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Transcript

Que áreas de la empresa cumplen con las expectativas para desarrollar sus recomendaciones.

  • ¿Cual parece ser la capacidad optima de acuerdo con los objetivos de operación?¿Cuál es la ejecución total real?¿Cuáles son los factores limitadores?¿Qué factores deben estudiarse con mayor detalle?¿Qué objetivos pueden alcanzarse con el empleo de los medios disponibles?Examinar el total de los hallazgos encontrados en cooperación con otros especialistas.

Etapa 4: Combinar los hallazgos para diagnosticar el total de las operaciones .

  • ¿Hasta qué grado concuerda la operación de los factores con las funciones asignadas a estos?¿Qué tendencias se registran en el campo de cada factor?¿Qué evolución ocurre en los campos relacionados?¿Cuales elementos del factor ejercen una influencia limitadora?¿Qué objeticos debieran lograrse en el campo de cada factor?¿De que medios se dispone para lograr estos objetivos?

Etapa 3: Examinar cada factor

  • Preparar los documentos necesarios para su presentación y discusión, como por ejemplo, diagramas.Señalar claramente que hallazgos y diagnósticos están sujetos al juicio de las personas responsables de la ejecución de las operaciones que se investigan.Exponer el desarrollo de los hallazgos.Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones sobre uno de los pasos antes de avanzar.La decisión es prerrogativa de las personas responsables de la ejecución o dirección.

Etapa 5: Presentar el diagnostico

  • Objeto de la investigación y su operación.Determinar los factores pertinentes al tema y a su operación.Averiguar las funciones de cada factor.Determinar la información mínima necesaria.Recopilar informaciónVerificarlaAsegurarse de que este completa

Etapa 2: Analizar el tema

Etapas

  • Definir la materia objeto de investigación
  • Definir el propósito final de la investigación
  • Determinar el tiempo disponible para la investigación
  • Planear las fases y el volumen del trabajo.
  • Determinar los medios de investigación e información y la facilidad de obtenerlos.
  • Obtener la autorización necesaria para la orientación y e programa de la investigación.

Etapa 1: Planear la investigación

1. No revela necesariamente todas las fuerzas que afectan las actividades debido a que ha sido concebido como un método de diagnóstico general.

2. No es un procedimiento infalible ya que sólo es una herramienta para obtener información de manera racional y con esta formular juicios.

3. Es necesario el criterio del investigador ya que muchos aspectos de las operaciones industriales no pueden medirse ni compararse cuantitativamente.

4. Como toda metodología es factible de ser corregida, ampliada y mejorada.

Limitaciones

1. Sus principios son igualmente aplicables a todas las industrias y a todos los niveles industriales.

2. Al nivel de la empresa puede ser aplicado, después de alguna práctica, por miembros del cuerpo directivo.

3. Debido a su carácter sistemático es más factible que pueda ser aplicado a más problemas de productividad industrial que otros métodos.

4. Es muy útil para especialistas de institutos de investigación ya que puede acelerar el trabajo y facilitar el informe.

5. Permite una mayor colaboración de los que intervienen en las tareas para elevar la productividad debido al uso de cuadros y diagramas en la presentación del informe

Método instituto americano de administración

Este enfoque establece que en toda institución se deben de evaluar diez áreas. Para las empresas con fines de lucro. El esquema general de la Auditoria varía para los distintos tipos de organizaciones, de a cuerdo a éste método.

Ventajas

Medios de producción

Mercadeo

Actividad productora

Fuerza de trabajo

Contabilidad y estadística

Financiamiento

Suministros

Política y

dirección

Medio ambiente

Productos y procesos

Los elementos en los métodos de administración que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación son:

Según William P. Leonard:

Toma de decisiones

El análisis factorial es una metodología de investigación industrial el cual constituye un enfoque ideal para el análisis de productividad, problemas de diagnostico, en el desarrollo de nuevos proyectos en la industria y en la cuantificación de algunas actividades.

Análisis factorial del Banco de México

ORGANIZACIÓN:

Reducir la posibilidad de error al mínimo en las decisiones que se hagan y mantener un buen control, el mejor instrumento con que cuenta es la auditoría administrativa.

el acto o proceso de definir las líneas de autoridad y responsabilidad de los individuos y coordinas sus esfuerzos personales para la armoniosa consecución de los objetivos previstos.

PLANEACIÓN:

DIRECCIÓN:

La Auditoría Administrativa es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que se dé a sus recursos humanos y materiales”

se hace formulando un sistema de procedimientos y políticas que reflejen los objetivos y metas.

consiste en el mando, la coordinación y el control.

