LA UNIDAD ORGANIZACIONAL

"Llegar juntos es el principio; mantenerse juntos es el progreso; trabajar juntos es el éxito."

Henry Ford

ORGANIZACIÓN PARA LA PRODUCTIVIDAD

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Objetivos

Es fundamental precisar con claridad los objetivos de la organización. De la subdivisión de esos objetivos depende la creación de las unidades de organización.

Una organización del trabajo muy acentuada requiere de unidades coordinadas, pues, a medida que el trabajo se divide en unidades diferentes, éstas van siendo cada vez más interdependientes.

LA UNIDAD ORGANIZACIONAL

Ejemplo

Si en el caso de Adquisiciones existieran siete unidades especializadas cada una en una materia prima determinada, surgiría la necesidad de coordinarlas, pues, en cierto sentido, la compra de una materia prima está relacionada con la compra de otra

¿Qué es una unidad de organización?

Una persona sola no puede llevar a cabo cierta empresa para alcanzar un objetivo determinado, se une con otras, para así, juntas, llegar a la meta propuesta. Como el trabajo requiere diferentes habilidades, se divide en especialidades, las que pueden agruparse en áreas.

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En términos generales, podemos decir que una unidad de organización representa a un área definida dentro de una empresa u organización, sobre la cual un jefe tiene autoridad para la ejecución de un grupo específico de actividades para alcanzar un objetivo determinado.

Ejemplo

El Club de Fútbol divide a sus miembros en distintas especialidades: el arquero, el centro,delantero, el kinesiólogo, el tesorero, etc. sin embargo, estas actividades diferentes se pueden agrupar en áreas más generales, y así podemos pensar en: el equipo de fútbol, la tesorería, el apoyo al equipo (kinesiólogo, aguatero), etc. Cada una de estas áreas podría denominarse unidad de organización.

C2

ETAPAS

B4

B

CENTRALIZACIÓN

Pasos en el proceso de operacionalización de una variable.

ELEMENTOS DE UNA UNIDAD ORGANIZACIONAL

Centralización: grado en el que la capacidad para tomar decisiones importantes está limitado a los niveles superiores

La Centralización y la Descentralización son dos maneras opuestas de transferir poder en la toma decisiones y de cambiar la estructura organizacional de las empresas de forma concordada.

Las tareas y funciones de la empresa se organizan unas unidades organizacionales, que comúnmente denominamos como departamentos.

•Determinar las escalas de las variables (tipo de medición).

•Indicar los ítems relacionados en el instrumento.

•Indicar las posibles respuestas del instrumento.

•Indicar la variable a medir.

•Conceptualizar la variable, llamada también definición conceptual.

Por producto

Puede tratarse de productos o líneas de productos y al igual que en el caso del agrupamiento por clientes las estructuras se repiten, permite a empresas que tienen una diversificación de productos controlar las estrategias de cada línea, medir sus resultados garantizando que se le pone el mismo empeño a cada rama sin descuidarlas.

Por funciones

La centralización es una característica de la estructura de poder:

•Establecer las dimensiones de las variables o variables contenidas en la definición conceptual.(Variables más epecíficas)

•Encontrar los indicadores de esas dimensiones (nivel de medición directa).

NOTA:

LA CENTRALIZACIÓN ES RELATIVO NO ABSOLUTO ES DECIR NUNCA UNA ORGANIZACIÓN ES COMPLETAMENTE CENTRALIZADA O DESENTRALIZADA.

• Patrón de distribución del poder y la capacidad de tomar decisiones.

Esta es la forma de organización clásica, en ella, la empresa se divide de acuerdo a sus áreas o funciones principales, como lo son producción, ventas y finanzas, esto lo podemos ver reflejado en el siguiente organigrama

Factores que influyen en el grado de Centralización

Pocas organizaciones podrían funcionar en forma eficaz si solo un grupo selecto de gerentes de alto nivel tomarán las decisiones; ni podrían funcionar si todas las decisiones se delegaran a los empleados de niveles inferiores.

Por tiempo

Esta modalidad es útil para organizaciones que poseen procesos de trabajo continuo y que sus operaciones se realizan las 24 horas del día, esto permite que grupos de trabajo coordinen sus actividades dentro de un turno, entregando resultados con los que comenzaran a trabajar en el siguiente equipo de trabajo en el turno siguiente, en este tipo de agrupación el enlace y la comunicación eficiente entre cada turno es de vital importancia, pues determinara la eficiencia o la demora en las operaciones.

