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Metodo de William P. Leonard

Diagnostico y evaluacion
by

daniela sanchez

on 1 October 2013

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Transcript of Metodo de William P. Leonard

Método de
William P. Leonard

Según William P. Leonard:
La Auditoría Administrativa es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que se dé a sus recursos humanos y materiales”
Los elementos en los métodos de administración que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación son:
PLANEACIÓN:
se hace formulando un sistema de procedimientos y políticas que reflejen los objetivos y metas.
ORGANIZACIÓN:
el acto o proceso de definir las líneas de autoridad y responsabilidad de los individuos y coordinas sus esfuerzos personales para la armoniosa consecución de los objetivos previstos.
DIRECCIÓN:
consiste en el mando, la coordinación y el control.
Toma de decisiones
Reducir la posibilidad de error al mínimo en las decisiones que se hagan y mantener un buen control, el mejor instrumento con que cuenta es la auditoría administrativa.
Evaluación de los métodos y eficiencia administrativa.
propósitos
y fines
Finalidad
Intención
Ayudar a la dirección a lograr una administración más eficaz
Examinar y valorar los métodos y desempeño de todas las áreas.
Factores de evaluación
Panorama
económico
Apropiado de la estructura organizativa
Observancia de políticas y procedimientos
Exactitud y confiabilidad
Métodos protectores adecuados
Causas de variaciones
Adecuada utilización de personal y equipo
Sistemas de funcionamiento satisfactorios
Conceptos fundamentales de la auditoría administrativa
Alcance:
*Puede ser de una función específica, un departamento o grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o de la empresa en su totalidad.
Los elementos en los métodos de admón. y operación que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación son:
Planes y
objetivos
Estructura orgánica
Políticas y practicas
Sistemas y procedimientos
Métodos de control
Formas de operación
Recursos de materiales humanos
Iniciación de la auditoría:
Análisis preliminar:
*Corresponderá a una función y al área en que se ésta se lleva a cabo.

*El auditor entrevista a unas pocas personas para obtener algunos datos básicos relacionados con la función y el área.
Entrevista:
*Saber de antemano que clase de información se dese obtener y para ellos formular preguntas concretas.
*Ser realizara de un modo informal utilizando el canal o autoridad apropiada, solicitando anticipadamente el permiso del supervisor o jefe del departamento.
Métodos sistemáticos del procedimiento de auditoría
Informe informal en cual basarse.
Suministra seguridad y confianza en la actuación.
El auditor contara con una guía para la ejecución del trabajo a su cargo.
Dificultades que suelen encontrarse
Trato con
personas
Preocupación:
Ayudar y mejorar la forma de actuar de las personas en diferentes áreas de la empresa
Problemas de resistencia
El tratar con personas y con problemas que involucran el elemento humano, exige paciencia y comprensión. Cuando se suscitan diferencias de opinión tendrán que ser examinadas con cuidado y tratadas en forma adecuada.
Problemas de fricción:
En los distintos niveles de la administración habrán conflictos y fricciones debidas a preferencias, adulaciones, etc. Cuando se dan problemas humanos entre subordinados y superiores, la actuación en el trabajo baja mucho de calidad.
Preparación del informe de auditoría administrativa
Pensar con claridad antes de escribir
*Las palabras son un medio por el cual se transmite información y a menos que el auditor se tome el tiempo necesario y tenga debido respeto.
*Ideas claras
*Pensamiento bien organizado y planeación inteligente.
Borrador de un informe de auditoría administrativa
*Esbozo de auditoría establece un plan para la ordenada presentación del informe
*Informe deberá ser uniforme.
Ejemplo:
I.Finalidad y alcance

II.Puntos sobresalientes

III.Aspectos comentados con la supervisión

IV.Practicas corrientes (detalle)
V.Discusión o comentarios

VI.Recomendaciones

VII.Ilustraciones
Puntos esenciales de un buen informe
Redacción:
Redactado con buena ortografía y escrito con la suficiente claridad.
Exactitud:
Basado en la información definida.
Concisión:
Exposición precisa de lo que informa.
Cortesía:
Ejemplo de palabras y expresión que eviten una innecesaria brusquedad
Tipos de informes
*Verbales

