Désherbage

Méthode IOUPI

Sera désherbé tout document :

I incorrect, fausse information

O ordinaire, superficiel, médiocre

U usé, détérioré, laid

P périmé, obsolète

I inadéquat, ne correspond pas au fonds

La conservation des revues ou relégation

Tout l'art consiste à reléguer ce qui ne sert ni trop ni trop peu. Partir du principe que l'usage décroît avec l'âge. On relègue donc sur un critère de date.

Combiner critères matériels et critères intellectuels.

critères matériels : coût de l'abonnement

place en rayon-état physique de la collection- disponibilité en numérique

critères intellectuels : pertinence du titre-adéquation aux missions de l'établissement- utilité pour le public-qualité de sa politique éditoriale et des textes publiés

Vers le tout numérique ?

Avantage de la migration : accessibilité partout et à toute heure hors les murs. Plus de problème de stockage….

Obsolescence : ce qui est périmé du fait de l’évolution des connaissances.

Age : date d’édition, d’impression. Toutefois, il est nécessaire d’être prudent car cela ne permet pas de repérer les ouvrages de fonds. Ce critère est très important pour certains documents tels que les guides de voyage ou les documents scientifiques. C’est également un bon critère pour la relégation (rangement en magasin) de certains titres de périodiques.

Usage : critère basé sur les statistiques de prêt : nombre d’emprunts sur une durée de 2- 3 ans ou plus. Mais ce critère ne tient pas compte de la consultation sur place. De plus, la valeur d’un document n’est pas uniquement liée à son usage et il est nécessaire de proposer des documents autres que ceux qui ont la faveur du public.

Qualité de l’information : repose sur la culture des professionnels. 3 approches : ce qui est « bon en soi », ce qui est « bon pour l’usager », ce qui est « bon pour la collection ».

Quoi désherber?

DESHERBER PAR CLASSES DEWEY

Le Code général de la propriété des personnes publiques publié en 2006 stipule que seuls « les documents anciens, rares ou précieux des bibliothèques » relèvent du domaine public (Ordonnance n° 2006-460 du 21 avril 2006, L2112-1) et sont donc inaliénables. Pour être cédés ou vendus, ils sont soumis à une procédure de déclassement et de désaffection.

Tous les autres documents (collections courantes), susceptibles d’être désherbés, relèvent du domaine privé et sont aliénables. Par conséquent, ils peuvent être facilement retirés de la bibliothèque. Il convient d’en dresser une liste.

Toutefois, il est vivement recommandé de faire valider le principe de l’élimination des documents et de leur destination par une délibération ou un arrêté pris par l’autorité de tutelle.

En cas de vente des documents, une régie de recettes avec désignation d’un fonctionnaire habilité à percevoir de l’argent est indispensable.

Critères de désherbage

Analyser tableau par indices

Critère d’usage : ouvrage non emprunté depuis 3 ans ou 5 ans. Doit normalement être retiré de l’accès direct. Ce critère doit toujours être mis en relation avec l’importance relative au contenu de l’ouvrage.

IOUPI = récapitule les 5 critères d'élimination d'un ouvrage

Pour un guide de voyage paru il y a 10 ans et non prêté depuis 3 ans

La formule 10/3/IOUPI se lit:

Tout livre de cet indice qui a plus de 10 ans+ dont le dernier prêt remonte à 3 ans+qui possède 1 ou plusieurs facteurs IOUPI est candidat à l'élimination

La remise à niveau du fonds

Remplacement : à l’identique après rachat ou remplacement par des documents équivalents.

Combler les lacunes : révision du fonds destinée à combler les insuffisances : nouvelles acquisitions. Cela nécessite des moyens en conséquence.

Les aspects juridiques

Les statistiques :

Il convient de connaître précisément le nombre de documents éliminés par type de supports. A mettre en relation avec :

- le total du fonds pour connaître le taux d’élimination,

- le total des documents acquis à l’année.

Les corrections au catalogue : à faire rapidement

Les romans

Le tampon “sorti de l’inventaire”,”pilon”

Il est nécessaire d’apposer ce tampon sur tous les documents retirés des collections de la bibliothèque.

On distinguera les classiques des auteurs contemporains caractéristiques d'une période ou d'un courant des contemporains à la mode

Le désherbage

éventuel

des collections numériques concerne les documents

dont la bibliothèque est

propriétaire et non les accès (dans ce cas, on parle de désabonnement). Les critères de désherbage de ces

ressources peuvent être les mêmes que IOUPI à l’exception de l’aspect physique (U).

