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Procedimientos aduana
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SARLAFT
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Procedimiento de Operaciones de Aduana de Importacion.
2023
Instruccion de Embarque
Instrucción de Embarque.
Recibe y revisa las casillas correspondientes.
Maximo tres horas despues de instruccionado
Líder de operación de aduana
Si la I.E. esta correcta al proceso.
Si no esta conforme la I.E. la devuelve
Maximo 3 horas - reportando a ERP Whatsapp (opcional)
Debe validar el diligenciamiento de la I.E. y la devolvera correctamente al Lider de Aduana.,
Area Comercial
Comercial debe mencionar a cada uno de los lideres de operaciones en el momento del envio de la I.E.
Coordinador de Operaciones
Procedera con la validacion de documentos de embarque e iniciara el diligenciamiento de las Declaraciones de Importacion en la plataforma I.B.
Auxiliar documental Aduana
Hace seguimiento a la documentacion de aduanas del cliente..
A partir del zarpe se contaran con
10 dias para recibir documentacion en transitos maritimos largos.
3 dias en transitos maritimos entre 8 y 14 dias..
En transitos maritimos cortos menores a 8 dias,
Transitos Aereos y terrestres con paso de fornteras 2 dias antes del zarpe.
SARLAFT
Verifica la aprobacion del oficial de cumplimiento para proceder con la operacion y verifica que los documentos del cliente se encuentren actualizados en la ERP o base de la empresa. Debe asegurar que se cuenta con las copias fisicas requeridas del cliente.
Si el cliente NO cuenta con aprobación SARLAFT actualizada (en un periodo menor a 1 año), notificar a gerencia general. Para poder recibir el proceso, la aduana en embarques aéreos 2 días antes de la salida de la carga en origen, para embarques marítimos con tiempo de tránsito largo 15 días antes del arribo, para embarque de mediano plazo 8 días antes del arribo, y para embarque de tránsito corto, 2 días antes del arribo.
Tiempo: Máximo 3 horas después de instruccionado.
Reporte: ERP, Whatsapp (opcional)
Lider de operaciones de Aduanas
Líder de operaciones
Aduanas
Asignacion de D.O. en ERP
- Para operaciones que vienen previamente asignadas por otras líneas de negocio de STRB se mantendrá la asignación. En caso que la Instrucción de Embarque sea directamente para Aduana, esta debera asignar el DO.
- En todos los casos entregara al funcionario asignado las carpetas físicas con los formatos de check list, shipping instruction y cotización cuando aplique. Cada lider de proceso debe incluir en el tablero las operaciones que tiene a su cargo y sera autonomo del majero del mismo.
Reporte: ERP
Whatsapp (opcional)
Tiempo: Maximo 3 horas despues de la Instruccion
Líder de operaciones Aduana
Asignacion de Coordinador de Operaciones - lider de operaciones de Aduana
Procede a asignar en ERP a un coordinador al DO ( los coordinadores al finalizar su proceso, reasignara en el sistema al coordinador siguiente que debe continuar con el proceso) y pasa la carpeta en la base a operaciones (si aplica), y se apertura físicamente la carpeta de aduana y entrega las carpetas a los coordinadores, el lider de proceso adiciona el numero de DO en el grupo de whatsapp y en la carpeta de la base y la dejara en operaciones del año vigente.
Tiempo: Máximo 3 horas después de recibida la operación. - reportando en la ERP.
Coordinador de operaciones de aduana
Tiempo: 7 días antes del arribo de la carga para transitos marítimos, y para cargas aéreas 1 día de la salida de la carga.
Reporte: Documentos Fisicos.
Elaboración y entrega de formulario, en estado 50 para aprobación
Debe entregar a lider de aduanas el formulario en estado 50, revisado a esfero casilla a casilla, revisado entregando los documentos en orden de aforo. Sólo se puede dejar las siguientes casillas pendiente:
41, 42, 43, 55, 57. En el caso de aéreo y zona franca se puede proceder sin peso hasta que se tenga consulta de inventario o formulario de salida en zona franca.
* En el caso de no contar con minimas porque no se hizo inspeccion en origen, el coordinador de operaciones de aduanas procede a cotizar preinspeccion en destino y notifica a comercial para que informe/cotice al cliente la inspección
* Si el cliente suministra las mínimas, en TODOS los casos se debe solicitar carta de no reconocimiento.
Nota: Al momento de aceptar las declaraciones se debe tener la confirmación del medio de pago, sea virtual o presencial.
Revisa a conformidad el formulario. Si es conforme procede, si no es conforme la devuelve al coordinador de operaciones Aduana para sus correcciones.
