AUDI 04 - Atividades Pré-Auditoria

Etapas do processo de auditoria

As atividades do processo de auditoria ambiental podem ser organizadas em três grandes etapas principais:

quais as finalidades dessas etapas ?

Atividades de Pré-Auditoria

As atividades de Pré-Auditoria constituem a primeira etapa do processo e tem como finalidades:

- plano de auditoria;

.

- preparação da auditoria;

quais as atividades para alcançar tais finalidades ?

Plano de auditoria

Atividades do Plano de Auditoria:

- Definição do objetivo da auditoria

- o objetivo definirá o tipo de auditoria a ser executada

- deve ser definido de forma clara: expectativas x necessidades

Busca-se avaliar a conformidade legal? Espera-se identificar a existência de passivos ambientais? Obter uma certificação? Avaliar soluções implantadas?

Recomendação: evitar inúmeros objetivos

Plano de auditoria

Atividades do Plano de Auditoria:

- Definição do escopo da auditoria

- o escopo define a abrangência da auditoria

Escopo espacial (ou geográfico)

Onde será localizada a auditoria?

Para empresas que tenham diversas unidades em uma mesma cidade/estado: recomenda-se a escolha de uma delas, seguida pelas demais.

Plano de auditoria

Atividades do Plano de Auditoria:

- Definição do escopo da auditoria

- o escopo define a abrangência da auditoria

Escopo organizacional

Em quais setores da unidade a auditoria será realizada?

É fundamental definir se a empresa toda será auditada ou apenas alguns de seus setores (setor de produção, armazenagem, comercialização etc)

Plano de auditoria

Atividades do Plano de Auditoria:

- Definição do escopo da auditoria

- o escopo define a abrangência da auditoria

Escopo temático (ou objeto da auditoria)

O que será auditado?

Além de aspectos relacionados a gestão ambiental, podem ser objeto da auditoria outros aspectos como "gestão da qualidade", "segurança ocupacional". Auditoria combinada: quando abrange mais de um sistema de gestão.

Plano de auditoria

Atividades do Plano de Auditoria:

- Definição do escopo da auditoria

- o escopo define a abrangência da auditoria

Escopo temporal

Qual o período coberto pela auditoria?

Intervalo de tempo precedente onde são levantadas as evidências de conformidade e de não-conformidade. Recomenda-se que em uma primeira auditoria sejam levantadas evidências, no mínimo, referente aos últimos dois anos.

Plano de auditoria

Atividades do Plano de Auditoria:

- Definição dos recursos

- levantamento dos recursos necessários a auditoria

Com base no objetivo, escopo e critérios da auditoria, devem ser levantados os recursos necessários a condução das atividades, (recursos financeiros, humanos, materiais). Deve-se se confirmar que tais recursos estão disponíveis e, se necessário, adequar a auditoria para ser viável diante das limitações identificadas.

Plano de auditoria

Atividades do Plano de Auditoria:

- Definição da equipe auditora

- seleção dos membros do grupo de trabalho

A seleção da equipe auditora deve considerar todas as definições anteriores (objetivo, escopo, critérios, recursos disponíveis), de modo que seus integrantes reunam as condições necessárias para alcançar os resultados pretendidos.

Plano de auditoria

Atividades do Plano de Auditoria:

- Critérios de seleção da equipe auditora

Imparcialidade e independência: a equipe deve ser composta por pessoas que não tem relação direta com a unidade auditada

Características pessoais indispensáveis: conduta ética; objetividade; organização; capacidade analítica; competência para se expressar; autocontrole; perseverança.

Plano de auditoria

Atividades do Plano de Auditoria:

- Formas de seleção da equipe auditora

Entrevistas, avaliação (escrita ou oral), referências profissionais, simulações de prática de auditoria, observação durante casos reais, análise curricular (certificações, registros de experiência de trabalho etc).

