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지시받기와 보고하기
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지시 받기와 보고하기
지시
보고
의미
절차
지시받기와 보고하기의 의미와 절차 1
1. 직장 업무의 대부분은 상사의 지시와 명령에 의해 진행되고,
그 결과를 보고함으로써 마무리된다.
2. 업무를 지시 받을 때와 결재를 받거나 업무 결과를 보고할
때도 필요한 요령과 예절이 있다.
지시받기와 보고하기의 의미와 절차 2
3. 상사로부터 지시나 명령을 받을 때 그 의도를 명확하게 파악
하고 업무를 수행하지 않으면 나중에 낭패를 볼 수도 있다.
4. 업무를 수행하는 도중에 중간보고를 하여 일이 상사의 의도에
어긋나지 않고 제대로 진행되고 있는지
점검하는 것이 필요하다.
지시받기
지시
받기
지시
예절에 맞게 지시와 명령을 받는다.
1. 상사가 부르면 즉시 대답하고 메모 준비를 해서 간다.
2. 지시사항은 육하원칙에 맞게 기록하면서 끝까지 듣는다.
라고 말하며 지시를 기다린다.
3. 의문사항이 생기면 끝까지 듣고 나서 질문한다.
4. 상사 앞에 비켜서서 부르셨습니까?
대답
대답은 언제나 "예"라고 한다.
1. 상사의 지시가 불합리하거나 실행하기 어려운 것이라고 해도 일단
"예"라고 하고 받아들인 다음에 의견을 제시하는 것이 올바른 태도이다.
2. 실행하기 어려운 것을 무조건 받아들이면 더 큰 문제가 될 수 있으므로
말투와 자세에 유의하여 상사의 지시에 거부하는 태도로 보이지 않도록
자신의 의견을 말할 수 있어야 한다.
3. 솔직하게 말해서 양해를 구한 후 다음 지시를 기다리면 된다.
조정
지시가 겹치면 예의에 맞게 조정한다.
1. 상사에게 지시를 받았는데 다른 상사가 지시를 할 경우에는
직위 고하를 불문하고 나중에 지시한 상사에게 사정을 말하고
조정을 받는다.
2. 직속상사가 아닌 사람에게 지시를 받았을 때는 타 부서 상사의
지시도 따르는 것이 원칙이지만 지시 받은내용을 직속 상사에게
보고하여 조정이 이루어지도록 한다.
예문
지시하신 보고서 준비하겠습니다.
그런데 과장님이 지시한 현장 조사를 먼저 처리한
후에 해도 되겠습니까?
보고 방법
보고
하기
결과
보고
지시받은 일이 끝나면 즉시 결과를 보고한다.
1. 보고는 반드시 지시를 내린 사람에게 해야 한다.
2. 다른 사람에게 전해 달라고 하는 것은 직장예절에서
어긋나는 행동이다.
3. 상사가 자리를 비웠다면 돌아오기를 기다렸다가 다시 보고한다.
4. 상사를 불쾌하게 만들 수 있으므로 주의한다.
중간
보고
지시 받은 일이 끝나지 않았더라도 중간보고
시간이 많이 소요되어 업무 진행이 늦어질 때, 업무 수행이
불가능한 상황이 발생했을 때 관련된 중요 정보를 알게
되었을 때에는 반드시 중간보고를 한다.
결론
보고
보고는 결론부터 먼저 말한다.
1. 보고를 할 때는 결론-이유-결과의 순서로 간결하게,
객관적이고, 정확하게 보고한다.
2. 내용에 따라 참고 자료 및 의견을 첨부하여 보고한다.
3. 자신의 의견이 포함되어 있다면 개인적인 생각임을
분명히 말한다.
구두보고
구두 보고를 먼저하고 서면 보고를 한다.
1. 일상 업무의 진행 사항이나 긴급한 사항은 구도로 보고한다.
2. 업무 중 발생한 착오는 구두 보고를 먼저하고,
필요하면 서면 보고를 한다.
역할극
다음 사항에 대한 역할극에 대해 이야기 해보자.
1. 먼저 부하직원의 역할을 맡은 사람이 부하 직원들이
자주 겪을 만한 소재로 이야기 한다.
2. 상시 역할을 맡은 사람은 부하 직원의 말을 듣고
상사들이 흔히 할 만한 이야기를 한다.
3. 5분 동안 계속 이야기를 한 후 서로의 역할을
바꾸어서 말한다.
다음 사항에 대한 역할극에 대해 이야기 해보자.
4. 부하 직원 역할을 한 사람은 어떤 감정을
느꼈는지 말한다.
5. 상사 역할을 한 사람은 어떤 감정을
느꼈는지 말한다.
6. 올바른 보고하기와 지시받기에 대해
서로이야기해 본다.