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Transcript

Ejecución de Obra Pública

Procedimiento

Ejecución de Obra Pública

PR-INFI-003

Secretaría de Infraestructura Física

Objeto:

Orientar la realización de las actividades necesarias para la ejecución de las obras públicas del Municipio de Medellín, acorde con lo establecido en los estudios previos, pliegos de condiciones, especificaciones técnicas y normatividad vigente.

Alcance:

Inicia con el estudio y la verificación por parte del Equipo de Supervisión de la documentación contractual, continuando con el control de la ejecución de la Obra Pública y terminando con el recibo a satisfacción de los productos contratados a través de las diferentes modalidades.

1

Formalización designación de la

Supervisión Grupal:

Una vez finalizada la etapa contractual, la Secretaría de Suministros y Servicios realizará la designación de la supervisión grupal de acuerdo a los planes de supervisión proyectados por ella y por la SIF.

1

FO-ADQU-0159

Designación Supervisión Grupal

Registro

2

Designación de equipo interdisciplinario de apoyo a la supervisión SIF (Si Aplica):

2

Paralelamente a la designación del supervisor, la SIF realizará la designación del equipo de apoyo interdisciplinario, definido de acuerdo a las necesidades del contrato de obra pública:

1. Profesional de acompañamiento Social.

2. Profesional de acompañamiento Ambiental.

3. Profesionales del área Técnica (hidráulico, arquitectónico, estructural, eléctrico, entre otros)

Oficio o correo electrónico

Registro

3

Revisión de información asociada al contrato

de ejecución de la Obra Pública:

El interventor deberá revisar con anterioridad al inicio de la Obra Pública, que los documentos entregados para la ejecución del proyecto estén completos y acordes con las necesidades y disposiciones contractuales, y dejar constancia de ello en el formato de lista de chequeo dispuesto para tal fin y que hará parte del expediente del contrato.

3

FO-ADQU – 269

Hoja índice control de

documentos - Lista chequeo

Registro

4

Verificación de hojas de vida del personal de obra e interventoría:

4

La interventoría recibe para su verificación las hojas de vida del equipo de trabajo del contratista de obra, previamente revisadas y aprobadas por la Secretaría de Suministros y Servicios en la etapa de legalización del contrato. En caso de presentarse un cambio de alguno de los profesionales propuestos y aceptados, estará a su cargo la revisión y aprobación de las nuevas propuestas, velando por el cumplimiento de los requisitos estimados en el pliego de condiciones.

De igual forma el supervisor realizará el mismo ejercicio con las hojas de vida del personal de la interventoría.

Oficio o correo electrónico

Registro

5

Socialización del proyecto con la comunidad y otras entidades:

El Supervisor técnico de la SIF, con el apoyo social del contrato (De existir), coordinará con el contratista de obra y con la interventoría, para presentar a la comunidad del sector el proyecto de Obra Pública a ejecutar, especificando su alcance y la dinámica de trabajo, así como los profesionales que integran cada uno de los equipos.

Además se socializará y se tendrá comunicación permanente con otras entidades, cuando las actividades a desarrollar tengan componentes que dependan, afecten o aporten a la gestión de cada una de ellas.

5

FO-TICS-141

Acta de Reunión General

Registro

6

Suscripción acta de inicio:

Las actas de inicio serán suscritas por los contratistas de obra e interventoría y el supervisor de la SIF. Según corresponda.

6

FO-ADQU-058

Acta de Inicio

Registro

7

Elaboración, suscripción y revisión de documentos complementarios al inicio de la ejecución de la obra pública:

Durante el desarrollo del contrato el interventor deberá revisar y aprobar la elaboración y/o suscripción de los documentos que se generen en el desarrollo del contrato.

Además, es el responsable de implementar desde el primer día de ejecución de la obra el Libro de Bitácora y verificar que las anotaciones estén respaldadas con su firma, las del contratista y del supervisor designado por la SIF. (Para este último cuando aplique).

El libro de bitácora debe permitir la identificación y cargo de los firmantes.

7

• PMT aprobado

• PASAO aprobado

• FO-INFI 030 Acta de entorno

Registro

• FO-INFI 031

Acta de vecindad

• Libro de bitácora

(Actas, anotaciones varias – NORMA)

8

Trámite de pago y control de manejo de anticipos o de recursos a administrar:

El proceso para el trámite, entrega y control del anticipo se realizará de acuerdo a lo establecido en los pliegos de condiciones.

La interventoría y el supervisor designado realizarán el control de acuerdo con lo establecido en la guía de supervisión e interventoría o en el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios y que entre otros se relaciona con el plan de inversión del anticipo, solicitud y reintegro de los rendimientos financieros.