Por cliente

Algunas organizaciones tienen clientes con características especiales que deben de ser atendidas, por lo que la organización se organiza en base a cada uno de tipos de clientes, con ello logran que no se pierda nunca de vista la satisfacción del cliente.

Por zona geográfica

Esta modalidad es útil para empresas que tienen muchas sucursales, se crean unidades regionales o de zonas que permiten coordinar los esfuerzos y atender de forma adecuada las necesidades de los clientes de cada región y generar estrategias por zonas que le permitan se mas efectivos o vender en ciertas zonas productos que no se venden en otras.

Aunque viendo el organigrama es fácil deducir que los niveles inferiores de la organización se duplican para cada tipo de cliente, estos no generan confusiones y ayudan a que todos los recursos y esfuerzos se dirijan a cada tipo de cliente, sin descuidar a ninguno de ellos.

C3

Técnicas y herramientas para la Productividad

La productividad es considerada un índice de crecimiento.

Las técnicas utilizadas en la realización de programas de mejoramiento de la productividad consisten principalmente en la recopilación de la información y el aumento de la eficacia del trabajo.

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Niveles de Autoridad

DESCENTRALIZACIÓN

B2

La Autoridad Como Principio Básico Organizacional

Supone transferir el poder, de un gobierno central hacia autoridades que no están jerárquicamente subordinadas. La relación entre entidades descentrales son siempre horizontales no jerárquicas. Una organización tiene que tomar decisiones estratégicas y operacionales. La Centralización y la Descentralización son dos maneras opuestas de transferir poder en la toma decisiones y de cambiar la estructura organizacional de las empresas de forma concordada.

Para conocer el índice de crecimiento de una organización, 9 puntos para mejorar la productividad en las organizaciones.

Planteamiento de objetivos.

a) No hace uso de las ventajas de la especialización.

b) Los jefes deben tener conocimientos diversos

c) La perdida de hombres claves pone en peligro el funcionamiento de la empresa.

d) Existe la posibilidad de descuido de algunas funciones.

e) Demasiada rigidez debido a la restringida discrecionalidad.

Evaluar la eficiencia productiva y las capacidades que se tengan con base en los indicadores planteados.

Una vez que fueron localizadas las áreas que se van a trabajar, se plantean los objetivos con base en el enfoque productivo y al equipo de trabajo.

Fijación de plazos.

Desventajas del sistema lineal:

Como todo proyecto, es indispensable realizar un estimado de tiempo y en la medida de lo posible realizar una gráfica de Gantt en la cual se planteen todas las actividades a desarrollar en el proyecto, con la finalidad de realizar cada actividad en tiempo y forma.

El concepto de autoridad está relacionado con la jerarquía y corresponde al poder de mandar sobre los demás, induciéndoles una determinada forma de actuar; esto constituye la base para la responsabilidad.

Se es un buen dirigente, cuando las decisiones tomadas en cada caso, son las mejores alternativas presentadas, para encontrar soluciones a los problemas según su prioridad. Para lo cual se observa, analiza, compara y se escoge la más viable con el objetivo de tener mejores resultados.

Decimos que la autoridad dentro de toda organización es un tipo especial de poder. Su característica principal es que la autoridad, se encuentra en el cargo, rol o función, y no en un individuo particular.

Gung ho

Involucrar al equipo.

* Se determina la medición de la productividad según el enfoque financiero, de procesos o de mano de obra.

* Se identifican aquellos indicadores que ayudarán a medir los distintos factores importantes que se involucren en el enfoque al cual se está orientando el proyecto.

* Se evalúan esos indicadores.

* Se utilizan las distintas metodologías de mejoramiento.

* La medición de los distintos factores de la organización también son medidos y a su vez son utilizados como indicadores, tal es el caso de eficiencia, capacidades, productividad total, parcial, etc.

El equipo es parte primordial de la aplicación de la productividad en cualquier organización, la buena participación y el involucramiento por parte del personal es vital para el éxito del proyecto

Investigar de la situación actual de la organización.

Trabajar juntos

Características de la descentralización

Debes conocer el funcionamiento de la empresa para determinar aquellas situaciones en las cuales se puede enfocar para aplicar la mejora productiva y aumentar la eficiencia de la empresa.

Sistema de organización lineal o de línea jerárquica (perspectiva fayoliana).