Tiempo: 1 hora por formulario
Reporte: Fisicamente en esfero y firmada.
Revisión de formulario en estado 50.
Lider de Aduana.
Lider de Aduana.
Revisa a conformidad el formulario. Si es conforme procede, si no es conforme la devuelve al coordinador de operaciones Aduana para sus correcciones.
Revisión de formulario en estado 50
Tiempo: 1 hora por formulario.
Fisicamente a esfero y firmada.
Dim en estado 50.
Auxiliar de documentación
Los tiempos para recibir documentos para creacion / actualizacion del cliente ante la AA son:
- Para trayectos Largos seran de 10 dias despues del envio de la instrucción de embarque.
- Para trayectos cortos o aereos seran de tres dias a partir del envio de la instrucción de embarque.
Documentación que no cumpla con estos tiempos, se debe recibir autorización escrita de gerencia para continuar o no el embarque.
Hace seguimiento a la creacion / actualizacion del cliente ante Agencia de Aduanas.
MOMENTO DE VERDAD.
REPORTE
Lider Comercial, Lider Operativo y Gerencia General.
ERP, WHATSAPP y BASE (Z:\03. Comercial\01. Clientes). Llamada telefonica.
Coordinador de Aduanas / Líder de operaciones Aduanas
Los documentos del embarque son: Documento de transporte, Factura comercial, Lista de Empaque, registro de importacion si aplica, vistos buenos de entidades de control (Invima, Ica, SIC) si aplica y todos los documentos que el proceso de nacionalizacion requiera avalados por el Lider de Aduana.
Recopila los documentos del embarque.
MOMENTO DE VERDAD.
REPORTE
Los tiempos son:
Para trayecto 10 dias antes del arribo.
Para trayectos cortos, aereos y pasos de frontera 2 dias antes de la salida del embarque.
una hora para asignar el DO y el auxiliar notificara inmediatamente al Coordinador de Aduana.
Llamada telefonica, ERP, Whatsapp
Coordinador de operaciones de aduana.
- Auxiliar documental
Solicita DO a agencia de aduanas.
Se hace solicitud de D.O., a la Agencia deAduanas a traves de correo electronico.
REPORTE
Via correo electronico y Whatsapp.
Los tiempos seran:
Para trayecto 10 dias antes del arribo.
Para trayectos cortos, aereos y pasos de frontera 2 dias antes de la salida del embarque. La AA tiene
Coordinador de operaciones Aduana.
Creacion de DO en sistema I.B.
El coordinador asignado generara D.O. en plataforma I.B. enlazando el caso del proceso y el D.O. de Arnel.
El tiempo sera inmediatamente se recibe la I.E.
El reporte se hara en I.B.
Coordinador de operaciones de aduana.
-Auxiliar documental.
El coordinador de operaciones aduana realiza la solicitud en el grupo de whatsapp y via conecta de los documentos requeridos: Facturas comerciales, listas de empaque, declaración de importación anterior (si es cliente nuevo), certificación de gastos, flete y seguro internacional, certificados de origen, copia del documento de transporte final, formatos de cada operador, (documentación aduanera adicional para que la aprobación del OTM quede en regla) en espera de respuesta para el seguimiento al cliente o comercial que los suministrará
NOTA: si no se cuentan con los documentos completos, correctos y a tiempo, se informará a gerencia general y al cliente sobre las posibles consecuencias del incumplimiento y autorización de gerencia general para continuar con la operación fuera de los tiempos establecidos.
Verificación de disponibilidad de los documentos de la carga para OTM.
MOMENTO DE VERDAD.
Tiempo: 8 dias antes.
Reporte: Whatsapp, ERP y Llamada telefonica.
Coordinador de operaciones de aduana
Solicita al cliente confirmacion de la llegada de la carga y valida quien y en donde entregaran el documento de transporte liberado.
Tiempo: Cada Viernes.
Reporte: Via Whatsapp, ERP y llamada telefonica.
Solicitud de status al cliente.
MOMENTO DE VERDAD.
Coordinador de operaciones de Aduana
Debe proveer al otm, Documento de transporte, Factura comercial, Lista de empaque, Certi. Flete, formato del operador, seguro y demas documentos requeridos por la operación.
Hace seguimiento a los documentos y asegura la recepcion conforme con el operador manteniendo en copia al coordinador de trafico ACI.
Envio de documentos al operador de transporte terrestre (OTM o DTA)
Tiempo: 5 dias antes de la llegada de la carga.
Reporte: Via correo electronico.
