las mismas

funciones, por ejemplo las nóminas, los libros contables, hojas de vida y control de

expedientes del personal.

La Tipología Documental es la unidad documental simple originada de una actividad administrativa, en cumplimiento de las funciones o actividades de la empresa.

Un ejemplo de tipo documental son; resoluciones, memorandos, informes, entre

otros.

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

La tipología documental expresa de manera clara la actuación y toma de decisiones

por parte de la administración, esto se ve reflejado en un determinado

soporte—papel, medio electrónico, entre otros.

Generalmente, los tipos documentales de un mismo soporte, acude por estructura, a caracteres internos específicos a cada uno de ellos determinando su contenido.

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