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Proceso Administrativo: Organización

Organización

Caracteristicas

Organizacion

Caracteristicas

Un proceso administrativo se da como un flujo continuo y conectado de actividades establecidas para lograr el aprovechamiento del recurso humano, técnico, material y cualquier otro, con los que cuenta la organización para desempeñarse de manera efectiva. Este conjunto de actividades, está regido por ciertas reglas o políticas empresariales cuya finalidad es reforzar la eficiencia en el uso de dichos recursos.

Las funciones del proceso administrativo son las mismas funciones da las diferentes etapas (planificación, organización, dirección y control) pero se diferencian de las mismas porque son aplicadas a los objetivos generales de la organización.

Caracteristicas

La organización es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la empresa por todos quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es la coordinación. Después de la planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización equitativa de los recursos para crear una relación entre el personal y el trabajo que debe ejecutar.

Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las tareas a realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a quién deben rendir cuentas. Es decir, la organización permite conocer lo que debe hacerse para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las actividades y proporcionando los recursos necesarios. Para ayudar de forma decisiva a cumplir los objetivos empresariales y tener éxito en la producción de bienes o servicios la organización del proceso administrativo ha de ser efectiva y clara.

La organización efectiva del proceso administrativo tiene unos elementos comunes, independientemente de la naturaleza y del ámbito en que opere la empresa:

• Es de carácter continuo, proporcionando unas pautas bien definidas y la administración de los recursos a lo largo del tiempo;

• Proporciona métodos para ejecutar las actividades de forma mucho más eficiente;

• Reduce costos de producción y aumenta la productividad empresarial, eliminando gastos superfluos;

• Evita esfuerzos duplicados y, por tanto, inútiles, delimitando de forma muy precisa las funciones y competencias del personal;

Para saber cómo realizar la organización en el sistema productivo hay que tener en cuenta que éste se puede dividir en dos etapas fundamentales.

En una primera etapa, que se suele realizar al crear una empresa nueva o al ampliar y expandir negocio en empresas ya consolidadas, hay que dividir el trabajo. Así, los gestores y responsables de recursos humanos de la compañía han de separar y delimitar las actividades, dividiendo al personal en función de su especialización y organizando la compañía por jerarquías y departamentos.

Y en la segunda etapa, una vez dividido el trabajo, es el turno de la coordinación, unificando esfuerzos para lograr los objetivos de la compañía. Esta segunda etapa es una fase de perfeccionamiento y servirá para aumentar la productividad y mejorar las estructuras organizativas creadas.

Otro de los elementos de la organización del proceso administrativo que hay que considerar siempre es el tipo de organización de la que se trata. Las organizaciones más corrientes son:

• La organización lineal es la más antigua pues su origen se remonta a los antiguos ejércitos y la época medieval. Se trata de una organización sencilla y piramidal, con líneas de comunicación rígidas, una autoridad lineal o única y unas tareas muy determinadas. Es una organización del proceso productivo muy predecible y fija.

• La organización funcional se basa en la especialización y en la realización por parte del personal del menor número posible de funciones. Con este sistema se pretende obtener la mayor eficiencia de cada trabajador especializado.

• La organización lineo-funcional trata de combinar los principales elementos de la organización en el proceso productivo de las organizaciones lineal y funcional, con mayor o menor éxito en cada caso.

• La organización de staff es desarrollada por grandes empresas. En ella profesionales expertos externos ayudan a la organización a cumplir sus objetivos.

• La organización en comité consiste en la organización en grupos de personas que se reúnen y toman las decisiones de forma común. Estos comités pueden ser directivos, ejecutivos, de vigilancia o consultivos.

• La organización de tipo matricial la empresa se organiza en base a funciones y proyectos. En función del proyecto empresarial surgen las funciones y actividades a realizar en la compañía.

Organización Empresarial

Las empresas no nacen ni se estructuran por sí mismas. Antes de ponerlas en marcha, sus directivos deben tener clara la forma en que ésta se organizará de cara a las tareas propias de su actividad comercial. Este proceso se conoce como organización empresarial o estructuración del negocio. Ninguna labor de gestión y administración será posible si antes no se fija un plan de organización, el cual debe sentar las bases para el funcionamiento de la empresa y para elementos asociados, por ejemplo el control de riesgos, la gestión de calidad o los Recursos Humanos, entre otros.

En la capacidad de organización se refleja, además, la idea de negocio que las esferas directivas tienen de la misma y la claridad de las metas que se han propuesto. La estructura es, digamos, la materialización de la idea para optar por un modelo en el que la información fluirá con mayor facilidad y abrirá campo a nuevos colaboradores. El objetivo es claro: adaptarse a las exigencias del siglo XXI.

