PROCESO FINANCIERO Y CONTABLE

PRESUPUESTO

1. Es elaborado durante el mes de noviembre; por las coordinadoras financieras, por sede, proyecto o foco, como insumo para el presupuesto general de la organización.

2. El presupuesto General de la organización es revisado, ajustado y consolidado por la coordinación financiera, director financiero y la gerencia administrativa y financiera; para presentar a la Presidencia Ejecutiva a más tardar el 17 de diciembre del periodo fiscal en curso.

3. Se modificaron los formatos PRESUPUESTO POR SEDE PROYECTO y PRESUPUESTO GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN, Cambio la codificación de los formatos.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

1. Los responsables de cada sede, proyecto o convenio son los encargados de ejecutar y controlar los gastos, así como gestionar recursos para la debida ejecución, además de reportar estas transacciones mediante soportes contables al área de contabilidad.

2. La ejecución presupuestal es elaborada trimestralmente por la coordinación financiera para entregar a la alta dirección.

3. A corte del mes de junio, el equipo financiero y contable se reunirá para revisar la ejecución presupuestal del semestre, con el fin de validar la razonabilidad de la cifras frente al presupuesto y realizar ajustes de ser necesario.

4. cambia el formato EJECUCIÓN PRESUPUESTAL.

DINERO

1. Recursos propios: Cuotas moderadoras recibidas en los diferentes proyectos de conviventia.

- Colegios Dios es amor con sedes en Cazuca, Cartagena y Barranquilla.

- Conecta.

- Centros de formación para el trabajo (PTI) Bogota y Cartagena.

2. Recursos recibidos por cooperación internacional y nacional representados por convenios y/o donaciones.

DINERO

ESPECIE

Corresponde a donaciones de bienes muebles o inmuebles

ESPECIE

DEBEMOS TENER EN CUENTA......

1.Toda donación debe ser soportada mediante un acta o factura firmada por el donante, que soporte el valor unitario y total de dicho bien y el destino de la misma.

2. Los soportes de donación se encuentran compartidos mediante carpeta Drive administrada por el área de mercadeo .

3. Las donaciones en especie deben tener el v.b. del área de recursos logísticos como garante de la correcta recepción y registro de inventario.

4. Los certificados de donación son elaborados por el área financiera y contable.

PARA TENER EN CUENTA....

CAJA MENOR

- Es aperturada al inicio de cada año bajo la autorización de cada responsable de sede o proyecto.

- Si corresponde a un nuevo proyecto debe ser autorizada por la Gerencia Administrativa y financiera, igual que algún incremento de la misma a lo largo del año en curso.

- El seguimiento y control puede ser realizado por el responsable del proyecto, coord. financiero o el jefe inmediato del delegado.

- Los soportes deben cumplir con todos los requisitos legales.

- El reembolso de caja se debe presentar una vez ejecutado el 90% del monto fijo o al finalizar cada mes.

Tales como;

- Montos autorizados

- Conceptos autorizados

-Niveles de autorización.

- Requisitos de los soportes.

-Reembolso del fondo

-Prohibiciones y sanciones.

MANUAL PARA EL MANEJO DE LA CAJA MENOR

Establece los procedimientos y los controles que se deben mantener para el adecuados uso de los recursos asignados para gastos menores

ASPECTOS IMPORTANTES

- Se incluye en el procedimiento el cargo de contador (a); quien es el responsable de coordinar, dinamizar y garantizar el cumplimiento del procedimiento.

- Las facturas y/o cuentas de cobro deben cumplir con los requisitos de ley para ser recibidas y contabilizadas.

- El archivo de la documentación contable se realiza en físico y en caso de una contingencia se puede realizar de forma digital, en disco duro externo con respaldo que garantice el cuidado y la disponibilidad de la información contable de acuerdo a lo establecido por la norma.

- En caso de contingencia el software contable podrá ser instalado previa autorización de la Ger. administrativa y financiera en los equipos del área contable y financiero para trabajo en casa.

-En caso de contingencia las facturas y/o cuentas de cobro serán recibidas en forma digital siempre que cumplan con los requisitos de ley y sean claras.

REQUISITOS DE UNA FACTURA

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.

2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

5. Fecha de su expedición.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

10. Resolución de facturación vigente.

11. para las facturas electronicas se debe indicar el CUFE(codigo unico de factura electronica)