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Gestión Documental

Task 1

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Cuando se habla de Ciclo vital del documento, quiere decir las etapas o fases por las que va pasando el documento archivístico, de forma sucesiva, desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos para su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Formación de Archivo

La formación de archivos se realiza como fuente importante y fundamental para el proceso de desarrollo del Ciclo vital de los documentos, los cuales se clasifican en:

- Archivo de Gestión

-Archivo Central

-Archivo Historico

Task 2

Tablas de Retención Documental

Son un instrumento de control documental utilizado con el fin de informar a los colaboradores sobre el orden de los documentos y su importancia.

Éstas pueden ser generales o específicas según la dimensión de las mismas. En las generales se describen los escritos administrativos frecuentes a cualquier institución, asimismo se conoce como documentos sencillos, por ejemplo: memorandos o circulares.

En cuanto a las tablas específicas son documentos donde se describen características de cada organismo, por ejemplo: actas, historias clínicas, facturas, recibos de caja menor, cuentas de cobro, entre otros.

Tablas de Retención Documental

Task 3

Series Documentales

Se refiere a un conjunto de documentos que tienen un mismo origen, es decir, que responden a una misma función administrativa, tienen el mismo uso administrativo o están sujetos al mismo trámite. Además estos documentos, tienen características similares en lo que se refiere a su contenido. A veces también tienen similitudes en su aspecto externo.

Subseries Documentales

Es el conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación, recepción o utilización.

Task 4

Tipos Documentales

Los tipos documentales son la unidad mínima donde se registra información, la cual hace parte de una serie o subserie de una oficina o dependencia

Cuando hablamos de tipo documental nos referimos a qué clase de documento es, es decir la forma, a las taxonomías de los documentos. Es posible que haya infinidad de tipos documentales puesto que con ellos nos referimos a de lo que trata el documento: informes, facturas, correspondencia, etc. y por tanto a cuál es su finalidad o actividad. Son similares en cuanto sus caracteres internos.

Task 5

Criterios Tecnicos para la Organizacion de Archivos de Gestión

Task 6

Foliación

La foliación es una tarea previa a cualquier empaste y proceso de descripción, en

donde los documentos se deben clasificar, ordenar y depurar, para poder foliar todas las unidades documentales de una serie, dentro de una unidad de conservación o carpeta, numerándola de manera consecutiva al extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y sin tachaduras.

Cabe anotar que no se deben foliar documentos en soportes distintos al papel

(casetes, discos digitales – CD´s, disquetes, videos, etc), pero sí dejar constancia de su existencia y de la Unidad documental a la que pertenecen.

Task 7

Transferencia Documental

Es el desplazamiento de documentos desde el Archivo de gestión central (o intermedio)

al permanente (o histórico), de acuerdo con las Tablas de Retención Documental aprobadas. Pues es allí donde se destaca la responsabilidad del Archivo central en liderar la administración de documentos en cada entidad.

Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos

Ventajas de la Transferencia Documental

Requisitos Para Realizar Una Transferencia

Proceso a serguir ...

Task 8

Inventario Documental

El inventario documental es una herramienta de recuperación de la información que

detalla de manera precisa y acorde las series o asuntos de un fondo documental. Es

decir, que se reconocer la documentación producida

Task 9

Task 9

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