Caracteristicas

En los modelos de organización empresarial, el líder es mucho más que una voz de mando. Se trata, ante todo, de una facultad relacionada con la gestión y que casi siempre recae en los directivos o gerentes. Esta figura es de vital importancia en los procesos de organización empresarial, pues de los líderes depende en gran medida el funcionamiento de los sistemas internos. Las principales funciones de quien ejerza el liderazgo en un proceso de este tipo se pueden resumir de la siguiente manera:

• Asignación de deberes a los integrantes de la compañía.

• Delegación de autoridad en jefes o encargados.

• Gestión del factor humano y de la capacidad de los equipos de trabajo.

• Supervisión de las actividades corporativas.

• Intervención en aquellos casos que necesiten soluciones o correcciones.

• Generación de confianza en los otros niveles jerárquicos.

• Asignación de responsabilidades en función de las habilidades.

La división más utilizada suele ser por funciones, sobre todo si se trata de pymes, esto es debido a su sencillez de implantación y al control tan fácil que conlleva. Con ella se obtiene el mayor provecho de las habilidades técnicas de los trabajadores, ya que los junta según su especialidad. Una vez que la empresa está compuesta por diferentes departamentos, es el momento de realizar la organización empresarial para triunfar con el negocio y no dejar nada al azar. Tomando en cuenta los siguientes puntos:

• Fija unos objetivos para la empresa. Estos objetivos deben ser reales y alcanzables y debes fijar metas concretas para cada departamento. Una vez fijados házselos saber a los distintos integrantes de la organización.

• Controla los recursos que se dispone en la empresa. Estos recursos son tanto financieros como humanos. Es necesario conocer la cantidad de trabajadores de los que dispones y, sobre todo, cuáles son sus capacidades. Esto te ayudará a reducir costos y fijar con más claridad los límites de producción.

• Organiza las tareas. Crea un listado con las actividades que realiza la empresa, fija en él cuáles son los trabajos prioritarios, el tiempo que se debe emplear para su ejecución y quién será el responsable de cada una de las actividades.

• Debes estar preparado para cualquier adaptación. Esto quiere decir que el mercado está en constante cambio, al igual que la tecnología o, incluso, las condiciones internas de una empresa, por lo que como organización de la organización se debe estar preparado para cualquier cambio.

• Es imprescindible que controles los gastos. Parecerá muy obvio, pero es necesario no gastar más de lo que se ingresa, por lo que debes seguir un riguroso control de las cuentas con costes y las ganancias.

Caracteristicas

Conceptos Basicos de la Organizacion

Conceptos Basicos de la Organizacion

Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Elementos del Concepto.

Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

Sistematización. Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. En la organización surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. Jerárquica. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Etapas. Es el agrupamiento de actividades para las que son semejantes y estén relacionadas lógicamente entre sí.

Jerarquización. Establecer las líneas de autoridad

Departamentalización. División de las áreas

Descripción de funciones. Listado de todas y cada una de las tareas de cada persona.

Organizaciones Segun sus Fines

Tipos De Organización

Es decir, según el principal motivo que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en:

1. Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines (si no es el único) generar una determinada ganancia o utilidad para sus propietarios y/o accionistas.

2. Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad por ello.

El ejército, la Iglesia, los servicios públicos, las entidades filantrópicas, las organizaciones no gubernamentales (ONG), etc. son ejemplos de este tipo de organizaciones.

Segun su formalidad

Dicho en otras palabras, según tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. Estas se dividen en:

1. Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explícita dónde y cómo se separan personas y actividades y cómo se reúnen de nuevo.

Según Idalberto Chiavenato, la organización formal comprende estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la organización, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos que expresan cómo la organización pretende que sean las relaciones entre los órganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos sean alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido.

Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o más de los siguientes tipos de organización:

• Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y antigua, pues tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre organización lineal significa que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su área de competencia, pues las líneas de comunicación son estrictamente establecidas. Es una forma de organización típica de pequeñas empresas o de etapas iniciales de las organizaciones.

• Organización Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones. Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio funcional para la diferenciación de actividades o funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa: Es el germen del staff.

• Organización Línea-Staff: El tipo de organización línea-staff es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas. En la organización línea-staff, existen características del tipo lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional más complejo y completo. En la organización linea-staff coexisten órganos de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órganos de apoyo y de consultoría) manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras los órganos de staff prestan asesoría y servicios especializados.

• Comités: Reciben una variedad de denominaciones: comités, juntas, consejos, grupos de trabajo, etc. No existe uniformidad de criterios al respecto de su naturaleza y contenido. Algunos comités desempeñan funciones administrativas, otros, funciones técnicas; otros estudian problemas y otros sólo dan recomendaciones. La autoridad que se dá a los comités es tan variada que reina bastante confusión sobre su naturaleza.

2. Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organización.

Según Hitt, Black y Porter, aunque prácticamente todas las organizaciones tienen cierto nivel de formalización, también todas las organizaciones, incluso las más formales, tienen un cierto grado de informalización.