Les ressources électroniques

ensemble hétéroclyte

Autres exemples de critères :

- Eliminer les éditions anciennes au profit de la plus récente

- Choix du nombre d'exemplaires à conserver

- Si les données contenues sont d'une pertinence éphémères (données chiffrés, économiques, technologies dépassées..), le document sera périmé

- Un ouvrage descriptif, conceptuel ou critique aura une valeur plus longue dans le temps.

Quels critères ?

- coût abonnement

- critère d'usage (devrait peser plus encore), voir statistiques consultation

- actualité du contenu (fréquence des mises à jour est un critère de sélection ou désélection d'une ressource

- réduire le nombre d'accès si problème de coûts

Ceux dont on se sépare

- Echanges avec d’autres établissements (très rares, mais possibles).

- Plans de conservation partagés

- Dons à des institutions, des bibliothèques, des organismes internationaux, des organisations caritatives. Les contacter rapidement.

- Vente : pour les collections courantes, création d’une régie de recettes

- Pilon : destruction physique. Solution la moins coûteuse. Peut être confiée au service de recyclage de la commune ou à une entreprise spécialisée.

Les documents sonores

Une raison juridique oblige cependant à procéder à des éliminations après expiration des droits de représentation achetés pour 10 ans par les fournisseurs. C’est le cas de certaines éditions commerciales (les droits de consultation pour les films de la Warner) ou des films des catalogues institutionnels (Bpi). Dans ce dernier cas, une liste des films en fin de droits est adressée chaque année aux bibliothèques qui doivent les supprimer de leurs collections. Il faut toujours demeurer attentif au type de droits attachés au support. Dans ce contexte, le don de documents audiovisuels pilonnés après désherbage n’est pas autorisé.

Les documents audiovisuels

Des critères physiques

- désherbage courant avec comme critère principal l'état physique du document (problèmes de lecture, disque cassé etc...). Les solutions envisagées sont la réparation ou le rachat du film en fonction de son intérêt ! Attention il n'est pas toujours indispensable de faire réparer des vidéogrammes hors d'usage....

- désherbage d'envergure pour les supports magnétiques comme la VHS ( études de vieillissement : le document s'use inexorablement au delà de 10 à 15 ans) si la médiathèque n'a pas mission de conservation

Support magnétique et numérique sont tous les 2 fragiles avec une durée de vie limitée

pour des espaces de convivialité

Quels critères?

Les périodiques

Se poser la question des abonnements à renouveler, à abandonner et quels nouveaux abonnements à souscrire. Les collections de périodiques seront conservées à condition que les articles fassent l’objet d’un dépouillement. Les périodiques de loisir et d’information immédiate sont conservés pendant un an

Critères d’ordre matériel : fragilité, encombrement et coût de la conservation des périodiques.

Critères généraux : pertinence, adéquation / aux missions de l’établissement

Critère d’usage : ce critère baisse avec l’âge.

Pour information : il existe dans chaque Service commun de documentation (SCD) des universités un service rattaché au réseau SUDOC – PS, chargé, au niveau d’une région, du signalement du plan de conservation partagée des périodiques.

Quels critères?

2 pratiques

La désélection ou résiliation d'abonnements (politique du "Un pour Un")

Le désherbage pour les collections rétrospectives imprimées avec 2 destination le pilon ou la conservation partagée

Ceux que l’on garde

- retour en rayon : documents utiles, voir irremplaçables, parfois petit nettoyage et remise en état nécessaire :

- réparation rapide,

- rachat éventuel sinon conservation,

- stockage : relégation dans le même lieu dans des magasins ou rayonnages prévus à cet effet (la réserve)

- réserve : critère de l’âge, usage moindre. Documents appartenant aux points forts ou d’excellence de la collection.

Attention la réserve ne doit pas être un prétexte pour ne pas se séparer des documents.

Quels critères ?

2 pratiques de désherbage :

1- La désélection (réévaluer les abonnements en cours au moment de la relance des abonnements)

2- Le désherbage concerne les collections rétrospectives de périodiques imprimés (problème de place pour un faible taux d'emprunt en général)

Se poser la question des abonnements à renouveler, à abandonner et quels nouveaux abonnements à souscrire. Les collections de périodiques seront conservées à condition que les articles fassent l’objet d’un dépouillement. Les périodiques de loisir et d’information immédiate sont conservés pendant un an

Critères d’ordre matériel : fragilité, encombrement et coût de la conservation des périodiques.

Critères généraux : pertinence, adéquation / aux missions de l’établissement

Critère d’usage : ce critère baisse avec l’âge.

Pour information : il existe dans chaque Service commun de documentation (SCD) des universités un service rattaché au réseau SUDOC – PS, chargé, au niveau d’une région, du signalement du plan de conservation partagée des périodiques.