Si hay Inspeccion previa
Coordinador de operaciones de ADUANA
Debe ser confirmada la inspección al cliente respecto a la tarifa que se contempló al arribo, y recibir su autorización para informar a la DIAN la fecha de la inspección previa y el soporte se debe adjuntar a la documentación del caso.
Puerto: Se contrata al personal que hará el reconocimiento y sera responsabilidad del coordinador notificar a comercial el costo.
Debe tomar en promedio un día, esto depende del tipo de producto.
Bodega final: representante de STRB alista los documentos que correspondan según el depósito en el que se encuentre la mercancía. Los documentos se entregan a la persona autorizada.
Después del reconocimiento la persona que hizo presencia en el reconocimiento debe enviar el reporte en la jornada siguiente, (llamamos jornada diurna, jornada nocturna), en el formato autorizado por la agencia de aduana
Si hay Inspección previa de la carga.
MOMENTO DE VERDAD.
Tiempo: Puerto: Debe realizar la solicitud en un plazo no mayor a 24 horas despues de contar con Consulta de Inventario.
Bogota en deposito publico 24 horas a partir de la consulta de inventario.
Una vez transcurrido las 24 horas, se enviara correo electronico a la DIAN solicitando Inspeccion Previa y se contara para Deposito con seis horas para su aprobacion, sin necesidad que la DIAN lo confirme, para Aeropuerto seran de dos horas y para Z.F. despues de emitido el FMMI ejecutado se contara con 24 horas.
Reporte: Via Whatsapp y ERP. Correo Electronico a la DIAN.
Coordinador de operaciones de ADUANA.
- Auxiliar de operaciones.
En el caso que el cliente nos aporte la información de las descripciones mínimas y no acepte el reconocimiento de la carga, se debe enviar el formato de exoneración al cliente para su firma en papel membrete de la empresa importadora de acuerdo a los tiempos establecidos, para adjuntarse como soporte de la operación
NO hay inspeccion previa de la carga.
MOMENTO DE VERDAD.
Tiempo: 7 días antes del arribo de las cargas en marítimo para transito largo, 1 día antes del arribo para tránsitos cortos y cargas aéreas.
Reporte: Whatsapp, ERP, correo electronico al cliente y llamada.
Coordinador de operaciones de Aduana.
Debe enviar formulario de declaracion de importacion a deposito Zona Franca en estado 50.
Tiempo: Tiene 1 hora
Reporte: Via correo electrónico, via whatsapp
Solicitud de formulario de salida a deposito de Zona Franca.
Coordinador de Operaciones.
Reporte: Via whatsapp, via correo electrónico
Confirmacion del formulario de Declaracion de Importacion final.
- El coordinador debe corroborar la informacion de las casillas
41, 42, 43, 55, 57, para entrega a Lider de Aduanas y posterior aprobacion, se debe solicitar FMMS en los casos de ZF.
NOTA IMPORTANTE: El coordinador tiene 1 hora para solicitar a Zona Franca,FMMS en definitivo.
Tiempo: Para puerto despues de consulta de inventario tendra 2 horas para entregar formulario de declaracion de importacion al Lider de Aduana.
Despues que se finalice la preinspeccion y consulta de inventario y FMMS en definitivo tiene 2 horas máximo para elaborar declaracion final.
Lider de operaciones de aduana
Recibe el formulario completo, correcto y a tiempo.
Si se aprueba se procede con autorizar la aceptación de la declaración.
Aprobacion de declaracion de importacion.
Tiempo: 30 minutos por declaración de importación
Reporte: Físicamente
Coordinador de Operaciones de ADUANA
Reporte: Vía WhatsApp en Nuevo grupo STRB, en el caso que el cliente pague, se debe llamar para confirmar el recibido. A
Via ERP
- Genera los recibos de pago
Si el cliente los paga: envío de recibos y se hace seguimiento a los comprobantes de pago para solicitar selectividad
Si STRB los paga: Corrobora con cartera si se cuenta con anticipo del cliente para pagar. Una vez se aseguran los recursos, de acuerdo con la confirmación del medio de pago:
- Pago virtual: se solicita o genera el recibo oficial de pago a través de los sistemas electrónicos de DIAN.
- Pago presencial: se imprime la declaración de importación y se procede de acuerdo con el instructivo para el pago de tributos aduaneros.
Tanto recibos como soportes de pago deben quedar en la base, en la carpeta documentos del caso”
Pago de tributos aduaneros
MOMENTO DE VERDAD
Tiempo: Una vez se cuenta con la confirmación de pago por parte de cartera STRB o confirmación del cliente realiza el pago
Coordinador de operaciones de Aduana.
