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INSTRUMENTOS DE TRABAJO PARA

"COLECTIVOS CULTURALES COMUNITARIOS 2020"

Instrumentos de trabajo para Colectivos Culturales

Índice de instrumentos de trabajo

1. Ficha técnica de taller

2. Reporte mensual de actividades

3. Reporte de eventos

4. Minuta de reunión

5. Reporte de gastos

- Compras -

6. Recibo simple

- Llenado de Recibo simple para apoyo económico de representante -

7. Reporte fotográfico de insumos y bienes adquiridos del mes

8. Lista de asistencia

- Consideraciones Importantes-

Los instrumentos de trabajo permiten:

¿Qué

son?

Control efectivo

Organización general

y detallada

Seguimiento puntual de las actividades

Estrategias a considerar

Ficha Técnica

Ficha Técnica

Se entrega por única vez al inicio del programa.

Al inicio del proyecto

(por única ocasión).

Ficha Técnica

(una por taller).

  • Talleres.
  • Laboratorios.
  • Ciclos de cine y/o proyecciones

Se utiliza una Ficha Técnica por cada taller, laboratorio o proyecciones de cine

Se utiliza una Ficha Técnica por cada taller, laboratorio o proyecciones de cine que el colectivo vaya a desarrollar.

Reporte mensual

de

actividades

En el caso de las actividades en plataformas digitales, en "Dirección" se tendrá que colocar el link donde se estarán realizando las actividades

Reporte mensual de actividades

Reporte mensual de actividades

Debe coincidir con las actividades de la ficha técnica que entregó el colectivo al inicio del proyecto.

En el caso de las actividades en plataformas digitales, en "Dirección" se tendrá que colocar el link donde se estarán realizando las actividades

Para el reporte mensual se establecen dos formas de entrega:

1. de manera virtual

2. de manera física

Reporte mensual de actividades

Debe contener un soporte visual que respalde las actividades desarrolladas por el colectivo.

Revisar que las fechas coincidan con las actividades que se reportan.

Nota:

Las 4 fotografías deberán ser de diferentes activadas realizadas durante el mes

1. Virtual: previo al inicio de cada mes, los días 15.

2. Impresa en la entrega administrativa del mes

en la Secretaria de Cultura de la Ciudad de México.

Verificar que el Reporte de actividades contenga nombre y firma de un integrante del colectivo.

Reporte de eventos

Total de población atendida.

Se utiliza cuando haya:

-Encuentros

- Presentaciones

-Intervenciones de murales

-Intervenciones de activación

- Cierre de actividades.

-Programación de proyecciones de cine.

Reporte de eventos

Debido al proceso de contingencia COVID-19, en Streaming y Facebook live se implementará el formato

Reporte de eventos

Se compone de:

Datos generales del colectivo

y tipo de actividad.

Incluye:

Descripción del evento y soporte visual del mismo (en imágenes).

Reporte de eventos

Verificar los datos del apartado total de población atendida.

Revisar que el reporte cuente con nombre y firma de un integrante del colectivo.

MINUTA

DE

REUNIÓN

Las minutas se realizan los meses

Inicio Junio y Septiembre

(PLANEACIÓN)

Finales Agosto y Noviembre

(EVALUACIÓN)

Minuta de reunión

NOTA: Las minutas se desarrollaran con la presencia de todo el colectivo y el gestor cultural asignado

Se utiliza:

Para el registro de acuerdos a los que se llegaron sobre los temas abordados en las reuniones de planeación y evaluación durante el desarrollo del proyecto.

Minuta de reunión

Se entregarán de manera bimestral.

Planeación, evaluación durante el desarrollo del proyecto,

así como reuniones extraordinarias.

Registro de acuerdos.

2 minutas de planeación.

2 minutas de evaluación.

Reporte de gastos

Reporte de gastos

*Para entrega de la segunda ministración deberá comprobarse el primer recurso de forma integra

-- IMPORTANTE --

NO se aceptan compras con tarjeta de crédito, NO se aceptan compras a meses sin intereses, y toda compra en línea se debe facturar

FORMATO ÚNICAMENTE FIRMADO POR EL REPRESENTANTE

Se aceptan compras a partir del 16 de junio 2020

Reporte de gastos

Se compone de los datos generales del colectivo y los gastos del mes correspondiente.

¡MUY IMPORTANTE!

VERIFICAR QUE EL MES CORRESPONDA CON LAS FECHAS DE LOS COMPROBANTES.

¡Es importante NO MEZCLAR compras PERSONALES con las del PROYECTO!.

Datos generales del colectivo y gastos del mes.

1. Las compras realizadas en un sólo ticket, deben agregarse en una única celda.

2. El total de la celda debe coincidir con el total en el ticket o nota.

Se aceptan compras a partir del 16 de junio 2020

Reporte de gastos

Los gastos deben coincidir con el mes reportado y deben asentarse de manera cronológica (de inicio a fin de mes).