Segun su grado de Centralizacion

Segun su grado de Centralización

Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:

3. Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores.

Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los ejércitos, el servicio postal y el misterio de hacienda.

4. Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralización es característica de organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles. Las empresas que enfrentan competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad.

En este punto, y a manera de complementar lo anterior, cabe señalar que según Hitt, Black y Porter, con frecuencia, los estudiantes perciben que formalización y centralización son esencialmente lo mismo, y por tanto, creen informalización y descentralización como sinónimos. Sin embargo, éste no es el caso. Se puede tener una organización muy formal que esté altamente centralizada, aunque también una organización formal que esté bastante descentralizada. Por otro lado, también habría una organización altamente informal que esté descentralizada o altamente centralizada.

Consideraciones

Es necesario mencionar que una misma organización puede tener las características de dos o tres tipos de organizaciones al mismo tiempo; lo cual, da a conocer —en pocas palabras— sus fines, estructura y características principales. A continuación, veamos algunos ejemplos:

• Organizaciones con fines de lucro, formales y centralizadas: Como las pequeñas empresas, cuyo principal objetivo es lograr un beneficio o utilidad. Para ello, tienen una estructura organizacional formal (aunque sea básica) y la autoridad suele concentrarse en el dueño o propietario (quién tiene la última palabra).

• Organizaciones con fines de lucro, formales y descentralizadas: Por ejemplo, las grandes corporaciones transnacionales que tienen entre sus principales objetivos el lograr un beneficio o utilidad, cuentan con una estructura y sistema organizacional formal y delegan a sus oficinas regionales la capacidad de tomar decisiones para responder oportunamente al mercado o a las condiciones sociopolíticas del país donde se encuentran, sin tener que solicitar autorización para ello.

• Organizaciones con fines de lucro, informales y centralizadas: Como ejemplo, podríamos citar a las microempresas (que suelen tener entre 2 y 10 empleados o familiares que trabajan realizando alguna labor), las cuales, suelen operar en la informalidad al no tener medios oficiales externos (como papeles que dan fé de su existencia ante el estado) e internos (como un organigrama). Sin embargo, tienen el objetivo de generar un beneficio o utilidad y son altamente centralizadas porque la autoridad recae sobre el propietario o jefe de familia.

• Organizaciones sin fines de lucro, formales y centralizados: El ejército, la policía, los ministerios y otras entidades del Estado, son claros ejemplos de este tipo de organizaciones.

• Organizaciones sin fines de lucro, formales y descentralizados: Por ejemplo, las ONG´s internacionales que delegan gran parte de la toma de decisiones a sus oficinas regionales para que puedan responder con prontitud a las necesidades de su sector o campo de acción.

• Organizaciones sin fines de lucro, informales y centralizadas: Por lo general, son grupos de personas que por lo iniciativa de una persona considerada líder de opinión (a la cual siguen por su carisma y prestigio) se reúnen informalmente para realizar alguna actividad específica, como reunir regalos para obsequiarlos a niños pobres en navidad o reunir fondos para ayudar a una familia en dificultades económicas, etc...

• Organizaciones sin fines de lucro, informales y descentralizados: En algunas ocasiones, la idea de un líder de opinión (por ejemplo, de reunir y obsequiar regalos en navidad) se convierte en un modelo a seguir y es "exportado" a otros lugares donde otras personas siguen la idea, pero, tomando sus propias decisiones.

Organigrama

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.

Por consiguiente, los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y todos aquellos que participan en su diseño y elaboración tienen la necesidad de conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos.

Organigrama

1. Por su naturaleza. Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

• Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

• Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.

• Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

1. Por su naturaleza

2. Por su finalidad. Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

• Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

• Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

• Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio.

• Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

2. Por su finalidad

3. Por su ámbito. Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

• Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

• Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

3. Por su ámbito

4. Por su contenido. Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

• Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.

• Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.

• De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

4. Por su contenido

5. Por su presentación o disposición gráfica. Este grupo se divide en cinco tipos de organigramas:

• Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.

• Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

• Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficasion. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

• De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

• Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, ósea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

5. Por su presentación o disposición gráfica

Referencias

https://www.emprendepyme.net/la-organizacion-del-proceso-administrativo.html

https://www.webyempresas.com/proceso-administrativo/#2-_Organizacion

https://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/gestion-de-equipos-y-project-management/organizacion-empresarial-caracteristicas-tipos-y-objetivos?fbclid=IwAR1_OCtSUbIBKEmjfS1xxMcU4lWsnhternvnLHvsE9BCTcLRAYwadFOeViM

https://retos-operaciones-logistica.eae.es/que-es-la-organizacion-empresarial-y-como-aplicarla-a-mi-empresa/

http://baldeck-carlos.blogspot.com/2010/05/concepto-e-importancia-de-la.html

https://www.promonegocios.net/empresa/tipos-organizaciones.html

https://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html

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