Procede a aceptar declaraciones en sistema SIGLO XXI con la radicacion de documentos a traves de aplicacion I.B. de importación.
Aceptacion de declaraciones.
Tiempo: Tiene 15 minutos.
Reporte: A traves de I.B. y ERP.
Coordinador de Operaciones de ADUANA
Confirma si se cuenta con el documento de transporte original y liberado. Con el comprobante de pago de tributos (virtual o presencial) se procede a solicitar selectividad en los medios del sistema informático electrónico de DIAN, de acuerdo con el instructivo de selectividad.
De acuerdo con el resultado de la selectividad (automático, documental o físico) se procederá según el instructivo de selectividad. Únicamente en caso de selectividad física, se informa al cliente para su conocimiento y fines respectivos.
Solicitud de selectividad
MOMENTO DE VERDAD
Timpo: Inmediatamente se cuenta con el comprobante de pago de tributos (virtual o presencial)
Coordinador de Aduana
Tiempo: Mismo día o al día siguiente de conocerse la selectividad de acuerdo con el lugar de arribo
Inspección Física (en caso de presentarse selectividad física)
Envía solicitud de acompañamiento por correo electrónico a la Agencia de Aduanas.
Los documentos que se deben presentar (para aforo y según aplique) son:
- Enrute
- Selectividad
- DIM (Firmadas y selladas)
- DAV (Firmadas y selladas)
- Recibo de pago
- Soporte de pago
- Documento de transporte original liberado
- DTM
- DUTA
- FMMS
- Certificacion de fletes y seguro
- Factura comercial
- Lista de empaque
- Mandato
- Consulta de inventario
- SWIFT
- FMMI
- Acta de inventario
- Planilla de recepción
- Registro de finalización
- Aviso de llegada
- Acta de conteo ZF
- Licencia o registro de importacion
- Vistos Buenos
Reporte: Presencial.
Coordinador de operaciones Aduana
SELECTIVIDAD DOCUMENTAL - FISICA.
Debe recibir el levante del inspector con acta firmada.
En caso de no presentarse levante, se debe revisar el caso con el líder de aduanas quien a su vez determina si lo escala a una instancia superior.
Informa resultado de la inspección física
Tiempo: Inmediatamente finalice la inspección y el acta firmada
Reporte: WhatsApp y llamada telefónica al Lider de aduanas
SELECTIVIDAD DOCUMENTAL
* Se refiere a la presentacion de la Agencia de Aduanas ante el funcionario DIAN, para validar la informacion de la declaracion de importacion vs. los documentos soportes de importacion.
SELECTIVIDAD FISICA
* Tramite en el cual, la Agencia de Aduanas hace presencia en el Deposito donde se ubique la mercancia, para que en compañia del funcionario de la DIAN y se realice la verificacion de la mercancia contra declaracion de importacion y documentos soportes.
Acta de inspeccion DIAN
Coordinador de Aduana
Levante Automatico
* Procedera a validar el numero de levante y fecha en el cuerpo de la declaracion de importacion.
* Notificara al Area de Contabilidad, solicitando la Salida Financiera.
* Cuando se haya contratado el transporte urbano, se notificara al area de trafico para ejecutar la logistica necesaria a las exigencias de la carga.
* Se notificara al cliente de la selectividad Automatica y disposicion de la mercancia para obtener contacto, direccion, telefono y hora de entrega de la carga.
Tiempo: 3 horas despues del levante automatico o levante fisico.
Coordinador de Operaciones de ADUANA
Una vez recibe el levante envía actas y declaraciones firmadas a ZF y liquidación de impuestos
Se deben enviar las declaciones iniciales cuando exista corrección, legalización o declaraciones posteriores
Tiempos: Máximo 10 minutos al haber recibido el levante
Envío de declaraciones firmadas a ZF
Reporte: Correo electrónico
Coordinador de Operaciones de ADUANA
Confirmados los días para el retiro con el transportador, se procede a liquidar los gastos portuarios en la plataforma de cada muelle, de acuerdo con el instructivo de liquidación de gastos portuarios.
Solicitud de facturas al muelle respectivo
Tiempos: Máximo 1 hora después de confirmación del levante
Reporte: Correo electrónico
Coordinador de Operaciones de ADUANA
Se reciben de parte del agente de aduanas por correo electrónico o se evidencian en la plataforma de cada muelle con las credenciales correspondiente según instructivo.
Se deben guardar las facturas en la base, en la carpeta correspondiente de cada caso.
