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DEFINICIÓN
Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, entre otros, que puede ser de carácter privado o público.
ENTIDAD PRODUCTORA:
Hace referencia a la persona, autor o empresa que expide
el documento, registrado, por lo general, en el membrete o como remitente de éste.
ORIGENES FUNCIONALES:
Hace referencia a su función, cargo o trámite que motiva la
elaboración y producción del documento. También se le denomina función facilitativa,
actividad y da respuesta.
FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN:
Indica con precisión el origen del documento en
tiempo y espacio, la ubicación de su
realización.
CONTENIDO SUSTANTIVO O SUBSTANCIAL:
Hace referencia específicamente al cuerpo o
contenido del documento de una manera amplia y detallada.
Clase: tipo de mensaje que se desea trasmitir en el documento, como el contenido textual y no textual.
Textual: sus contenidos están escritos en el papel.
Tipo: se refiere al motivo que genera la creación del documento y la entidad misma
que lo emite.
No Textuales:Contienen escritos, la diferencia
es que se elaboraron para ser interpretados visual, auditiva y
manualmente.
Forma: señala específicamente su contenido en original y copia.
Cantidad: hace referencia al número de ejemplares del documento.
Formato: refleja la presentación en físico del documento dependiendo su clase.
administrativas que lo requieran.
Los documentos se clasifican conforme a dos criterios el tiempo y los tipos de documentos de que se trate.
Se clasifican por sus características físicas y condiciones de conservación, así:
La Tipología Documental es la unidad documental simple originada de una actividad administrativa, en cumplimiento de las funciones o actividades de la empresa.
Un ejemplo de tipo documental son; resoluciones, memorandos, informes, entre
otros.
La tipología documental expresa de manera clara la actuación y toma de decisiones
por parte de la administración, esto se ve reflejado en un determinado
soporte—papel, medio electrónico, entre otros.
Generalmente, los tipos documentales de un mismo soporte, acude por estructura, a caracteres internos específicos a cada uno de ellos determinando su contenido.