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Departamento de compras

La gestión de compras es un departamento responsable de la buena organización para realizar con éxito las actividades de compras.

La función primordial del mismo es asegurar que el suministro de las materias primas, los productos que se subcontraten, los repuestos, etcétera, tenga una continuidad.

• Recepción, control de calidad y almacenamiento de la mercadería

• Control y aprobación de facturas de proveedores

• Pagos a proveedores

• Registraciones contables de las operaciones de compras y pagos

• Minimizar los costes de compra, de almacenamiento y de distribución. Éste es quizás uno de los objetivos de compras a los que más se suele recurrir.

• Asegurar el flujo de producción continuo. Es deber de este departamento asegurar que nunca hay roturas de stock y que el ciclo de compra siempre está en marcha.

• Aumentar la rotación de activos.

• Desarrollar y planear fuentes alternativas de suministro para asegurar que nunca se van a quedar sin stock.

• Conseguir buenas relaciones con los proveedores, ya que ello ayudará a cumplir el resto de objetivos del área de compras.

• Velar por una correcta integración con el resto de departamentos de la empresa.

• Mantener el registro de los datos actualizado.

• Presentar informes de gestión cada cierto tiempo a modo de control.

Estos objetivos de compras son orientativos y, para que sea fiel con la empresa deberán involucrarse a nivel general y, por supuesto, que estén coordinados con el resto de objetivos de otros departamentos.

1) La calidad: No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto.

2) El precio: Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una guía confiable para un comprador.

3) Funcionalidad: Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a desarrollar en beneficio del producto final.

Las políticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las políticas generales de la empresa.

1) Deben estar claramente expuestas.

2) Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.

3) Indicar los factores limitativos y determinantes.

4) Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.

• Producción. Existe una relación entre las especificaciones de producción y los pedidos de material, las entradas y las salidas.

• Ingeniería. Comprar herramientas, equipos y máquinas es fundamental para los dos departamentos.

• Marketing. Es muy importante realizar un estudio de las ventas y el gasto en cuanto a la adquisición de materiales.

• Finanzas. Es fundamental que los niveles de materiales se mantengan y realizar una estimación del capital de trabajo que se requiere.

• Recursos humanos. La elección del personal para el departamento de compras es fundamental para que se consigan los logros marcados por la empresa.

El sector de almacenes es el encargado de emitir el pedido de reaprovionamiento cuando el stock de los articulos vulnere su punto de pedido.

El punto de pedido: queda definido cuando hay un stock mínimo mas un margen determinado por seguridad, el que variara según la importancia del producto pero fundamentalmente el daño que podría causar la falta de ese articulo para la empresa.

Los distintos sectores de la empresa que lleguen a necesitar algun bien de uso para la empresa pueden realizar una Orden de compra

Evaluación de proyecto

Pedido de Reaprovision-amiento

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Relación con otros Dptos

Solicitud de cotizacion

Orden de compra

Función

Políticas

Aspectos para integrar las políticas de compras

La función de compras deberá estar segregada de las de:

Objetivos

Factores en la decisión de una compra

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