SISTEM PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

FONTS

SISTEM PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

TUJUAN INDEKS

Beberapa macam sistem penyimpanan arsip/dokument

• Untuk membedakan berkas yang satu dengan yang lainnya dalam satu kode (masalah) yang sama.

• Sebagai tanda petunjuk/pengenal arsip/dokumen.

• Untuk membedakan arsip/dokumen di dalam suatu berkas yang berkode sama.

• Sebagai sarana penemuan kembali arsip/dokumen.

• Untuk menentukan urutan letak arsip didalam berkas.

JENIS-JENIS INDEKS

Ada beberapa macam sistem penyimpanan arsip (sistem filing ),nama yang umum dipakai ada lima macam yaitu :

1. Penyimpanan arsip sistem abjad (Alphabetical Filling System)

2. Penyimpanan arsip sistem Subyek/pokok masalah

3. penyimpanan arsip sistem Nomor

4. Penyimpanan arsip sistem wilayah

5. Penyimanan arsip sistem tanggal (Chronologis)

Indeks pada kearsipan lebih banyak menyangkut indeks masalah, karena didalam penemuan kembali arsip, tanda pengenal masalah lebih sering dipakai dari pada tanda pengenalan lainnya, kecuali arsip kepagawaian yang sudah tentu tanda pengenalannya pakai nama-nama orang langsung.

PENDAHULUAN

Berikut Contoh dan Jenis - jenis Indeks

• MENGINDEKS NAMA ORANG INDONESIA

A. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu suku kata, maka diindek sebagai berikut :

D. Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya,misalnya:

Penyimpanan arsip sistem abjad adalah penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad alfabet dan sering di gunakan, disusun mulai dari A sampai Z, Aa sampai Zz, dan seterusnya.

Untuk memahami atau cara penyimpanan warkat dengan menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah atau terminology yang perlu diketahui, antara lain :

Sistem penyimpanan arsip/warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusunan dan pemusnaan arsip.

B. Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku kata, maka diideks berdasarkan suku kata nama terakhir:

E. Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun dibelakang dan diketahui kepanjangannya maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya:

C. Nama keluarga / suku/ marga adalah nama orang diikuti nama keluarga / suku/ marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga / suku/ marga misalnya :

F. Nama yang memakai gelar, yang diutamakan adalah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks, ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks. Ada beberapa gelar yang umum dipakai, yaitu :

a) Gelar akademis, sperti Spd, Dra, Dr, Ir, SH, SE, Prof, Phd, Msc, Mpd, MBA, MM, Msi dan lain-lain

b) Gelar keagamaan antara lain : Kyai, haji, Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Pastor, dan lain-lain

c) Gelar Kebangsaan, seperti : Raden, Raden Ajeng, KRT Sunan, Sultan, Andi, Cut, Ida Bagus/Ida Ayu,

Cokorde, dan lain lain.

d) Gelar Kepangkatan, Seperti Marsekal, Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel, Jendral, Komisaris Besar

dan lain-lain.

e) Gelar Jabatan, Seperti, Presiden, Mentri, Gubernur, Direktur, Jendral, Bupati, Camat, Lurah, dan lain-lain.

Diindeks sebagai berikut :

1. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul terhadap beberapa unit.

2. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul.

3. Caption adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda pengenal.

4. Mengkode (kodifikasi), kegiatan menemukan kode dari nama yang sudah diindeks. Kode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang sudah diindeks.

5. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama/ judul yang sudah diindeks.

I. Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya :

G. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran, misalnya :

J. Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara nama terakhir yang mengikuti kata bin /binti sebagai main captionnya, misalnya :

H. Nama yang didahului dengan nama baktis, diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian diikuti oleh nama baktisnya, misalnya :

Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Sehingga harus diolah secara terencana dan mendasar serta profesional.

Sekian penjelasan dari kami ,

Kurang lebihnya Mohon Maaf karna kami jg dalam proses belajar ^_^ dan Terima kasih :D

PENGERTIAN INDEKS

CARA MENYUSUN WARKAT/SURAT

Indeks juga disusun menjadi dua yaitu :

a.) Dictionary Order

Warkat jika di file menurut sistemini maka penyusunannya menurut kata-kata dalam kamus yang menjadi dasar penempatan warkat/surat dalam file. Jelas tampak disini bahwa warkat satu dengan yang lain tidak ada hubungan .

Amerta, Bank

Andalas, Universitas

Andalas, Toko

Andalas , Hotel

Mengindeks adalah menentukan urutan-urutan unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek, atau angka, tergantung kepada sistem penyimpanan yang digunakan.

a. Menurut abjad seperti kamus ( dictonary arrangement ) ataupun secara kelompok yang sejenis yang tersusun secara abjad. Misalnya kelompok nama orang,nama tempat, nama barang, dan sebagainya.

b. Menurut encyclopedia Relative yaitu semua pokok masalah pertama yang setingkat disusun secara abjad, sedangkan masalah pokok kedua, ketiga, dst yang merupakan bagian dari masalah pokok kedua dst masing-masing disusun secara abjad sesuai dengan tingkatan.

Setelah mengindeks, buatlah daftar klasifikasi warkat/arsip berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z. Namun apabila terdpat sejumlah nama dengan abjad yang sama atau hampir bersamaan, maka penyusunan dilakukan bedasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya, misalnya :

A,B,C,D………………………………..Z

Aa, Ab, Ac, ….………………………..Az

Aba, Abb, Abc,………………………...Abz

Aca, Acb, Acc,…………………………Acz

Sebagai contoh ilustrasi :

Graph

Graphic

Graphics

b.) Group Order

Penyusunan Warkat atas dasar kelompok dari beberapa macam serta bentuk bidang usaha. Warkat yang berobyek Bank disatukan dengan Bank, hotel disatukan dengan hotel dll.

Amerta ,Bank

Centrla asia ,Bank

Delta, Bank dll.