Quels types de documents désherber?

Le numérique n'est pas une réponse à tout en ce notamment qu'il détruit les marques de l'historicité

ne jamais oublier que conserver c'est choisir et donc PARTAGER le poids de la conservation via la coopération

Les critères de désherbage (réserve, don ou pilon) : usure, détérioration, âge (peu significatif, sauf pour le rock), pour la musique classique (choix possible parmi plusieurs interprétations), exemplaires en double.

Le critère d'usage (emprunt) aussi peu signifiant que pour les films notamment en musique classique ou contemporaine

Le cas particuliers de la musique classique :

la musique classique ne se désherbe pas comme les autres. Il faut connaître un minimum les œuvres les plus emblématiques et aussi, si possible, les interprètes qui sont les meilleurs dans ces œuvres.

Utiliser des outils de sélection bibliographique

-Dons

- Monographies

-Périodiques

-CD

-DVD

-Ressources électroniques

Les romans toujours et encore...

La conservation partagée des fonds pour la jeunesse : un exemple de valorisation des collections

L’après désherbage

Que faire des documents retirés ?

Éliminer les cycles à tomaison lacunaire impossible

ou difficile à combler

Pour en finir de tout ce papier?

Faut-il éliminer les collections imprimées au profit de la documentation électronique?

L'arrivée massive de la documentation électronique modifie graduellement les données du stockage. Pour l'instant la dématérialisation des collections qui devait donner naissance à une bibliothèque entièrement virtuelle n'est pas encore la solution miracle. Mais la situation est en constante évolution avec l'acquisition d'archives électroniques. l'influence de ce nouveau support est plus palpable en BU qu'en lecture publique qui possède peu de ressources électroniques (complémentaires au fonds physiques). Les sciences sont directement concernées par le numérique. Mais des incertitudes demeurent quant à la durabilité de l'archivage et la communication de ces collections numérisées. Les bibliothèques universitaires patrimoniales comme les CADIST hésitent à supprimer la trace papier...Leur responsabilité de conservation se heurte à cette part hasardeuse voire contradictoire du numérique.

La question "Que conserver"? reste fondamentale et interroge nos pratiques, en particuliers celles du désherbage et de l'élimination. Elle peut se faire par genre, thèmes, auteurs, illustrateurs, éditeurs, supports..

Date fondatrice pour la conservation partagée jeunesse : le colloque organisé par la bibliothèque l'Heure Joyeuse de Paris en novembre 1994. Les actes parus en 1997 proposent un répertoire de 54 lieux de conservation des livres pour la jeunesse en France et en Belgique.

Un plan de conservation partagé est contractualisé par une convention entre les collectivités territoriales participantes. On y définit en particuliers les conditions de dépôt, d'échange ou de cession des documents.

Dans le cadre d'une bibliothèque de conservation, tous les documents intégrés dans le plan de conservation partagé sont exclus du prêt direct; leur accès à tous les publics doit être garanti : consultation sur place, PEB lors d'expositions, d'animations...

Le plan de conservation est l'extension absolue du désherbage...

Éliminer tout ouvrage non prêté depuis 5 ans sauf classiques et valeurs sûres...

Conscients de la nécessité de coopérer des établissements de lecture publique s'associent pour élaborer des plans de conservation partagée à l'échelon régional. 7 en France. Ces plans viennent en complément des missions de conservation assurées au plan national (BNF; l'Heure Joyeuse, la Cité internationale de la BD et de l'image) et régional les BMVR.

2003 Provence-Alpes-Côte d'Azur

2005 Midi-Pyrénées, Franche-Comté

2007 Bourgogne

Éliminer les romans d’auteurs mineurs qui ont plus de 20 ans

- Wikipédia

- Babelio

- Dictionnaires auteurs

Eliminer les vieilles éditions en roman de poche datant d'il y a 20 ans

Eliminer romans peu attractifs sans 4ème de couv. sans résumé, sans présentation de l'auteur

Les documents sonores

Le désherbage consiste à retirer des rayonnages en magasin ou en libre accès les documents qui ne

peuvent plus être proposés au public. On parle également d’élimination, d’élagage, de retrait

des documents ou de révision, de réévaluation, de requalification des collections. Si un document est éliminé (retiré définitivement de la collection) il existe plusieurs options :

1983 : arrivée des CD

Désherbage faible des CD. Pas de vieillissement de l’information mais phénomènes de mode. Goûts changeants des usagers : certains CD destinés la réserve. Attention : dans le domaine musical, les titres restent disponibles sur le marché moins longtemps et il est difficile de les retrouver.

