R4-U6.2-La Post implementación

Qué es la post implementación

Revisión o auditoría

• Instancia para evaluar la situación, objetivos, problemas y oportunidades.
• Ayuda a conocer “la fuga de beneficios".
• Plan de mejora continua de la empresa.

Tips

Planificar la post implementación

• Más allá de la salida a producción.
• Ninguna organización alcanzará los beneficios empresariales esperados sin planificación a largo plazo.
• Las implementaciones de ERP exitosas dan a la post implementación alta prioridad.

Foco en resultados

• Si no se puede medir ......
• Definir indicadores individuales y departamentales
• Definir los indicadores clave de rendimiento (KPI-Key Performance Indicators). Ejemplos:
• Reducción de costos (Administrativos, operacionales)
• Mejora del tiempo de entrega
• Mejora de la rotación del inventario
• Reducción de inventario
• Mejora en el cumplimiento de cronogramas.

Integrar KPI con actividades de cambio organizacional

Resultado de la implementación del ERP

Integración exitosa de las métricas duras, o “hard”, con las actividades de gestión de cambios organizacionales o “soft”.

¿Por qué integrar?

El lado "soft" se centra en resultados medibles y cuantificables

¿Qué sucedería si no se hace?

Las actividades de post implementación serán percibidas como gastos opcionales en una implementación de ERP

Utilizar anticipadamente los resultados posteriores a la implementación

• Es una guía.
• Ayuda a centrar la atención del equipo de proyecto en temas que contribuyan al aumento de los beneficios empresariales. Ejemplo:
• Invertir en personalizaciones ¿Se justifica?

Mantener en mente el resultado final

Con las auditorías de post implementación planificadas, los equipos y ejecutivos del proyectos ERP estarán en una posición mucho más fuerte para ofrecer beneficios empresariales esperados.

Dos visiones del ciclo de vida de sistemas

Tradicional: Desarrollo, implementación, mantenimiento

ERP: mayor interacción entre las fases

• Tras la implantación inicial se producen revisiones adicionales, re-implantaciones y actualizaciones .
• Trascienden lo que normalmente se considera como mantenimiento del sistema.

Cada etapa de ciclo de vida tiene sus FCE

Principales de la Post Implementación

Rendimiento y evolución del sistema.

Soporte del proveedor.

Falta de soporte por parte de la consultora.

Gestión del conocimiento,

Conversión de datos.

Costo-beneficio.

Una revisión en la post-implantación del ERP se aplica para medir

• Los resultados logrados en términos técnicos, económicos y estratégicos.
• La mejora de las operaciones de negocio.
• La aceptación del sistema por los usuarios.
• La aceptación o recibimiento por parte de los clientes, proveedores e inversores.

Medidas de rendimiento evaluada

No solo se mide el ERP

• No solo es importante cómo funciona el ERP (exactitud, fiabilidad y tiempo de respuesta como ejemplo).

• También se mide como las personas usan, mantienen y actualizan el ERP.

• En qué nivel los negocios mejoran su rendimiento a través del nuevo sistema.

• Y además..... se debe integrar

Qué se hace

• Se atienden los cambios solicitados internamente.
• Se implementan las actualizaciones suministradas por el proveedor.
• Se resuelven las solicitudes de soporte por parte de los usuarios

Las iniciativas de mejora continua son las mayores actividades de mantenimiento del sistema.

Superar diferencias y deficiencias

• Adaptarse a las nuevas funcionalidades del ERP: Adopción de nuevos procesos de negocio incluidos en el nuevo sistema.

• Aceptar las deficiencias de funcionalidades del ERP:hacer caso omiso de los requerimientos de la empresa.

• Buscar soluciones alternativas sin tocar el código fuente del software.
• Trabajo manual:hacerlo a mano en vez de usar un sistema informatizado).
• Alternativa al ERP (buscar un camino alternativo para realizar las funciones juntamente con el paquete ERP).

• Adaptación a medida para obtener las funcionalidades requeridas.
• Crear poca adaptación a medida con aplicaciones alternativas con módulos a medidas o a través de herramientas de consultas a la base de datos o informes.
• Crear adaptación a medida que afecta al código fuente del sistema.

Tipos de ajustes al ERP

Qué es la auditoría

Para qué

Sobré qué

Examen o revisión

Emitir opinión profesional

(Imparcial)

• Políticas
• Normas

Sistemas de Gestión

• Objetivo (independiente)
• Crítico (evidencia)
• Sistemático (normas)
• Selectivo (muestras)

• Eficiencia en el uso de los recursos informáticos
• Validez de la información
• Efectividad de los controles establecidos prácticas

Con relación a

El trabajo de la revisión o auditoría del ERP

• Planificar la revisión o auditoría.
• Diseñar listas de verificación.
• Seleccionar las fuentes de información (entrevistas, indagación, observación, inspección, documentación existente).
• Verificar la existencia de un proceso de gestión de riesgos y su calidad.
• Analizar los riesgos no considerados en el programa de gestión del riesgo.
• Recolectar evidencias, es decir, la auditoría de campo.
• Proponer sintéticamente los procedimientos de control o mejoras sobre el programa para que los riesgos estén dentro de un nivel aceptable.

Caso Metalúrgica

Perfil de la empresa

Experiencia inicial traumática con la iniciativa ERP

Falla en el proceso de evaluación

Los problemas

• Módulo de producción diferente a gestión contable
• Problemas técnicos de integración
• Fallas de coordinación
• Rompe con el proveedor de softwar contable

Actividad

Fabricante de productos de metal para la decoración como pomos, cerraduras decorativas, y accesorios

Empleados

50

Facturación anual

USD 11 y USD 12 M

Post implementación

• Con el sistema en marcha. Garantizar objetivos

Revisión

• Revelar facetas no atendidas por el sistema

Resultado

El testimonio del director de finanzas de la empresa fue:

“La revisión del ERP fue de gran importancia en la empresa metalúrgica porque permitió evaluar la situación real del nuevo sistema en marcha y conocer los problemas tanto de manejo, como de procesos, y las mejoras emergentes. Sin la revisión podríamos tomar el riesgo de viciar el nuevo sistema, crear serios problemas de fiabilidad de los datos y disminuir el grado de satisfacción de los usuarios en cuanto al nuevo sistema que acabábamos de poner en marcha”