TUGAS KELOMPOK

CONCLUSION

KESIMPULAN

End

Komunikasi dan koordinasi ialah yang terpenting dalam

menjalankan tugas sebagai seorang Project Manager.

Jika ada pertemuan atau pembicaraan yang harus didiskusikan namun salah satu elemen dalam project tersebut terkendala tidak dapat hadir harus ada solusi berupa reschedule untuk pertemuan dan pembahasan project, terlebih tingkat profesional harus di utamakan, apabila duduk bareng untuk berdiskusi tidak tercapai, langkah solusi yaitu mobile, bisa via telepon/ video call. Dan setiap elemen yang terkait dalam suatu project harus berkomitmen untuk mengerjakan tugas sesuai deadline dan agenda yang sudah diberikan agar tujuan dalam suatu project tidak mengulur dari waktu yang telah ditetapkan.

ANSWER

JAWABAN

b. Sebelum membuat project plan ,kita harus tau kondisi di lapangan dan kita harus tau bagaimana cara kita dalam memilih seseorang untuk dimasukkan ke dalam tim tersebut. Dalam membuat tim kita harus tau orang – orang yg berkompeten dalam divisi atau jobdesk nya , seorang PM harus mengetahui tentang manajemen sumber daya manusia proyek, yaitu menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek . sehingga jelas bahwa keterlibatan personil seharusnya sudah di prediksi sejak awal ,siapa saja yg terlibat dan siapa yg mengendalika project tersebut ,termasuk melibatkan manager operasional sehingga dapat mendukung proyek.

a. Sebagai seorang Project Manager yang salah satu tugasnya adalah untuk meng-koordinasikan personil dan mengontrol tugasnya untuk memenuhi tujuan proyek tersebut, pastinya seorang PM sudah mempunyai schedule dari awal pembuatan proyek sampai proyek selesai. Jika ada permasalahan hal seperti hal diatas, menyinggung kepada pertanyaan nomer 2, sebelum adanya project plan, harusnya kita sudah berkoordinasi dengan Manager Operasi, apakah personil tersebut adalah orang yang mempunyai peran vital dalam operasi atau tidak, dan ia bisa bergabung dalam personil project atau tidak?

Ataupun bisa dengan mengajukan surat perjanjian kontrak kerja untuk personil, dimana pada surat tersebut tertulis pasal pasal terkait tugas, aturan dan scope personil yang telah diketahui dan disepakati oleh manager operasi, agar manager operasi dapat membuat kebijakan untuk personilnya yang juga tergabung dalam personil dari proyek.

c. Untuk langkah awal yang harus dilakukan adalah komunikasi dan koordinasi tetap berjalan antar PM dan CO-PM, kemungkinan akan direschedule untuk pertemuan dan pembahasan project, terlebih tingkat profesional harus di utamakan, apabila duduk bareng untuk diskusi tidak tercapai, langkah solusi yaitu mobile, mungkin lewat telepon/ video call/ mengerjakan tugas sesuai deadline dan agenda yang sudah diberikan. Dan cara mengantisipasi hal seperti ini, PM harus mengetahui/membentuk team inti dari project ini apabila ada sesuatu hal seperti ini team harus siap dengan semua kendala untuk menghindari project pending. Dan untuk disarankan kepada manager yang pertama PM lakukan harus konsul tentang kendala dan masalah, dan saran yang saya akan berikan yaitu jika separuh dari team tidak datang mereka berhak mengetahui tapi tidak bisa merubah kesepakatan yang sudah disepakati oleh team yang hadir, bilamana ada masukan yang lebih baik mungkin akan dipertimbangkan, dan orang itu harus betanggung jawab atas saran nya. Untuk selebih nya saya mungkin meminta orang tambahan yang berkompeten kedalam team bila sangat dibutuhkan kepada manager.

QUESTION

PERTANYAAN

a. Sebagai PM, apa strategy anda untuk mengatasi masalah ini?

b. Apabila anda mengetahui situasi ini sebelum anda membuat Project Plan, apa yang

seharusnya anda lakukan?

c. Apabila anda mengetahui masalah ini sebelum perusahaan anda menang tender, apa

yang seharusnya anda sarankan kepada management anda?

Seperti mengurangi jobdesk dari personilnya tersebut tetapi operasi tetap berjalan. Jika Manager Operasional tetap tidak mau memberi kebijakan seperti mengurangi scoope, maka kita bisa berkoordinasi dengan CIO sebagai birokrasi yang lebih tinggi untuk mengajukan opsi tersebut. Kalaupun tetap seperti itu karna alasan prioritas, solusinya adalah perlu diadakan negosiasi lagi terkait 3 bagian yaitu Scoope, Time dan Cost. Karena PM tidak menjamin proyek akan berjalan dengan baik dengan kondisi personilnya yang tidak bekerja sesuai dengan tugas yang dibuat. Ketiganya berkesinambungan, bisa saja scoope-nya dikecilkan agar waktu dan biaya sesuai, atau waktunya diperlama agar scoope dapat tercapai tetapi cost tetap harus dinaikkan jika kondisinya seperti ini, ataupun dengan menambah cost untuk penambahan personil agar scoope dan time sesuai dengan project plan.

- Aditiya Budi P (2015230055)

- Daffa Aryo (2015230022)

- Elsih Mayazari (2015230063)

- Irza Faraby Bahlawan (2015230078)

- Jordan Nur Akbar (2015230056)

- Josua Adnanda (2015230074)

- Muhammad Vijay S (2015230013)

- Muhammad Ridwan (2015230023)

- Rizzi Aldo I (2015230090)

STUDY CASE

STUDI KASUS

Perusahaan anda adalah vendor dan baru saja menang tender pengembangan aplikasi, dengan

metode joint-development dengan pihak Client. Anda sebagai PM yang ditunjuk sudah

mempersiapan Project Plan, termasuk struktur Project Organization yang terdiri dari

gabungan team anda dan team pihak client, termasuk role dan responsibility masing-masing

team. Pada saat Project Kick-Off, anda melihat separuh team Client tidak datang. Rupanya

mereka sedang sangat sibuk menangani problem operational yang mengganggu kegiatan

User sehari-hari. Anda sangat kuatir situasi ini akan berlangsung sering dan mengganggu

schedule project. Anda mencoba complain kepada co-PM anda dari pihak client, tapi beliau

menyatakan tidak mampu mengubah prioritas kerja dari team member nya karena atasan

langsung team project pihak Client adalah Manager Operational, yang tidak terlibat dalam

project pengembangan aplikasi ini. Manager Operational dan co-PM mempunyai atasan

langsung yang sama, yaitu seorang CIO.

TUGAS KELOMPOK

Start

MATA KULIAH MANAJEMEN