Gastos del mes y adquisiciones de manera cronológica.

Se aceptan compras a partir del 16 de junio 2020

Reporte de gastos

Rubro del gasto reportado.

Rubro correspondiente al gasto reportado:

  • Consumo local
  • Apoyo económico
  • Equipo
  • Materiales
  • Difusión

¡MUY IMPORTANTE!

La sumatoria de los gastos reportados deberán verificarse y coincidir con el total.

Se aceptan compras a partir del 16 de junio 2020

Tickets, notas o facturas...

Llevar un adecuado control sobre los comprobantes evitará confundir información, gastos y ¡dolores de cabeza! innecesarios pues mantendrá las finanzas "sanas" en el colectivo.

Nota: No se aceptarán notas o facturas a nombre de Asociaciones Civiles, sólo a nombre del representante del colectivo

En hojas blancas y de manera cronológica se adhieren las notas, tickets o facturas.

Se aceptan compras a partir del 16 de junio 2020

¿QUÉ ES COMPRA DE CONSUMO LOCAL

Son compras que no generen un ticket o nota membretada (mercado, tianguis, etcétera), productos elaborados por artesanos o la colaboración de personas con oficios (albañil, herrero, carpintero, costurera, sastre, electricista, etcétera), 10% de consumo local

Compras

Se aceptan compras a partir del 16 de junio 2020

¿Qué es la factura genérica o de público en general?

Compras en linea

Se realiza la factura siempre a nombre del representante con sus datos y en caso de no tener RFC con homoclave se solicita la factura de forma genérica

Se aceptan compras a partir del 16 de junio 2020

¿Cuál es el RFC Genérico para el SAT en 2020 ?

-El SAT aclara que cuando no se tenga RFC o sea RFC extranjero, se deberá usar el RFC Genérico

RFC

XAXX010101000

Recomendaciones Generales

1. Debe expedirse antes de las 72 horas siguientes al cierre de las operaciones.

Recomendaciones Generales

2. Sólo aplica a operaciones en las que el pago se realice en ese momento, es decir, que se efectúe el Pago en Una Sola Exhibición (PUE). En este sentido, los contribuyentes no podrán emitir un CFDI Simplificado, cuando se realice el Pago en Parcialidades o Diferido (PPD).

• El colectivo deberá tener en cuenta que los impuestos de importación, o dumping no se contemplan en presupuesto. Se recomienda la búsqueda de proveedores nacionales u otros que omitan esos impuestos

• Recordar que no se admiten compras a crédito o meses sin intereses, así mismo, en caso de compras en línea se solicita la factura genérica a nombre del representante del colectivo

• En el caso del pago de licencias de plataformas que emitan sus notas en dólares US $, tendrán que anexar el movimiento de la cuenta del representante del colectivo que coincida en la fecha, nombre del proveedor y el monto en conversión de dólares a pesos mexicanos.

• Todas las compras deben de estar realizadas con tarjeta o cuenta del representante.

• Únicamente se admiten compras con fecha a partir del 16 de junio 2020

• Se deben de respetar los porcentajes contemplados en reglas de operación para el uso del recurso económico.

3.- Consideraciones para las compras que realicen los colectivos:

RECIBO SIMPLE*

Los apoyos económicos serán sólo posibles para residentes de la Ciudad de México

No se podrá dar apoyos económicos en el rubro de Recursos Humanos por adelantado

Recibo simple

*Se utilizará el mismo instrumento para realizar apoyos económicos al Representante del colectivo.

Recibo Simple

A demás, sirve para el registro de:

  • Compras locales (mercados, papelería, ferretería , etcétera).

  • Productos elaborados por artesanos o la colaboración de personas con oficio (albañil, herrero, carpintero,costurero, etcétera).

  • Este porcentaje se comprobará a través del instrumento de recibo simple.

Se utiliza para el apoyo económico de talleristas o integrantes del colectivo.

Compras de consumo local.

Recibo simple

Colocar número de sesión, número de horas, cantidad con letra y número, concepto, lugar y fecha.

Se deben revisar a detalle los datos que se solicitan del tallerista:

CURP, nombre, dirección (del tallerista).

Colocar el nombre del representante del colectivo y su domicilio.

  • Colectivos que participen por primera vez, pueden utilizar hasta un 30% del recurso asignado para apoyo económico.

NOMBRES Y FIRMAS; se debe adjuntar copia de identificación de quien recibe y verificar que coincida con los datos asentados en el recibo.

Recibo simple

Al finalizar también deberá coincidir el número de sesiones colocadas en ficha de taller.

Colocar número de sesión, y número de horas.

"Deberá coincidir con el reporte mensual de actividades”

Cantidad con letra y número.