Plano de auditoria

Atividades do Plano de Auditoria:

-Outras definições do plano de auditoria

- cronograma: tempo previsto e duração dos trabalhos;

- atribuições: definição dos papéis dos membros;

- metodologia: forma de levantamento e análise;

- programação de reuniões;

Plano de auditoria

Atividades do Plano de Auditoria (resumo)

- definição do objetivo

- definição do escopo (espacial, temporal, temático etc.)

- definição dos critérios

- definição dos recursos

- definição da equipe auditora

- outras definições (cronograma, metodologia, atribuições)

Preparação da Auditoria

Informações básicas

Quais informações são pertinentes e devem ser obtidas?

Title

- planta da unidade auditada: compreensão do espaço físico;

- fluxograma do processo produtivo: compreensão do funcionamento;

- organograma gerencial: identificação dos responsáveis;

- politica ambiental da empresa: compreensão das diretrizes internas

- autorizações e licenças ambientais (obtidos / requeridos);

- relação de insumos, matérias primas, poluentes;

- registros, inventários etc: compreensão dos aspectos ambientais

Preparação da Auditoria

Informações básicas

Como obter tais informações ?

Title

- uma listagem de requimento de informações básicas deve ser elaborada pela equipe auditora e encaminhada ao auditado;

- a empresa auditada deve disponibilizar as informações solicitadas, para que os auditores possam analisá-los;

- a partir da análise os auditores devem ajustar, quando necessário, o plano de auditoria e preparar os instrumentos para as atividades na unidade;

https://www25.senado.leg.br/web/atividade/materias/-/materia/124805

Preparação da Auditoria

Questionário de Pré-Auditoria

Como obter tais informações ?

Title

- questionários de pré-auditoria são instrumentos complementares as listas de requerimento de informações básicas;

- relação de perguntas objetivas, visando respostas diretas sobre os procedimentos, as rotinas, os registros e as responsabilidades da empresa;

- buscam auxiliar na elaboração dos demais instrumentos a serem utilizados em campo (auditoria na unidade);

https://www25.senado.leg.br/web/atividade/materias/-/materia/124805

Preparação da Auditoria

Questionário de Pré-Auditoria

Quais os responsáveis na empresa pelas funções a seguir relacionadas, para responder a questões específicas no de correr da auditoria ?

Title

https://www25.senado.leg.br/web/atividade/materias/-/materia/124805

Preparação da Auditoria

Questionário de Pré-Auditoria

Caso a empresa já tenha realizado auditoria ambiental, quais os documentos a seguir estão disponíveis para consulta ?

Title

https://www25.senado.leg.br/web/atividade/materias/-/materia/124805

Preparação da Auditoria

Questionário de Pré-Auditoria

A empresa manter registros de documentos relativos às questões ambientais?

Title

https://www25.senado.leg.br/web/atividade/materias/-/materia/124805

Preparação da Auditoria

Questionário de Pré-Auditoria

Há treinamentos de pessoal para as seguintes ações ?

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https://www25.senado.leg.br/web/atividade/materias/-/materia/124805

Preparação da Auditoria

Preparação dos instrumentos

Title

- analisadas as informações obtidas, os auditores definem e preparam os instrumentos e os documentos necessários à atividade de campo;

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- geralmente são adaptadas listas de verificação e protocolos já existem, de acordo com as necessidades específicas de cada auditoria;

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- em unidades que realizam auditorias periódicas a etapa de preparação visa o aprimoramento contínuo dos instrumentos;

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Preparação da Auditoria

Resumo des finalidades / atividades

Title

Familiarizar-se com a unidade a ser auditada;

- Analisar o material/documentação;

- Estudo prévio dos processos e fluxos de trabalho;

- Conhecer possíveis auditorias anteriores;

Preparação dos instrumentos / equipe;

- Elaborar listas de verificação / protocolos / entrevistas

- Revisão do plano de auditoria (estudo e ajustes finais);

- Reunião preliminar com o auditado (apresentação do plano)

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