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Com Sem Sup 01-02-19
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Comunicado Semanal
Estimado Supervisor
01 Febrero del 2019
enlaceasucursales@came.org.mx
Recuerda que puedes canalizar tus dudas al área de enlace a sucursales, estamos para apoyarte.
Aury Yoselin Pérez Sanchez 44 5141 2401
Monitoreo/Seguridad.- 4899 9396 y 6070 0367 Oficinas Ext. 274
Nueva política de viáticos
Nueva política de viáticos
Estimados colaboradores
Les compartimos la política y características que se estarán operando a partir de esta fecha para gastos de viaje o viáticos.
Es importante que analicen cada uno de los conceptos que involucran los gastos de viaje ya que serán participes de este nuevo proceso.
Adicional se realizará una reunión para aclarar dudas, por lo que te pedimos tener presentes los puntos que desees aclarar.
Nota: Con la nueva politica se eliminan todo tipo de rembolosos.
Viáticos
Viáticos
A partir del 05 de Febrero se van a realizar los siguientes ajustes en la política de vi´áticos, por lo que deberás considerar lo siguiente:
Cambios
- En viáticos solo se incluyen conceptos propios de gastos de viaje: hospedaje, transporte y alimentos.
- Los viáticos se solicitan con 1 día de anticipación.
- Los vuelos los comprarán directo en corporativo con anticipación de una semana (se solicita por sistema).
- El hospedaje lo paga el colaborador ajustándose al monto autorizado, el área de Administración recomienda hoteles apegados a la política vigente.
Considerar
- El colaborador solicitará los gastos por la nueva plataforma y se asignará por sistema el presupuesto, mismo que deberán comprobar con facturas y/o comprobantes:
-Hospedaje
-Alimentos
-Transporte
-Combustible (si aplica)
-Casetas (si aplica)
- Las facturas deben realizarse con un monto máximo de $2,000.00 si el pago es en efectivo, en caso de pago con tarjeta no es obligatorio.
Proceso de Viáticos
Solicitud por el colaborador
- Planeación con dos días de anticipación.
- Los viáticos se solicitan con 1 día de anticipación.
- Apego a los montos autorizados.
- Solicitud en la herramienta de viajes.
Gestión del Supervisor
- Revisión de montos
- Autorización de la solicitud
- Dotación del recurso
Comprobación del colaborador
- Recabar comprobantes fiscales
- Elaborar comprobación mediante la herramienta de viajes
Autorización del Supervisor
- Autorización en base a los montos establecidos por política.
- Confirmación de saldos con el colaborador
Puntos a considerar
Autorizaciones
- El colaborador debe solicitar autorización del viaje al jefe inmediato con 3 días de anticipación.
- El Supervisor de Administradores debe autorizar el monto, destino y periodo del viaje en un lapso no mayor a 1 día.
- El colaborador deberá recibir su transferencia en un lapso no mayor a un día hábil.
- Al Supervisor de Administradores le van a caer todos los viáticos que se soliciten dentro de su zona.
- En caso de movilización (viaje ida y vuelta el mismo día), solo se autorizan $80 pesos con factura, ticket o nota de consumo.
- Cuando el desplazamiento terrestre sea mayor a 8 horas, estará permitido el viaje en avión, siempre que se cuente con la autorización del Sub Director de Administración.
- Los gastos deben comprobarse como máximo 3 días hábiles siguientes al regreso del viaje, de lo contrario pasan directo a descuento.
No se asume ninguna responsabilidad de reembolsar los siguientes gastos:
- Artículos de aseo personal
- Consultas médicas o dentales
- Reparación de vehículos que no sean de la empresa
- Propinas a maleteros o taxistas
- Multas o infracciones sancionadas por la autoridad
- Gastos personales
- Gastos respaldados por facturas alteradas
- Gastos para equipo de cómputo, electrónico o celular
- Gastos de familiares
- Gastos para eventos, cursos o reuniones
- Gastos para copias, papelería, etc.
- Gastos para pagos de servicios como luz, agua, etc.
- Gastos fuera de los límites de políticas
Comprobación de gastos
Supervisor
A continuación, te mostramos las actividades que deberás realizar para las comprobaciones de gastos.
Para realizar una comprobación
- El colaborador deberá ingresar al nuevo sistema diseñado para viajes
- En el sistema cargarán sus facturas y xml
- El mismo sistema validará la originalidad directamente en la página del SAT
- Una vez que se termina la comprobación, cae directamente con el Supervisor para su autorización.
Para validar una comprobación
- Considerar los gastos realizados de acuerdo a los niveles indicados en viáticos.
- Validar montos de consumos.
- Validar montos en facturas.
- Puedes realizar ajustes a lo comprobado de acuerdo a los montos autorizados por jerarquía.
- Una vez que validas la comprobación, ésta se cierra y se confirma como pagada.
- Ya no aplican noches adicionales para promotores volantes.
Perfiles involucrados:
- Supervisor
- Administrador
Perfiles involucrados
Administrador de sucursal
- Apoya en dar a conocer los lugares más recomendados en caso de necesitar hospedajes.
Supervisor de administradores
- Realiza autorizaciones para los colaboradores de su zona que requieren algún gasto por viáticos.
- Realiza las validaciones por comprobaciones de gastos, considerando que éstas se encuentren bajo lineamientos y políticas autorizadas y mencionadas en este comunicado.
- Analiza los gastos realizados en las comprobaciones y valida que correspondan al monto autorizado de acuerdo a jerarquía.