Recibe las facturas de gastos portuarios
Tiempo: Inmediatamente con carácter prioritario una vez las recibe
Reporte: Correo electrónico
Coordinador de Operaciones de ADUANA
Una vez obtenido el levante se verifica que los documentos resultantes se encuentren completos y correctos en la carpeta del caso de la base, para elaborar la proforma operativa según el formato definido.
Notifica a Comercial, Pricing y Cartera para que realicen la correspondiente verificación y aprobación de la proforma de carácter urgente.
Elaboracion proforma operativa y asignacion de tarea para facturacion
Tiempo: Máximo Una (1) hora a partir del levante para la elaboración de la proforma y su aprobación
Coordinador de Operaciones de ADUANA
- Confirma que facturación le haya enviado la factura de aduanas al cliente
- Notifica al cliente el levante de la carga.
Tiempo: De inmediato una vez cartera genera la factura
Información del levante al cliente
MOMENTO DE VERDAD
Reporte: Facturacion por WhatsApp
Notifiacion al cliente por Whatsapp
Coordinador de Operaciones de ADUANA
Se consulta con el área de Cartera vía WhatsApp sobre el estado de pago del cliente.
Confirmación de liberación
Tiempo: De inmediato una vez se informa levante
Reporte: Vía WhatsApp en Nuevo Grupo STRB
Coordinador de Operaciones de ADUANA
Una vez confirmado el estado de cartera del cliente, se procede a pagar en las plataformas virtuales del muelle PSE.
- STRB hace el cargue de planillas: procede a adjuntar los documentos necesarios por cada muelle para la asignación de Pin al transportador.
- El Agente de Aduanas hace el cargue de planillas: procede a adjuntar los documentos necesarios por cada muelle para la asignación de Pin al transportador y le informa al operativo responsable del caso.
Paga las facturas de gastos portuarios
Tiempo: Máximo 2 horas para realizar el pago y solicitar el Pin
Reporte: Notificacion vía WhatsApp
Coordinador de Operaciones de ADUANA
Una vez confirmado el estado de cartera del cliente, envía notificación y documentos a la Coordinador de tráfico para que contacte a la empresa de transporte terrestre para la consecución de vehículo, asignación de cargue, salida de puerto y tránsito terrestre a destino final.
Hace seguimiento a cada etapa del proceso para salida de puerto o de ZF e informa al cliente
- Almacén de depósito diferente a STRB ZF: Se procede de acuerdo con las instrucciones para retiro de mercancías descritas por cada almacén de depósito.
Coordinación de retiro
Tiempo: Informa na ZF Mínimo 3 horas antes del retiro.
Reporte: ERP, WhatsApp, correo electrónico
Coordinador de Operaciones de ADUANA
- Mercancía en puerto: Si al momento de la salida, se es requerida una inspección por parte de la POLFA, el transportista informa la novedad como parte del seguimiento de la operación y a su vez notificar al cliente.
Despacho o retiro.
MOMENTO DE VERDAD
Tiempo: Los reportes se deben realizar de inmediato, una vez ocasionada la novedad.
Reporte: Llamada telefónica y WhatsApp
Coordinador de Operaciones de ADUANA
Después de entregada la mercancía al cliente se procede a organizar la documentación física del caso y entrega la carpeta al Auxiliar documental para su revisión y elaboración de remisión de los casos finalizados en la semana.
EL caso físico debe ser revisado y organizado por el auxiliar de operaciones de acuerdo con el instructivo interno o el de la Agencia de Aduanas respectiva.
Entrega física del caso
Tiempo: Lunes de cada semana en trascurso del día
Reporte: En físico, remisionado
Auxiliar documental
El Director(a) de operaciones realiza el envío a la agencia de aduanas que corresponda con remisión de cada caso (originales y de acuerdo con los requerimientos de cada una), se realiza el seguimiento al responsable de recibir de la agencia de aduana para guardar la remisión firmada en la base y entrega al departamento financiero (par copias) recibe la remisión con aceptación de las carpetas físicas por parte del departamento de tesorería, escanea y deja en la base el soporte semanal.
Remisión de documentos a financiero
Tiempo: Martes de cada semana en trascurso del día
Reporte: En físico, en la remisión entregada por el coordinador de operaciones
Lider de operaciones Aduana
Envío del link de Google forms por WhatsApp en el grupo del cliente.
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfoD9RjreM2eJAqY7wlbREV85hz5w2EfpwJKcgryKK2ejsw4g/viewform
Cierre de caso
Tiempo: De inmediato finaliza el caso
Reporte: Vía WhatsApp en el grupo del Caso