Implementar cambios y mejoras.

Identificar las áreas de oportunidad en la empresa.

Es fundamental identificar aquellas áreas de manera específica y ver los procesos más detalladamente en los cuales se puede aplicar alguna metodología de mejora productiva.

Llevar a cabo la implementación de las distintas técnicas de mejoramiento, ya sea de modelo cualitativo, cuantitativo o financiero.

Revisar la mejora alcanzada.

Se hace un estudio nuevamente de la situación actual de la compañía por medio de la medición de los indicadores planteados al principio del plan, de manera que se tengan los indicadores de inicio con los indicadores ya con los cambios realizados, de esta manera se podrá comprobar y ver la mejora que se tuvo en la aplicación de la productividad.

• Transferencias de competencias desde la administración central a nuevos entes morales o jurídicos.

• El estado dota de entidad jurídica al órgano descentralizado

Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Henry Fayol (1972), el mismo tiene como característica particular que las funciones generales reposan en la autoridad superior al establecer a partir de esta las líneas de mando, autoridad y comunicaciones, que van desde la máxima autoridad hasta el último funcionario. En este tipo de sistema la cantidad de funciones y la autoridad va disminuyendo a medida que desciende la escala jerárquica.

Estar en constante supervisión y estudio del funcionamiento y comportamiento de los procesos de las distintas áreas de la organización, es importante tener constante medición de los indicadores que la compañía haya realizado según sus necesidades y compararlos continuamente con las mediciones que se vayan obteniendo de manera que si surge algún cambio se hagan implementaciones al momento.

Controlar mejora.

Un estado centralizado es aquel en el cual el poder es atribuido a un gobierno central, de manera que los gobiernos locales actúan como sus agentes. En el caso de un Estado descentralizado aun no centralizado se otorga mayor poder a los gobiernos locales, con el que pueden tomar decisiones propias sobre su esfera de competencias. La orientación político gubernamental que plantea que los diversos organismos de la administración estatal deben gozar autonomía regional.

AUTORIDAD FORMAL

Nivel de autoridad

Ventajas del sistema lineal:

a) La organización resulta sencilla de comprender.

b) Genera rapidez en la ejecución de las ordenes.

c) Es de gran utilidad en las empresas pequeñas.

d) Hay clara definición de la autoridad responsabilidad

e) Se mantiene la eficacia en la disciplina y la unidad de mando.

Cuando es conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas y puede ser:

La descentralización refuerza el carácter democrático de un Estado y el principio de participación colaborativo consagrado en numerosas constituciones de la tradición jurídica hispanoamericana.

La esquematización de esta subdivisión continua de las unidades organizacionales va dando origen a la pirámide de organización. Por ejemplo:

Lineal

Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo.

• Se le asigna un patrimonio propio y una gestión independiente de la administración central.

• El estado solo ejerce tutela sobre estos.

• Se basa en un principio de autarquía (organización política y económica de un Estado fundada en el auto-abastecimiento).

La descentralización de un Estado puede ser política, administrativa y social en distintos grados o niveles

a) A veces se dificulta fijar la responsabilidad final en cuanto al resultado de cierta actividad.

b) La supervisión es múltiple.

c) Se descarta el principio de unidad de mando.

d) No estimula el entrenamiento de los ejecutivos.

Funcional

Cuando es ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas.

AUTORIDAD TÉCNICA O STAFF

Desventajas del sistema lineal:

Nace de los conocimientos especializados de quien los posee.

Se puede observar que a medida que vamos subdividiendo las unidades organizacionales van apareciendo los niveles de autoridad, , vamos dibujando la estructura jerárquica de la organización. Igualmente vamos estableciendo las interacciones formales entre las diversas unidades.

Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Frederick Taylor (1972). Este enfoque organizacional tiene como particularidad que en lugar de concentrar las funciones, las distribuye en diversas autoridades superiores o intermedias, pues se basa en la diversidad de funciones que se realizan en un organismo. En este sistema vale más la especialización que la posición jerárquica de los hombres.

Sistema de organización funcional o Tayloriano.

a) Aprovecha las ventajas de la especialización.

b) Facilita el entrenamiento del personal debido a las exigencias de cada cargo.

c) Se facilita el control directo.

d) Se puede lograr la cooperación de todos los funcionarios, unidades o dependencia que forman los organismos.