Concepto, lugar y fecha.

Colectivos que participen con proyectos de continuidad hasta un 40 % para apoyo económico.

  • El 10% para gastos de consumo local.

NOMBRES Y FIRMAS; se debe adjuntar copia de identificación de quien recibe y verificar que coincida con los datos asentados en el recibo.

Llenado de Recibo simple, en caso de apoyo económico para *Representante

Los apoyos serán sólo posibles para residentes de la Ciudad de México

No se podrá dar apoyos económicos en el rubro de Recursos Humanos por adelantado

“Se utiliza para el apoyo económico de talleristas, integrantes de colectivo y/o aquello que no puedan tener ticket, nota o factura, para poder transparentar el apoyo económico.

En caso de Apoyo económico del representante

Llenado de Recibo simple, en caso de apoyo económico para *Representante

Este recibo lo podrá utilizar el representante del colectivo.

  • Colectivos que participen por primera vez podrán utilizar 30% del recurso para apoyo económico.

  • Colectivos que participen con proyectos de continuidad podrán beneficiarse del 40 % para apoyo económico.

No se podrá dar apoyos económicos en el rubro de Recursos Humanos por adelantado

Llenado de Recibo simple, en caso de apoyo económico para *Representante

Revisar a detalle los datos indicados:

CURP, nombres, direcciones y asignación de recurso.

Revisar los datos

en el recibo.

Es importante mencionar que en este recibo quien AUTORIZA será la Secretaría de Cultura de la Ciudad de México y se colocarán los DATOS DE LA INSTITUCIÓN.

NOMBRES Y FIRMAS; se debe adjuntar copia de identificación de QUIEN RECIBE y verificar que coincida con los datos asentados en el recibo.

Reporte fotográfico de de insumos

y bienes adquiridos del mes

Es un soporte visual del reporte de gastos, debe contener el registro de todos los bienes adquiridos durante el mes.

Reporte fotográfico de insumos y bienes adquiridos del mes

El reporte se entrega de manera mensual.

¡¡IMPORTANTE!!

El reporte de insumos debe contener imágenes reales de los productos adquiridos, no se permiten imágenes descargadas de internet.

Lista de asistencia

Lista de asistencia

Habrá dos tipos de lista de asistencia:

-VIRTUAL (Plataformas)

PRESENCIAL (Campo)

La lista de asistencia corresponde a cada sesión realizada durante el mes.

Se utiliza...

Deben coincidir con el reporte mensual de actividades.

Lista de asistencia

Se levanta una lista de asistencia por cada sesión que el colectivo lleve a cabo, por ejemplo:

- 1 de 28

- 2 de 28

- 3 de 28

- 4 de 28...

y así poder concluir con el número de sesiones programadas en las metas del proyecto.

La entrega de las listas de asistencia es de forma mensual

Lista de asistencia

Llenar todos los datos que solicitan en la lista de asistencia (nombre completo, género, edad, colonia, alcaldía).

Es de gran importancia completar el sumatorio por rango de edad y sexo, ya que esta información se utiliza para datos estadísticos del programa.

Importante verificar (y corregir en caso de ser necesario) la información contenida.

Es de suma importancia verificar la numeralia contenida en el cuadro total de población atendida y corroborar que corresponda a los datos contenidos en la lista de asistencia.

Consideraciones importantes para entrega de instrumentos de trabajo para colectivos culturales comunitarios

IMPORTANTE

Consideraciones importantes

• Se debe de realizar capturas de pantalla y/o grabaciones de todas las actividades del colectivo para su expediente.

• Con la finalidad de encontrar y manipular de manera óptima la información, se deberá nombrar los archivos y correos de la siguiente manera:

• El equipo de seguimiento del programa social dará el seguimiento y acompañamiento durante el proceso del proyecto.

• Todos los instrumentos de trabajo para colectivos se entregarán de forma digital durante el proceso de contingencia, deben de estar escaneados con la firma autógrafa del representante del colectivo y llenados de forma adecuada respectivamente

• Es necesario tomar en cuenta, que se realizará un expediente físico y digital de todos los instrumentos de trabajo de colectivos.

• En el proceso de contingencia se utilizará un formato de lista de asistencia que permita ser llenado en tiempo real de en un formulario digital por los participantes a cada actividad.

Para envíos de correos

electrónicos

  • Enviar todo corre electrónico creando un nuevo mensaje, no en cadena de respuestas

Obligatorio nombrar correos y archivos:

  • Nombrar correos: Folio_#_Colectivo_(asunto )

  • Nombrar archivos: Folio_#_Colectivo_mes_nombre del
  • documento

Correos

Para el tramite de la segunda ministración, es necesario justificar la mitad de metas del proyecto, el uso y transparencia del primer recurso, así como haber entregado en tiempo y forma informes mensuales.

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