Presentación del informe

Redacción del informe con los descubrimientos y recomendaciones.

Presentación o informe

Conclusión de cualquier asunto pendiente.

Etapa 3:

Verificación del informe con la alta gerencia

Discusión oral de los aspectos importantes.

Seguimiento

Etapa 4:

Apoyo por parte de los RH en el diseño de formas y procedimientos.

Revisión de las instalaciones

Etapas del modelo de William P. Leonard

Que áreas de la empresa están o no funcionando adecuadamente

Evaluación

Métodos de control

Mechas de operación

Etapa 2:

Recurso humano

Sistemas y procedimientos

Examen, alcance y limitaciones.

Instalaciones y equipos

Intención

Reglamentos

Etapa 1:

Finalidad

propósitos

y fines

Políticas y practicas

Planes y objetivos

Estructura organizacional

Ayudar a la dirección a lograr una administración más eficaz

Examinar y valorar los métodos y desempeño de todas las áreas.

Método de

William P. Leonard

Evaluación de los métodos y eficiencia administrativa.

Observancia de políticas y procedimientos

Exactitud y confiabilidad

Apropiado de la estructura organizativa

Panorama

económico

Factores de evaluación

Métodos protectores adecuados

Sistemas de funcionamiento satisfactorios

Causas de variaciones

Adecuada utilización de personal y equipo

*Retos administrativos del futuro

*Organización con vista al futuro

*Demandas futuras

*El administrador del futuro

Mirando hacia el futuro

Conceptos fundamentales de la auditoría administrativa

Alcance:

*Puede ser de una función específica, un departamento o grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o de la empresa en su totalidad.

Planes y

objetivos

Estructura orgánica

Políticas y practicas

Preparación del informe de auditoría administrativa

Los elementos en los métodos de admón. y operación que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación son:

Métodos de control

Sistemas y procedimientos

Formas de operación

Recursos de materiales humanos

Redactado con buena ortografía y escrito con la suficiente claridad.

Redacción:

Basado en la información definida.

Exactitud:

Exposición precisa de lo que informa.

Concisión:

Puntos esenciales de un buen informe

Ejemplo de palabras y expresión que eviten una innecesaria brusquedad

Cortesía:

*Ideas claras

Trato con

personas

*Pensamiento bien organizado y planeación inteligente.

*Las palabras son un medio por el cual se transmite información y a menos que el auditor se tome el tiempo necesario y tenga debido respeto.

Análisis preliminar:

Pensar con claridad antes de escribir

*Corresponderá a una función y al área en que se ésta se lleva a cabo.

*El auditor entrevista a unas pocas personas para obtener algunos datos básicos relacionados con la función y el área.

*Verbales

*Memorándums

*Cartas

*Cuestionarios

Tipos de informes

Iniciación de la auditoría:

*Rutinarios

*Especiales

*Informales

*Técnicos

Ayudar y mejorar la forma de actuar de las personas en diferentes áreas de la empresa

Preocupación:

Informe informal en cual basarse.

I.Finalidad y alcance

II.Puntos sobresalientes

III.Aspectos comentados con la supervisión

IV.Practicas corrientes (detalle)

Ejemplo:

Métodos sistemáticos del procedimiento de auditoría

V.Discusión o comentarios

VI.Recomendaciones

VII.Ilustraciones

*Esbozo de auditoría establece un plan para la ordenada presentación del informe

*Informe deberá ser uniforme.

Borrador de un informe de auditoría administrativa

Suministra seguridad y confianza en la actuación.

Entrevista:

El auditor contara con una guía para la ejecución del trabajo a su cargo.

*Saber de antemano que clase de información se dese obtener y para ellos formular preguntas concretas.

*Ser realizara de un modo informal utilizando el canal o autoridad apropiada, solicitando anticipadamente el permiso del supervisor o jefe del departamento.

Dificultades que suelen encontrarse

El tratar con personas y con problemas que involucran el elemento humano, exige paciencia y comprensión. Cuando se suscitan diferencias de opinión tendrán que ser examinadas con cuidado y tratadas en forma adecuada.

Problemas de resistencia

En los distintos niveles de la administración habrán conflictos y fricciones debidas a preferencias, adulaciones, etc. Cuando se dan problemas humanos entre subordinados y superiores, la actuación en el trabajo baja mucho de calidad.

Problemas de fricción:

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