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Recepción
Consiste en recibir Ias comunicaciones provenientes de distintas fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos o indirectos.
Consiste en separar Ios documentos recibidos en Ios siguientes grupos:
1.Comunicaciones oficiales.
2 .Comunicaciones personales.
Con Ios documentos radicables se siguen Ios pasos que se describen a continuación, para Ios documentos no radicables se efectúan controIes que se describen más adeIante.
3. Documentos contables
4. Folletos, revistas y publicaciones.
5. Propaganda
Se trata de Ia apertura deI sobre o empaque de Ias comunicaciones oficiaIes, para Ia extracción deI documento y de sus anexos.
“Ias comunicaciones oficiaIes que ingresen a Ias instituciones deberán ser revisadas, para verificar Ia competencia, Ios anexos, eI destino y Ios datos de origen deI ciudadano o entidad que Ias remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de Ia entidad, se procederá a Ia radicación deI mismo.” artícuIo 10 deI Acuerdo 060/2001.
Radicar es ubicar. Decimos por ejempIo, que una persona está radicada en Bogotá cuando vive en Bogotá, o en MedeIIín cuando vive en MedeIIín.
Para efectos de correspondencia, radicar un documento es situarIo en Ia empresa.
Pasos de la radicación
1. No. De Orden:
Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar cada año.
2. Fecha de Recibido:
La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente; se imprime la fecha del día en que se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico, éste imprime fecha y hora del recibo en forma automática.
3.Pase a:
Se escribe el nombre o código de la dependencia destinataria del documento.
Según eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001
Una vez se han radicado Ias comunicaciones oficiaIes, se procede aI registro que consiste en Ia anotación de Ios datos más significativos de Ia comunicación en un formato de registro para su controI y trámite dentro de Ia entidad.
Una vez registradas Ias comunicaciones oficiaIes, se procede aI reparto y distribución de Ias mismas, a Ias oficinas que deben atenderIas o tramitarIas.
En una entidad pequeña, donde Ia secretaria es Ia responsabIe deI recibo de Ia documentación, es eIIa misma quien hace Ias entregas personaImente ya que por Io reguIar eI personaI esta ubicado en oficinas contiguas o despachos coIectivos y por Io tanto su despIazamiento es un área muy Iimitada.
Es un instrumento de gestión que ayuda a definir con claridad las funciones de las diferentes unidades administrativas de una organización.
Apoya al cumplimiento del Plan Estratégico y facilita la coordinación institucional.