Manual de Caja Chica

Prepara el expediente al igual como se realiza en el trámite de la Reposición de Caja Chica, según el procedimiento establecido.

En caso de conformidad realiza la imputación presupuestaria colocando firma y sello a cada factura y registrando en el sistema SIGA (Sistema Integrado de Gestión Administrativa) las partidas correspondiente a las que fueron destinadas los recursos.

Caja Chica: La caja menor, caja chica o simplemente caja, constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines institucionales; que por su naturaleza no ameritan la elaboración de una Orden de Compra o de Servicio.

Punto de Cuenta: es el instrumento que se utiliza para someter a consideración y aprobación de las maximas autoridades del Ente.

Apertura: Es la asignación de recursos financieros a la Caja Chica.

Ejecución: es la acción de realizar los gastos por concepto de Caja Chica cuando correspondan.

Rendición: es la acción de presentar (enterar) los gastos causados por concepto de Caja Chica.

Reposición: Constituye la actividad de rendir ante la Gerencia de Administración y Finanzas, los gastos causados por medio de la Caja Chica, a fin de que sean repuesta las cantidades en función de la operatividad de las gerencias y subgerencias de la Corporación.

Ejecución de la Caja Chica

Llena el Formulario "Justificación de Desembolso" en original y copia cuando surge la necesidad de realizar un gasto menor a cancelar por Caja Chica.

Firma el trabajador (a) que recibe el dinero por caja chica y el custodio.

Términos Claves

Entrega el Formulario "Justificación de Desembolso" en original y copia al custodio de Caja Chica.

Verifica los datos del Formulario, firma y sella en señal de conformidad.

Entrega efectivo al trabajador o trabajadora.

Recibe efectivo por parte del custodio

El custodio recibe el Formulario y lo archiva para su control.

Realiza las compras solicitando las facturas exigiendo los requerimientos por parte del SENIAT.

• La Reposición por concepto de Fondo de Caja Chica se realizará al tener ejecutado al menos el setenta y cinco por ciento (75%) del fondo asignado, y como parte del procedimiento se deberán anexar los siguientes documentos:
• Relación de Gastos realizados (deberá indicar: la imputación presupuestaria, N° de cada comprobante, beneficiario y el monto de cada pago).
• Factura original que soporte los gastos realizados y su justificación.
• Las reposiciones de Caja Chica no será realizadas hasta tanto el administrador no presente lo señalado en la norma anterior.
• El trabajador o trabajadora responsable de la Caja Chica no deberá tener acceso a los registros de la Contabilidad de la Corporación.
• Los vales y el cambio de cheque en efectivo no deben ser permitido.
• Los comprobantes de los pagos realizados, se mantendrán disponibles en los archivos de la Gerencia de Administración y Finanzas.

De la presentación de la Factura:

• Deben ser impresas con tinta y computarizada.
• Deberá guardar las exigencias del Servicio Nacional de Administración Aduanera y Tributaria SENIAT.
• No deberán contener enmiendas, ni aceptarse por conceptos varios, ya que sería imposible codificar el gasto causado.
• Deberá estar a nombre de CORPOJUVENTUD, S. A.

Rendición de la Caja Chica

De las responsabilidades del administrador:

El Gerente responsable de la Caja Chica firma y sella las facturas originales y el Formulario "Comprobante de Gastos" y entrega al trabajador y trabajadora.

El trabajador o trabajadora entrega la documentación al custodio y el efectivo en caso de haber sobrante.

El trabajador o trabajadora entrega las facturas originales de la compra con el respectivo Formulario "Comprobante de Gastos". En caso de haber sobrantes, deberá indicarlo.

El custodio firmas facturas originales y los formularios.

Elabora el Formulario "Rendición de Caja Chica" firma y solicita la firma del trabajador o trabajadora y del Gerente.

El Administrador de Caja Chica relaciona los gastos en el libro "Mayor Auxiliar" y archiva la documentación para futuras auditorias.

• Manejar el efectivo.
• Llevará un registro "Mayor Auxiliar" de los movimientos de la Caja Chica de forma digitalizada el cual debe contener: Fecha, descripción (Debe, Haber y Saldo).
• Listar la relación de los comprobantes, indicando nombre del beneficiario, monto de cada pago y estado en que se encuentra la Caja Chica.
• Elaborar la rendición de Caja Chica con indicación de la imputación presupuestaria.
• Deberá reintegrar los remanentes de la Caja Chica, dentro de los primeros diez (10) días hábiles mediante depósito en la cuenta corriente de CORPOJUVENTUD, S.A. y cuyo voucher original deberá ser entregado a la Gerencia de Administración y Finanzas. Se utilizará este caso cuando sea el cese del responsable o administrador de la Caja Chica.

Introducción

• El monto máximo del fondo de Caja Chica no podrá exceder las doscientas unidades tributarias (200 U. T.) y estará destinado a cubrir gastos menores e imprevistos de funcionamientos menores.

La Corporación Venezolana de la Juventud Productora, S. A., a través de la Gerencia de Talento Humano y la Subgerencia de Organización y Sistemas, presenta el siguiente manual que constituirá una guía de consulta y orientación a los trabajadores y trabajadoras que sean directamente responsables en la ejecución de las diferentes actividades administrativas asociadas a todos los procedimientos inherentes a Caja Chica para su debido registro y control con criterios de eficiencia, celeridad, y transparencia para la reposición de pagos efectuados.

• Cada factura no podrá exceder de las veinte unidades tributarias (20 U. T.)

Reposición de Caja Chica

La Gerencia de Planificación y Presupuesto reibirá el Memorándum, consulta en el sistema, si NO hay disponibilidad notifica a la Gerencia Solicitante mediante Memorándum, si CUENTA con disponibilidad elabora Certificación de Disponibilidad Presupuestaria y remite a la Gerencia Solicitante.

