9.16.

장소 결정 및 준비 1

1. 회의실 예약은 개최 일정을 정하는 것

못지 않게 중요한 회의 준비 과정이다.

2. 회의 장소는 참가 인원에 따라 달라진다.

3. 참가 인원에 비해 공간이 너무 넓으면 산만해 보이고,

너무 작으면 답답한 느낌을 주어 회의 능률이 떨어진다.

장소 결정 및 준비 2

1. 회의실 회피 위치

가. 사람 출입이 잦은 곳

나. 소음이 심한 곳

다. 화장실이 먼곳

2. 사내 회의실이 아니라 사외에서 회의를 진행할 때도

참가자의 편의를 고려하여 회의실 위치를 선정한다.

회의 공간의 변화: 원활한 커뮤니케이션 공간

1. 변하고 있는 기업의 업무 형태: 혼자가 아닌 협업의 필요성 증가,

과제 완성을 위한 TF팀 구성

2. 선택이 아닌 필수 된 회의: 업무 생산성을 높이기 위해 협동의 필요성 강조

3. 회의실 구축 증가: 업무 변화에 따른 회의실 필요성 증가

4. 회의실은 작을 수록, 회의는 짧을수록 좋다. 중소 회의실을

여러개로 분리하여 사용

5. 유연한 커뮤니테이션을 위한 공간 확보의 중요성 증가

자료 정리 1

1. 회의를 통해 정확하고 구체적인 결론을 얻기 위해서는

이에 상응하는 자료가 필요하다.

2. 아무런 자료도 없이 이제부터 생각을 말해 보시죠라고 하거나 구체적인

근거를 들어 말해 주시죠라고 하는 것은 무리가 될 수 밖에 없다.

3. 이러한 질문에 대한 대답은 참가자의 단순한 희망이나 추측 등의 발언

으로 끝날 수밖에 없기 때문이다.

3. 회의를 하기 전에 회의 참가자들에게 자료를 송부해야 한다.

자료 정리 2

1. 회의 참가자는 객관적 자료와 논리적 근거를 들어 자신의 의견을

주장하거나 상대방을 설득해야 한다.

2. 단순히 자신의 생각이나 의견을 말한다면 회의가 탁상공론으로

이어지거나 결과 없이 끝날 수 있다.

3. 그러므로 회의를 하기 전에 자료를

준비해 미리 검토해야 한다.

자료 정리 3

1. 자료를 준비할 때는 여러 각도에서

포괄적으로 준비하는 것이 좋다.

2. 다양한 자료를 정리해 검토해 두면 회의 상황에서

어떠한 질문이나 의견이 나와도 잘 대답할 수 있다.

* 탁상 공론: 현실성이 없는 허황한 이론이나 논의

회의 참가자를 선정하기 전에 고려해야 할 사항으로 적절하지 않은 것은?

1. 의제와 관련 있는 사람 중에 선정한다.

2. 직위나 직급이 동일한 참가자를 선정한다.

3. 사적 관계나 이해관계 대문에 산정하지 않는다.

4. 의제를 처리할 때, 마지막으로 납득시키니

않으면 안되는 사람을 선정한다.

다음에서 설명하는 회의의 종류는?

국민적인 관심의 대상이 되거나 사회 일반에 영향력이 큰 안건을 심의하기 전에 국회나 행정 기관이 학자, 경험자 또는 이해관계자를 참석하게 하여 의견을 듣는 공개적인 형태

1. 공식회의 2. 소회의 3. 총회

4. 총회 5. 청문회

회의 통지(공고)

1. 회의 의제, 회의 목적, 시간, 장소 등이 결정되면 이 내용을

회의 참가자 전원에게 알려야 한다.

2. 회의의 안정적 진행을 위해서는 미리 구두나 전화로 통보한 후

서면을 통해 확실히 알리는 것이 필요하다.

3. 회의 통지문에 기록해야 할 내용은 회의 명칭,

목적, 의제, 일시, 장소, 시간 등이다.

학교 환경 개선 협의를 위한 회의 참석 요청 통지문

1. 목적: 학교 환경을 친환경으로 전환하여 학생들의 건강과 학업을 증진하기 위함

2. 일시: 2019. 9. 18.(목)

3. 장소: 00고등학교 세미나실

4. 시간: 15:00 ~ 17:00

5. 의제: 학교 환경의 문제 어떻게 개선해야 하는가?

6. 참석자: 해당 참석자 표시

* 참석 여부를 아래의 연락처로 알려주시기 바랍니다.

회의 준비하기 1

1. 회의 준비 시간은 참석자 모두가 안건에 대해 관심을 갖는 것이다.

2. 회의 공지는 목적, 일시, 장소, 참석자, 준비자료, 진행방법을

공유하기 위함이다.

3. 회의 참석자 전원이 일시, 장소, 시간, 안건을 알아야 한다.

4. 자료를 미리 공유해야만 아이디어를 얻거나

문제해결 방법을 보강할 수 있다.

회의 준비하기 2

1. 회의 중요사항 공지를 통해 참석자들의 동기를 유발할 수 있다.

2. 회의시 의사소통에 20%, 의사 결정에 80%를 할애하다.

