DP-Solutions - GDPR

Velkommen til vores kursusforløb - "gør det meste selv"

Vi glæder os til at samarbejde med jer,

om at blive KLAR til at få besøg af datatilsynet.

Forudsætninger

Mindst een af jer der tilmeldes fra virksomheden har grundlæggende kompetencer i word og excell, samt f.eks. "søg og erstat", links m.v.

Vi samarbejder i Sharepoint

Arbejdet med GDPR materialet foregår i Sharepoint, hvor vi kan samarbejde om dokumenterne i praksis.

Se aktuelle kursusdage HER

https://www.privacycheck.dk

Forbered dig til kursusdagen

Læs materialet igennem, så du danner dig et billede af hvad vi skal arbejde med.

I hovedtræk er det:

• Ledelsesbeslutninger
• Instrukser og retningslinier
• Skabeloner
• Fortegnelser

I jeres sky finder du:

en Indholdsfortegnelse øverst i mappen "Dokumenter"

en Dokumentplan (A-o) som anvendes til at gøre fælles status over fremdriften

Sæt dig ind i alle grundskabelonerne

Forbered dig til kursusdagen

Overvej hvor I behandler persondata ?

Til administration af f.eks:

• Personale
• Borger/elev/kunde
• Økonomi
• IT
• post
• mail
• hjemmeside
• Facebook
• ...
• ....

Forbered dig til kursusdagen

Find kontrakter og databehandleraftaler frem

Udfyld skema (H-8 i jeres materiale)

F.eks.

• Planner4 You
• KMD Nexus
• EG Sensum Bosted
• Dataløn
• Silkeborg Data
• EDB Brugsen
• Revisor/bogholder
• Facebook
• Hjemmesider
• Mailsystem
• osv

Kursusdagen

På den første kursusdag får du en forståelse af hvad persondatasikkerhed betyder i praksis. Vi gennemgår de regler, som er vigtige for jeres virksomhed.

Vi gennemgår vores grundskabeloner, som I skal bruge for at gøre jeres dokumentation klar.

Målet er, at vi får udarbejdet flest muligt af de dokumenter I skal bruge.

Der skal træffes en række ledelsesbeslutninger denne dag, f.eks:

• hvornår i sletter hvilke data
• hvordan jeres IT-systemer må bruges arbejdsmæssigt og evt. privat
• hvem der har ansvar for hvad på virksomheden o.s.v.

Inden vi går hjem aftales datoer for næste "kursusdag", hvor vi kommer ud til jer.

Hjemmearbejde til næste arbejdsdag hos jer Fortegnelsesdokumenterne

Du har nu deltaget i kursusdagen, og skal gøre de dokumenter færdig I mangler.

NB - Når du arbejder med dokumenterne, så fokuser i første omgang på det indholdsmæssige, og derefter på det redaktionelle:

At ændre < Navn > ved brug af "søg og erstat", fjerne de gule markeringer - samt fjerne sidehovede og sidefod. Vent med at indsætte links til alle dokumenter er færdige.

Når du har arbejdet med et dokument, så noter status og bemærkninger/ spørgsmål i dokumentplanen (A-0). Så er det lettere at samarbejde konkret om materialet.

Hvis I ikke blev helt færdige med jeres fortegnelser på kurset, så start her.

• Fortegnelsesregneark
• Fortegnelsesdokument BEBOERE/ELEVER/KUNDER
• Fortegnelsesdokument HR og PERSONALE
• H-8 Oversigt over IT systemer, aftaler m.v.

Hjemmearbejde til næste arbejdsdag hos jer

Ledelsesbeslutninger

Gå herefter igang med databeskyttelsespolitikken (I-3).

Læs grundigt og reflekter over hvad det kommer til at betyde for jer ?

Tag samtidigt fat på retningslinien om arkivering og sletning (C-10)

Hvad er JERES ambitionsniveau ?

Der er også udarbejdet en kort version af databeskyttelsespolitikken til jeres hjemmeside. (D-7)

Tilret de 3 dokumenter med navn (brug søg og erstat funktionen)

Hjemmearbejde til næste arbejdsdag hos jer

Instrukser og retningslinier

Tag fat på Databeskyttelseshåndbogen (I-4)

Gennemgå teksten og undersøg i hvilket omfang jeres IT systemer og manuelle arkiver lever op til beskrivelsen.

Der vil være områder som skal håndteres anderledes end det sker idag. Husk der bl.a. er en perlerække af skabeloner I jeres sky til formålet.

Overvej hvordan I får ændret jeres systemer og/eller jeres praksis i dagligdagen. F.eks. Få sat jeres systemer op, således at kun tilladte paswords kan bruges. Noter evt punkter, der skal sættes fokus på i jeres implementeringsplan.

I bilag 1 skriver I jeres IT systemer og Manuelle arkivsystemer ind og anfører hvem der i dagligen er (system)-ansvarlige.

Hjemmearbejde til næste arbejdsdag hos jer

Instrukser og retningslinier

Tag nu fat på de sidste instrukser og retningslinier

• Registreredes rettigheder (D-2)
• Beredskabsplan (I-6)

Det er vigtigt, at I har mindst 2 personer, der har ansvar for at reagere, når der opstår sikkerhedshændelser eller databrud. I har en frist på 72 timer til at indberette til datatilsynet.

Hjemmearbejde til næste arbejdsdag hos jer

Skabeloner

Nu er de "tunge" dokumenter på plads, og resten er skabeloner,

der bruges til at føre politik og håndbog ud i praksis.

Når alle dokumenter er indholdsmæssigt klar, kan I nu etablere de links mellem dokumenterne, der gør det lettere at navigere rundt i materialet.

Vær opmærksom på, at teksterne i dokumenterne

• D-3 om oplysningspligt og
• D-7 den korte politik

skal være tilgængelig for andre end sharepointbrugere.

Enten skal disse tekster lægges på jeres hjemmeside og links etableres hertil, eller vises fra Sharepoint via en iframe.

Opdater jeres dokumentplan en sidste gang. Saml alle jeres spørgsmål sammen, og send dem til os på info@dp-solutions.dk inden vi kommer ud til jer.

Arbejdsdagen hos jer

Når vi kommer ud til jer, gennemgår vi alle jeres dokumenter sammen.

Vi diskuterer og afklarer alle udestående spørgsmål og retter det sidste til.

Nu rettes fokus på selve implementeringen og opfølgningen i jeres virksomhed i praksis.

Erfaringsmæssigt tager dette en hel arbejdsdag.

KLAR seminar

Dagens temaer er:

• Nyt fra datatilsynet

• De nyeste sager om sikkerhedshændelser og databrud.
• Hvad kan vi lære af det ?

• Hver virksomhed fremlægger:
• Erfaringer og udfordringer med implementering

af persondatasikkerhed i jeres virksomhed.

• Underskrifter af KLAR dokumentations beviser

I

Privacy check

Når I har deltaget i vores kursusforløb, får I et års medlemsskab af vores privacy check ordning.

Dette betyder, at du kan få råd og vejledning om persondata spørgsmål, og at du modtager nyheder og evt nye skabeloner.

Vi formidler erfaringer og nyheder i vores nyhedsbrev.

I har herefter mulighed for at tegne abonnement på deltagelse i Privacy Netværk ?????? - hvor vi sammen ????