La saturation des espaces peut nécessiter la création d’une réserve.

Comment ?

3 types de démarches

1- la relégation en bloc

Elle consiste à mettre en réserve un secteur entier de la collection sur un critère objectif dépourvu d’ambiguité.

Un type de documents par exemple une collection de thèses, un fonds particulier, une collection de vinyls etc...

2- les méthodes permettant de faire un 1er tri

Il s'agit de repérer les documents candidats au désherbage sans passer en revue l'ensemble de la collection. Les documents ainsi isolés sont ensuite évalués et soumis au jugement autorisé d'un bibliothécaire avant toute décision de retrait.

Ex : sortir une lise des documents qui ne sont pas sortis en prêt depuis une date limite. C'est un récolement partiel suivi d'un désherbage. L'inconvénient : on n'effectue qu'une révision partielle de la collection limitée aux seuls ouvrages inactifs

3- La révision systématique des collections

Parcours systématique des rayons qui permet un travail approfondi sur l'ensemble du fonds. Véritable évaluation qui permet de faire le point sur l'état matériel, les domaines d'excellence et les lacunes de la collection, l'actualité et la pertinence de l'information fournie ainsi que son adéquation aux besoins des usagers. Méthode la plus coûteuse en temps humain, ce qui interdit souvent de la mener sur la totalité des collections.

Quoi ?

Préparation au désherbage

- Quand?

Période de fermeture été, lors d'un ré-informatisation, déménagement...

- Avant...

Définir avec l'ensemble de l'équipe les critères d'élimination et les noter éventuellement par écrit.

Demander accord de la commune (délibération municipale obligatoire)

Informer les lecteurs

Prévoir personnel et temps

Rassembler les outils nécessaires : chariots, formulaires de désherbage le cas échéant, cartons..

- Pendant

Examiner les rayons livre par livre et sortir ceux que l'on désire retirer des collections selon les critères validés par l'équipe. (Prendre son temps est indispensable).

Glisser éventuellement dans chaque livre retiré un formulaire de désherbage où sera noté le traitement proposé (pilon, réserve, rachat, don).

Mettre à jour le catalogue informatique en changeant le statut des documents avant de l'orienter physiquement vers sa destination.

10/3/IOUPI

Quand ? : pendant une fermeture (c’est rarement possible), durant les périodes de plus faibles activités.

Où ? : en rayons, magasins, espaces en libre accès. Prévoir des espaces pour trier, réparer, reléguer, présenter pour les dons.

Quoi ? : Définir des priorités en fonction des besoins : par discipline, par série de cotes, par supports

Qui ? : Il faut prévoir un nombre suffisant de personnes afin de permettre un travail en équipe nécessitant au préalable une phase de concertation et d’élaboration de documents de travail (type feuille de route portant critères et précisions suffisantes pour faciliter les tris)

Les périodiques

Techniques intellectuelles : quelques critères

L’organisation pratique

L'usage

L'état physique

Qui?

Quoi?

Où?

Quand?

Comment

qualité de l'information

La rédaction d’un document de référence

Rédaction d’un document théorique rappelant les grands principes du désherbage, à intégrer dans la politique de gestion des collections.

Puis, à chaque opération de désherbage, préparation d’un document pratique exposant la méthode et les principaux critères retenus.

redondance et exemplaires multiples

Pourquoi?

Techniques Intellectuelles :

Il convient de les noter précisément et il est souvent nécessaire de les combiner :

- Usage : pour les fonds en libre accès (critère n° 1 dans les pays anglo-saxons).

- Critères matériels : état physique du document, fragilité, présentation vieillotte.

- Critères intellectuels ou qualitatifs : adéquation avec la politique d’acquisition, fraîcheur de l’information (entre 3 et 10 ans pour bon nombre de documentaires en libre accès, mais également pour les ouvrages de fiction), accessibilité de l’information pour le public concerné, qualité intrinsèque de l’information.

- Critère de redondance : autres ouvrages plus récents sur le même sujet, exemplaires multiples.

Le désherbage entraîne toujours un réaménagement des collections tel que :

- la réorganisation des espaces en libre accès,

- la relégation interne (du libre accès vers un magasin de proximité)

- la relégation externe (concerne la conservation partagée)

- le don

- le pilon (élimination)

La recherche de solutions

Techniques et organisations

Personnel :

Ceux qui réalisent les achats sont les plus à même de désherber les collections (meilleure connaissance des différents domaines). Cela requière des compétences. Mais un chantier de désherbage est un travail d'équipe.

Outils d’évaluation et contrôle des collections

Catalogue, données statistiques.

Après désherbage : correction au catalogue.