3. 참석자 개인에게 역할을 분담하여 회의의 효율성을 높인다.

4. 결론 없이 회의를 진행만 하면 막대한 손실을 가져온다.

5. 회의 준비를 철저히 하여 가능한 회의

시간을 줄인다.

소요 시간 1

1. 회의 시간

가. 이상적인 회의 시간: 55분(피터 드러커)

나. 전화를 비롯한 일체의 업무를 중단하고 회의에 전념하는 경우다.

2. 일반적 원칙

가. 2시간 이내로 진행하는 것을 원칙으로 한다.

나. 그 이상 진행할 필요가 있을 때 는 약 20분 전후의 휴식 시간 필요

다. 피로가 쌓여 회의의 능률이 떨어질 수 있다.

소요 시간 2

1. 회의가 적절한 시간 안에 끝나지 않고 지루하게

지속되는 원인은 대개 폐회시간을 정하지 않은 경우

2. 그리고 관련 자료 부족, 참가자의 전문성이나

검토 부족, 회의 진행자의 서투른

진행 때문이다.

회의 시간을 줄이는 방법

1. 회의 초반 5분은 회의 목표에 관해서만 이야기 한다.

- 회의 목표를 공유 하라.

2. 회의 아젠다에 집중한다.

- 효율적인 회의를 위해 사전에 자료를 배부하여 검토하도로 한다.

3. 협업 툴을 이용하라. - 육체적 정신적 컨디션이 정상일 때 효과 증진

4. 팀의 권한, 소유권, 기여도에 항상 집중하라.

- 업무의 우선순위를 파악하여 진행

회의를 줄이는 방법

1. 안해도 되는 회의를 하지 않는다.

- 습관처럼 회의하지 말고 회의를 안해도 되는

상황은 회의를 하지 마라.

2. 내가 참석하지 않아도 되는 회의는 참석하지 않는다.

- 회의에 꼭 필요한 인원만 초청한다.

3. 회의 시간을 최소화 하라.

- 아젠다를 미리 공유하고 문서나 자료를 배포한다.

일시 결정

1. 회의의 일시를 결정하고 참석자를미리 섭외하는

것도 회의를 진행하는 데 있어 중요한 요소이다.

2. 일정을 맞지 않아 참석할 수 없다고 하면 회의 진행이 어려워진다.

3. 유력 인사나 중요 참석자는 일찍 교섭하여 일정을 정한다.

4. 미리 일정이 정해지면 회의 참석자는 업무 대리자를 정해 놓는다.

5. 개회 시각과 폐회 시각도 정해 놓고 효율성을 기한다.

회의 일정 잡기: 효율적 일정잡기 테크

1. 회의 확인을 자동화 하라.

- 회의 하루전 확인 메시지 보내기(아젠다 요점, 예상 소요시간 등)

2. 알람을 적극적으로 활용하기.

- 상세시간 정하기, 신속한 의사결정, 회의 취소시 삭제하기

3. 대규모 회의를 위해 앱을 사용하라.

- 회의 참석자들이 가능한 시간을 설정함으로써

회의 일정을 정할 수 있다.

참가자 선정

1. 정기회의: 참여하는 구성원이 결정되어 있다.

2. 정기회의 외: 특정 의제에 의한 회의는 참가자 선정에

신중을 기한다.

3. 참가자를 잘못 선택하면 회의 결과가

예상치 못한 방향으로 나올 수 있다.

참가자 체크 포인트

1. 의제와 관련있는 사람 중에서 선택한다.

2. 전문적 지식과 경험이 풍부하고 협력적인 사람을 선정한다.

3. 사적 관계나 이해관계 때문에 선정하지 마라.

4. 직위나 직급은 좁혀서 골고루 선정한다.

5. 의제를 처리할 때 마지막으로 납득시키지

않으면 안되는 사람을 우선적으로 선정한다.

회의 참석자 조건 1

1. 최고의 조건

가. 건설적인 유형: 검토하고 생각하며 공유하는 유형

나. 참신한 아이디어를 내는 유형: 필요한 일 준비

다. 재미있는 유형: 적재적소 유머, 회의에 활력

라. 시간을 엄수하는 유형: 안건에 맞는 내용만 말하기

마. 자진해서 말하는 유형: 행동으로 옮기거나 큰소리로 말하기

바. 도식화를 잘하는 유형: 이해하기 쉽게 시각적으로 표현하기

사. 주도하는 유형: 조직을 잘 리드하는 유형

회의 참석자 조건 2

1. 최악의 조건

가. 여러일을 동시에 하는 유형: 듣는 척 하면서 다를 일을 하는 유형

나. 회의를 주도하는 유형: 과장된 표현으로 회의를 주도하는 유형

다. 삼천포로 빠지는유형: 회의와는 전혀 상관없는 이야기로 회의 운영

라. 자리만 지키는 유형: 회의의 배경처럼 아무말 없이 자리만 지키는 유형

마. 비관적인 유형: 안된다는 이유에 중점을 두어 이야기 하며 시간 보내기

바. 동의를 잘하는 유형: 잘 모르겠지만 동의를 한다는 식으로 말하는 유형

사. 소란스러운 유형: 시끄러운 소음으로 회의를 방해하는 유형