En caso de que la obra pública se ejecute por medio de un contrato o convenio interadministrativo, la entrega de los recursos a administrar se realizará de acuerdo a las condiciones establecidas en el mismo.

8

• FO-ADQU-057

Acta de entrega de anticipo

• Cuenta de Cobro recursos a administrar

Registro

9

Reintegro de rendimientos financieros de los recursos entregados como anticipo y en administración:

Para los casos de anticipos entregados y de los contratos o convenios interadministrativos, en los que se entreguen recursos a administrar para el desarrollo de proyectos, se deberá solicitar el reintegro de los rendimientos de estos recursos, de acuerdo a lo requerido por el proceso de Hacienda Pública.

9

FO-HAPU-454

Reintegro de Recursos

Registro

10

Realización de informe mensual:

La Interventoría presentará un informe mensual que dé cuenta del avance del proyecto, y demás situaciones que permitan tener una visión clara y objetiva del estado de las obras y del cumplimiento de las obligaciones contractuales durante el período respectivo.

Dicho informe deberá ser consecuente con la información periódica de avance reportada por los supervisores técnicos.

El supervisor hará un ejercicio similar con relación al contrato de Interventoría, además de incluir la información general de seguimiento al proyecto. A su vez, la supervisión grupal (Técnico, logístico, jurídico) y el equipo de apoyo interdisciplinario de acuerdo a su campo de acción, deberán revisar cada uno de los informes mensuales entregados por la Interventoría

10

FO-ADQU-273

Informe Parcial y/o Final de Interventoría de Obra Pública

Registro

El informe de Interventoría debe contener la siguiente información:

1. Información General del Proyecto

2. Informe Técnico del Seguimiento al Contrato de obra

3. Informe socio-ambiental de seguimiento al proyecto

(Ver IN-INFI-015 Instructivo Componente social, IN-INFI-014 Instructivo Componente Ambienta)

4. Informe Administrativo de seguimiento al proyecto

5. Informe Financiero y Contable

6. Informe Jurídico

7. Registro Fotográfico del avance de la obra

8. Recomendaciones y conclusiones generales de la Interventoría sobre el desarrollo del contrato de Obra

FO-ADQU-274

Informe Parcial y/o Final de

Supervisión de Obra Pública

Registro

El informe de Supervisión debe contener la siguiente información:

1. Información General del Proyecto

2. Informe Técnico del Seguimiento al Contrato de interventoría

3. Informe socio-ambiental de seguimiento al proyecto

(Ver IN-INFI-015 Instructivo Componente social, IN-INFI-014 Instructivo Componente Ambiental)

4. Informe Administrativo de seguimiento al proyecto

5. Informe Financiero y Contable

6. Informe Jurídico

7. Recomendaciones y conclusiones generales de la Interventoría sobre el desarrollo del contrato de Obra.

11

Seguimiento a la ejecución de Obra Pública:

El interventor realizará seguimiento y control a todas las actividades que realice el contratista con el fin de ejecutar el objeto contractual, observando que se ajuste a lo pactado en especificaciones técnicas, calidad, y cantidades entre otros, de acuerdo a las funciones definidas y documentando el proceso continuamente.

El supervisor técnico deberá coordinar y participar en el comité de obra de seguimiento al proyecto, de acuerdo a la periodicidad establecida para su realización en los pliegos de condiciones y velando por la ejecución del objeto y alcance contractual.

11

FO-TICS-141

Acta de Reunión General

Registro

12

Realización de actas de pago:

El contratista elabora el acta de pago del contrato de obra teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:

• Logo de la Alcaldía del Municipio de Medellín.

• Datos generales del contrato: Número, objeto, valor, plazo, fecha de inicio, fecha de terminación, número de acta de pago y fecha.

• Identificación del acta a pagar: valores y cantidades.

• Cifras acumuladas: valores y cantidades.

• Especificación de amortización de anticipo o descuentos realizados.

• Cambios de obra, obras extras, adiciones. (Si aplica para el acta de pago que se está tramitando).

• Firma de responsables.

12

• FO-INFI- 041

Acta de ítems de pago de

Obra Pública o Interventoría

Registro

La Interventoría revisará y aprobará las actas de obra, verificando que la información financiera que contenga esté correcta y acompañada de los anexos y comprobantes correspondientes, igualmente deberá verificar y revisar el pago de seguridad social y aportes parafiscales por parte del contratista.

El supervisor hará lo mismo para el contrato de interventoría.

