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Características de los protocolos de comunicación

¿Qué es un protocolo de comunicación organizacional?

¿Qué es un protocolo?

Son el conjunto de directrices, normas y procedimientos que regulan la elaboración y flujo de información entre los diferentes actores que hacen parte de la organización o que tienen interacción con la misma.

Dicho protocolo establece normas claras de creación y emisión de documentos, en físico o digital, usando formatos claramente establecidos, para uso a nivel interno tanto como externo de la organización. (SENA, 2021)

Elementos esenciales

Elementos

esenciales

Teniendo en cuenta la naturaleza de cada organización, su misionalidad, visión, planeación estrategica, estructura organizacional, grupos de interés, entre otras variables, existen algunos eleentos o caracteristicas que determinan el exito en la implementación de este tipo de protocolos, a saber:

  • Debe ser de obligatorio cumplimiento, para todos los miembros de la organización.

  • Su socialización e introyección debe llegar a todos los niveles.

Elementos esenciales

Elementos esenciales

  • La practicidad del protocolo es fundamental, debe responder a actuaciones eregulares en el ambito organizacional.

  • El lenguaje debe ser claro, sencillo y comprensible para todos lo niveles de la organización.

  • Tiendo en cuenta la evolución de las organizaciones y las situaciones impredesibles que se presentan, este debe tener al capacidad de adaptarse a las nuevas situaciones.

Ejemplos de

protocolos de comunicación

Ejemplos

La naturaleza de la organización y la forma como esta se relaciona con sus clientes externos y como culturalmente determina la relación de sus clientes internos, puden existir diferentes protocolos de comunicación, así:

Ejemplos protocolos de comunicación

Ejemplos

  • Protocolo de uso y tratamiento de imagen corporativa

  • Protocolo para el desarrollo eventos

  • Protocolo de atención y servico al cliente (presencial, telefonico, etc)

  • Protocolo de trámites laborales

Ejemplos protocolos de comunicación

Ejemplos

  • Protocolo de atención de visitas de inspección , vigilancia y entes reguladores de la actividad organizacional.

Y entre otros, finalmente en el que profundizaremos es en el:

  • Protocolo para el trámite de comunicaciones escritas

Protocolo para el

trámite de comunicaciones escritas

Protocolo comunicaciones escritas

La documentación organizacional, esta en si cargada de una serie de valores intangibles que determinan su efectividad:

  • Código
  • Destinatario
  • Asunto
  • Cuerpo
  • Remitente

Y así mismo, las acarcteristicas minimas de documentos con naturaleza diferente, como veremos a continuación:

Circulares y memorandos

Circulares y memorandos

Hacen parte de los medios de comunicación organizacional interna, garantizando el flujo de información o decisiones

Cartas, oficios y correos

Cartas, oficios y correos

Tiene como objetivo fundamental persuadir o informar al destinatario

Informes

Informes

Busca determinar los pasos que se deben llevar a cabo para mostrar un proyecto, se aconseja seguir una guía

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