Espaces de stockage :

bilans précis des possibilités

Les collections

Point de départ : étude de la collection, données chiffrées. Taille, ventilation / par secteurs et composition de la collection. Il est nécessaire de connaître son état matériel, son accroissement prévisible, l’usage qui en est fait, son organisation, sa classification.

Pour qui ?

Besoins et attentes du public. On tiendra compte du public actif, potentiel, du public que la bibliothèque a vocation à desservir. Nécessité d’en connaître sa composition sociologique.

Dans les bibliothèques publiques on étudiera également le taux de rotation des collections et le cahier de suggestions des lecteurs.

Améliorer la présentation et l’état de conservation de la collection (faire réparer, relier). Améliorer l’actualité et la pertinence de la collection.

Adapter constamment l’offre à la demande des usagers.

Améliorer la visibilité des documents et le rendement de la collection qui sera ainsi plus facile à appréhender par le public et aura un meilleur taux de rotation.

Améliorer l’image de la bibliothèque en rénovant l’aspect global de la collection et en proposant des documents « appétissants ».

L’étude de faisabilité

Que peut-on éliminer ? Quel est le noyau dur de la collection ? Nécessité d’une politique d’acquisition clairement établie, ayant fait l’objet d’un document écrit.

Fonds intouchables : collections patrimoniales, rares, précieuses, fonds locaux

Les collections

Outils d'évaluation et contrôle des collections

Le personnel

Analyse des besoins

Pourquoi ?

Quoi?

Pour qui?

3 étapes à respecter

Dresser un état des lieux pour évaluer l'étendue du désherbage : le contexte général

I INADEQUAT par rapport au fond, au public

P PERIME d'un point de vue intellectuel

U USAGE vieilli dans son aspect physique

O ORDINAIRE, médiocre

Outils bibliographiques

Les critères IOUPI appliqués au secteur jeunesse

I INCORRECT, mauvaise information

Organisation pratique

- Qui désherbe?

- Quand?

- Comment?

Sans budget d'acquisition pas de désherbage

Rassembler les informations disponibles

Le secteur Jeunesse

- âge moyen des documents

- manques et faiblesses de la collection

- politique d'exemplarisation?

Les documents pour la jeunesse se désherbent selon les mêmes méthodes que les documents adultes, avec la même rigueur. En effet le public jeunesse et adolescents est encore plus sensible à l’usure matérielle et intellectuelle des documents et aussi plus fragile face à des documents contenant des informations devenues obsolètes ou de mauvaise qualité.

Analyse des besoins : pourquoi, collections concernées, pour quels usagers?

Etude de faisabilité : quels moyens, quelles informations utiles à rassembler préalablement, locaux, personnel, organisation interne?

Organisation pratique et méthodologie : recherche de solutions, quels critères, quelles méthodes, quelles réponses apportées?

Qualité de l’information : repose sur la culture des professionnels. 3 approches : ce qui est « bon en soi », ce qui est « bon pour l’usager », ce qui est « bon pour la collection ».

Age : date d’édition, d’impression. Toutefois, il est nécessaire d’être prudent car cela ne permet pas de repérer les ouvrages de fonds. Ce critère est très important pour certains documents tels que les guides de voyage ou les documents scientifiques. C’est également un bon critère pour la relégation (rangement en magasin) de certains titres de périodiques.

Usage : critère basé sur les statistiques de prêt : nombre d’emprunts sur une durée de 2- 3 ans ou plus. Mais ce critère ne tient pas compte de la consultation sur place. De plus, la valeur d’un document n’est pas uniquement liée à son usage et il est nécessaire de proposer des documents autres que ceux qui ont la faveur du public.

Obsolescence : ce qui est périmé du fait de l’évolution des connaissances.

critères à prendre en compte :

La plupart des tutelles préfèrent que les fonds s’accroissent plutôt que d’assumer la nécessité d’éliminations régulières...

De plus l’objet livre est sacralisé dans nos sociétés et a pu faire l’objet de destructions spectaculaires dans le passé, ce qui lui confère un poids symbolique très important

Les collections anglo-saxonnes étant davantage et depuis plus longtemps axées sur les fonds pratiques scientifiques et techniques ainsi que sur les collections très populaires ont permis une meilleure compréhension de la nécessité du désherbage régulier.

Les obstacles à surmonter

Les documentaires

Le désherbage courant consiste au moment du reclassement à retirer des rayonnages, au fur et à mesure, des documents abîmés ou périmés et à les remplacer par des nouveautés par exemple.

Le désherbage systématique ou opération de désherbage est conduit pour une période donnée sur tout ou partie de la collection.

Le tri des collections

Cycle de vie des documents : le désherbage