• FO-HAPU-453

Informe Ejecución de recursos

entregados en Administración

13

Actuaciones de modificación del contrato:

13

El equipo de Supervisión Grupal estará a cargo de coordinar con el contratista de obra e interventoría, las modificaciones que deban surtir los contratos, situación que se deberá informar al ordenador del gasto oportunamente y estar atento a que se formalicen las diferentes actas de modificación al contrato (ampliaciones, adiciones, suspensiones, reanudaciones, cambio de obra, convenio de precios de obra extra, entre otros) cuando apliquen.

La supervisión también velará porque en todas las actuaciones de modificación, se revisen y actualicen las garantías establecidas.

• FO-ADQU-065

Acta de suspensión

• FO-ADQU-109

Acta de reanudación

Registro

• FO-ADQU-142

Acta cambio y/o ajuste de

ítems y cantidades

• FO-ADQU-206 Minuta de Modificación

Ampliación y Adición con otrosí al contrato

• Oficio aprobación de Pólizas

14

Terminación de Obra Pública:

Acto mediante el cual se da por terminado el tiempo de ejecución de la obra y si es del caso en el que el contratista de obra, el interventor y el supervisor técnico, definen observaciones o detalles mínimos pendientes de realizar para lograr el recibo a satisfacción.

14

• FO-INFI-034

Acta de Terminación de

Obra Pública

Registro

15

Recibo de Obra Pública:

El recibo y aceptación de las obras contratadas se cumplirá de conformidad con las especificaciones y características estipuladas para cada modalidad de contratación o adquisición, y dentro de los términos allí señalados.

• Recibo de obra pública ejecutada por proceso de selección

• Recibo de obra pública ejecutada por contratos interadministrativos y/o convenio

Aunque la ejecución de las Obras Públicas para incorporar al patrimonio y las ejecutadas por obligaciones urbanísticas no se llevan a cabo bajo el proceso de Gestión de la Obra Pública, el recibo de obra se realiza acorde a los instructivos definidos para ello en el procedimiento de Ejecución de Obra Pública, por tal motivo, se vinculan a esta tarea los instructivos y formatos requeridos para tal fin.

15

• IN-INFI-013

Instructivo recibo de

obra pública ejecutada por

proceso de selección

Obra Pública por

Proceso de Selección

• FO-INFI-042

Acta de Recibo Final

Obra Pública

• IN-INFI-012

Instructivo recibo de obra

pública ejecutada por contratos interadministrativos y/o convenio

Obra Pública por

Convenio

• FO-INFI-042

Acta de Recibo Final

Obra Pública

• IN-INFI-011

Instructivo de Acta de Recibo

de Obra Pública para incorporar al patrimonio

Obra Pública para incorporar al patrimonio

• FO-INFI-040

Acta de Recibo de

Obra Pública para incorporar al Patrimonio del Municipio

• IN-INFI-016

Recibo Obra Pública

ejecutada por Obligaciones

Urbanísticas

Obra Pública por

Obligaciones Urbanísticas

•FO-INFI 036

Solicitud Acta de Inventario

del Espacio Público

• FO-INFI 037 Solicitud Paz y Salvo del

Acta de inventario del Espacio Público

• FO-INFI 038 Solicitud

Recibo de Obra Pública

ejecutada por Obligaciones

Urbanísticas

• FO-INFI-042 Acta de Recibo Final

Obra Pública

Con el cumplimiento de la tarea 15 se da por terminado el procedimiento de Ejecución de Obra Pública. Los supervisores orientarán al interventor para que estos a su vez, realicen el enlace con el Procedimiento PR-ADQU Planear y ejecutar la supervisión e interventoría del contrato – TAREA 18 – del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios que orienta la ejecución del contrato hasta la etapa de liquidación.

FIN

Aspectos para tener en cuenta:

La entidad gestora o dueña del proyecto de Obra Pública, al momento de definir el alcance de la necesidad deberá tener en cuenta lo siguiente:

• Designar un técnico gestor que acompañe el proceso velando por la satisfacción de la necesidad en los términos que defina el ente gestor, durante todo el período de diseño y/o ejecución de la Obra Pública.

• Recursos económicos para realizar los contratos de:

- Estudios y diseños que se estimen necesarios para la ejecución según su alcance.

- Interventoría para los diseños y/o la obra según aplique.

- Prestación de servicios para el personal de apoyo a la supervisión en caso de que se requiera.

• Recursos económicos, humanos y técnicos para la puesta en operación, administración, sostenimiento y mantenimiento de la Obra Publica.

Flujograma

Proceso de Gestión de la Obra Pública

Procedimiento de Ejecución de Obra Pública

Flujograma

Gracias

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