Ventajas del sistema funcional:

C4

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA OPERACIONALIDAD

Ventajas y Desventajas

a) Se aprovechan las ventajas de la especialización

b) Se mantiene la unidad de mando.

c) Se comenta la cooperación entre los funcionarios de línea y asesoría

Ventajas del sistema de línea y de staff:

B3

Obstáculos

Comunicaciones

Desventajas

Esa un sistema de uso corriente en las grandes empresas donde se realizan gran número de funciones de cierta magnitud o complejidad. Es un sistema de organización lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias asesoras denominadas staff, estado mayor, asesoría o plana mayos.

Mientras mayor número de niveles exista en la organización, más largo será el camino que deberán seguir las comunicaciones, que van desde la gerencia hasta el nivel más bajo.

Sistema de organización lineal con Staff, asesoría o plana mayor.

C

B2

• Simplicidad

• Las variables consideradas son las más accesibles en las estadísticas mundiales lo que permite comparaciones internacionales.

• Está basada en la teoría de las capacidades de Sen.

• Incorporación del agua y saneamiento

• Permitir medir la evolución en el tiempo

• Considerar las diferencias de ingresos de la población

• Verifica las propiedades matemáticas exigibles a un buen indicador sintético.

• Cada dimensión está compuesta por una gran variedad de indicadores.

Ventajas

OPERACIONALIZACIÓN

• Pocas dimensiones y variables lo transforman en un indicador incompleto para medir el bienestar.

• Le otorga el mismo peso a cada dimensión

• No considera la igualdad de distribución de ingreso

• Mide posiciones relativas, no cambios en el tiempo.

• Le otorga el mismo paso a cada dimensión

• No permite conocer la evolución absoluta en el tiempo

• Tiene en cuenta muy pocos aspectos del bienestar.

a) Puede generar confusión entre la autoridad de línea y asesoría.

b) Los funcionarios asesores tratan de evadir responsabilidad por no tener autoridad.

c) Los funcionarios de línea descargan la mayor parte de su trabajo en la dependencia asesora o funcionarios asesores.

d) La asesoría no es de obligatoria aceptación por la unidad de línea.

Desventaja del sistema de línea y staff:

La escasez de personal calificado.

Otras desventajas:

A “lo que hace difícil o imposible el paso, lo que impide o dificulta la realización de algo.

Es la explicación de las operaciones necesarias para medir la/s propiedad/s del elemento de estudio. Esto es ni mas ni menos que encontrar INDICADORES. Aquellos elementos que "representan" a la variable.

Dificultan la toma de decisiones

Tecnológicos

Costo

Ejemplo

En ocasiones la tecnología de alta especialidad con que cuenta la empresa.

A medida que aumenta el número de niveles, el costo es mayor por las remuneraciones de los nuevos directivos y del personal que debe asistirlos en sus tareas.

1) Sospechamos una infección = variable

2) Deducimos que si existe una infección habrá rubor, dolor y/o calor = indicadores

3) Ninguno de ellos "nos garantizan o nos satisfacen" para determinar la existencia de la variable = infección

Haciendo una generalización algo burda, los "conceptos" que se manejan en las distintas disciplinas, generan la definición de tipos de variable de distinto grado de "generalización y/o abstracción", que impacta directamente en los procedimientos de operacionalización.

C5

LOS OBSTÁCULOS DE LA PRODUCTIVIDAD

El hecho es que la conceptualización de Dimensión, en singular!!, limita a dos operaciones de correspondencia:

En el proceso de operacionalización No es necesario relevar "todos" los indicadores, sino aquellos denominados "inequívocos" por representar "la máxima probabilidad lógica y/o de que si ellos están presentes, la variable también lo esté"

La Dimensión y el Indicador, cuando en la realidad podemos tener Variables que no necesitan operacionalización y por lo tanto no necesitan Indicador y otras donde existe una serie de pasos en la operacionalización, donde no alcanza siquiera la Dimensión.

Y he aquí la definición salvadora:

4) Avanzamos aún más y obtenemos nuevos indicadores tales como temperatura y cultivo de gérmenes.

5) Aun aquí la temperatura sigue en el nivel de duda del paso 3), pero No el cultivo, que con una gran probabilidad no solo lógica sino también "empírica" nos habla claramente de la presencia de la variable infección.

1.- Objetivos e iniciativas poco claras

2.- Exceso de uso del correo electrónico

3.- Reuniones innecesarias

4.- Espacios abiertos para la colaboración

5.- Proveer de herramientas inadecuadas