• La caja chica deberá ser llevada por un responsable, un administrador y un custodio, los cuales velarán por el correcto funcionamiento de la Caja Chica.

La Gerencia Solicitante elabora y remite Memorándum a la Gerencia de Planificación y Presupuesto solicitando Disponibilidad Presupuestaria

• Para solicitar la Apertura de la Caja Chica, deberá realizarse a través de un Punto de Cuenta, debiendo estar firmado y sellado por el responsable de la misma y deberá tener anexo la Certificación de Disponibilidad Presupuestaria y ser presentado ante la Presidencia de la Corporación para su aprobación. De igual manera, el Punto de Cuenta deberá presentar: Justificación de la apertura, monto requerido, nombre y apellido del responsable, nombre y apellido del administrador y nombre y apellido del custodio, nombre de las Partidas Presupuestarias y subpartidas a las cuales se le imputará el gasto. Cualquier gasto no previsto en el PC no será imputado.

El custodio recopila los Formularios "Comprobante de Gastos" listando las facturas originales con sus respectivos montos e imputación presupuestaria. Elabora Reposición de Caja Chica.

El custodio de la Caja Chica notifica al Gerente responsable de la misma que se ha ejecutado setenta y cinco por ciento (75%) del monto asignado.

Extrae copias de las facturas y las archiva para la caja chica.

El Gerente responsable indica al custodio que realice la reposición.

Elabora Memorándum y anexa Formulario de "Reposición de Caja Chica".

Recibe Memorándum por parte de la Gerencia de Planificación y Presupuesto junto con la Certificación de Disponibilidad Presupuestaria.

Elabora Punto de Cuenta en original y dos (2) copias con los requerimientos.

Remite el Punto de Cuenta y las copias, adicionalmente elabora Memorándum y envía a Presidencia.

El responsable de la Caja Chica será el Gerente de la unidad solicitante a quien se le autorizará la apertura de la Caja Chica.

• La Gerencia de Administración y Finanzas, será la responsable de emitir el cheque a nombre del administrador del Fondo de Caja Chica respectivo, cuyo dinero deberá guardarse en una caja fuerte o caja de seguridad destinada para ello.

Apertura de Caja Chica

El Gerente responsable remite Formulario de la Reposición de Caja Chica y Memorándum a la Gerencia de Administración y Finanzas.

El Subgerente de Tesorería una vez elaborado el cheque gestiona las firmas y notifica a la Gerencia Solicitante para el retiro del mismo.

El Subgerente de Tesorería recibe y revisa la documentación del expediente.

Procede a validar el monto solicitado.

Elabora la Orden de Pago y remite a la Gerencia de Planificación y Presupuesto para la Certificación Presupuestaria.

Una vez que la Gerencia de Planificación y Presupuesto le notifique que ha realizado el Compromiso Directo procede a elaborar el cheque.

El Gerente de Administración y Finanzas gira instrucciones al Subgerente de Tesorería para que realice la reposición.

Manual de Normas y Procedimientos para la Apertura, Ejecución, Rendición y Reposición de Caja Chica.

El administrador será nombrado por el Gerente responsable de la Caja Chica.

La Gerencia Solicitante retira el cheque, lo cobra y mantiene el efectivo resguardado en la caja de seguridad para su utilización.

La Presidencia recibe y revisa la documentación por parte de la Gerencia Solicitante. En caso de rechazo devuelve a la Gerencia Solicitante.

En caso de conformidad coloca firma y sello en señal de aprobación e informa a la Gerencia de Planificación y Presupuesto para que realice el precompromiso a nivel de partidas y subpartidas

Auditoría Interna, podrá realizar en el momento que lo considere los arqueos de las Cajas Chicas, con la finalidad de constatar la existencia física del efectivo y de los comprobantes que justifiquen la ausencia del mismo (si fuere el caso), debiendo el administrador prestar la colaboración; de existir varios fondos de caja chica el control será simultaneo, con el objeto de evitar transferencias de un fondo a otro.

Finiquito de la Caja Chica

El Subgerente de Tesorería recibe, revisa y elabora el cheque de apertura de la Caja Chica.

Presenta el cheque con los soportes al Gerente de Administración y Finanzas, para su conformidad.

Elabora Memorándum en original y copia informando el cierre de Caja Chica del año en curso. (Dentro del cierre del ejercicio fiscal)

En caso de que la Caja Chica presente fondos, realiza el depósito bancario del excedente y anexa el voucher original al expediente.

Gestiona firma del cheque y notifica a la Gerencia Solicitante que el cheque ha sido elaborado.

La Gerencia de Planificación y Presupuesto recibe el expednte y revisa y verifica las facturas originales.

La Gerencia de Planificación y Presupuesto al realizar el precompromiso, remite la documentación a la Gerencia de Administración y Finanzas.

Envía el expediente a la Gerencia de Planificación y Presupuesto.

En caso de no conformidad remite Memorándum explicando las razones para su corrección.

La Gerencia de Administración y Finanzas recibe y revisa la documentación y gira instrucciones a la Subgerencia de Tesorería para que proceda a la elaboración del cheque.

Coloca en el Formulario "Reposición de Caja Chica" en el recuadro observaciones "FINIQUITO DE CAJA CHICA".

La Gerencia de Administración y Finanzas a través de la Subgerencia de Contabilidad recibe y revisa el expediente del cierre de Caja Chica por parte de la Gerencia Solicitante.

Realiza el registro contable en sistema y remite información a la Gerencia Solicitante la certificación del cierre de Caja Chica.

Envía el expediente de Cierre de Caja Chica a la Gerenia de Administración y Finanzas.