*Memorándums

*Cartas

*Cuestionarios
*Rutinarios
*Especiales
*Informales
*Técnicos
Mirando hacia el futuro
*Retos administrativos del futuro

*Organización con vista al futuro

*Demandas futuras

*El administrador del futuro
Análisis factorial del Banco de México
El análisis factorial es una metodología de investigación industrial el cual constituye un enfoque ideal para el análisis de productividad, problemas de diagnostico, en el desarrollo de nuevos proyectos en la industria y en la cuantificación de algunas actividades.
Medio ambiente
Política y
dirección
Productos y procesos
Contabilidad y estadística
Financiamiento
Fuerza de trabajo
Medios de producción
Suministros
Actividad productora
Mercadeo
Ventajas
Limitaciones
1. Sus principios son igualmente aplicables a todas las industrias y a todos los niveles industriales.
2. Al nivel de la empresa puede ser aplicado, después de alguna práctica, por miembros del cuerpo directivo.
3. Debido a su carácter sistemático es más factible que pueda ser aplicado a más problemas de productividad industrial que otros métodos.
4. Es muy útil para especialistas de institutos de investigación ya que puede acelerar el trabajo y facilitar el informe.
5. Permite una mayor colaboración de los que intervienen en las tareas para elevar la productividad debido al uso de cuadros y diagramas en la presentación del informe
1. No revela necesariamente todas las fuerzas que afectan las actividades debido a que ha sido concebido como un método de diagnóstico general.
2. No es un procedimiento infalible ya que sólo es una herramienta para obtener información de manera racional y con esta formular juicios.
3. Es necesario el criterio del investigador ya que muchos aspectos de las operaciones industriales no pueden medirse ni compararse cuantitativamente.
4. Como toda metodología es factible de ser corregida, ampliada y mejorada.
Método instituto americano de administración
Este enfoque establece que en toda institución se deben de evaluar diez áreas. Para las empresas con fines de lucro. El esquema general de la Auditoria varía para los distintos tipos de organizaciones, de a cuerdo a éste método.
Etapas del modelo de William P. Leonard
Etapa 1:
Examen, alcance y limitaciones.
Planes y objetivos
Estructura organizacional
Políticas y practicas
Reglamentos
Sistemas y procedimientos
Métodos de control
Mechas de operación
Recurso humano
Instalaciones y equipos
Etapa 2:
Evaluación
Que áreas de la empresa están o no funcionando adecuadamente
Que áreas de la empresa cumplen con las expectativas para desarrollar sus recomendaciones.
Etapa 3:
Presentación o informe
Discusión oral de los aspectos importantes.
Redacción del informe con los descubrimientos y recomendaciones.
Presentación del informe
Etapa 4:
Seguimiento
Revisión de las instalaciones
Apoyo por parte de los RH en el diseño de formas y procedimientos.
Conclusión de cualquier asunto pendiente.
Verificación del informe con la alta gerencia
Etapas
Etapa 1: Planear la investigación
Definir la materia objeto de investigación
Definir el propósito final de la investigación
Determinar el tiempo disponible para la investigación
Planear las fases y el volumen del trabajo.
Determinar los medios de investigación e información y la facilidad de obtenerlos.
Obtener la autorización necesaria para la orientación y e programa de la investigación.
Etapa 2: Analizar el tema
Objeto de la investigación y su operación.Determinar los factores pertinentes al tema y a su operación.Averiguar las funciones de cada factor.Determinar la información mínima necesaria.Recopilar informaciónVerificarlaAsegurarse de que este completa
Etapa 3: Examinar cada factor
¿Hasta qué grado concuerda la operación de los factores con las funciones asignadas a estos?¿Qué tendencias se registran en el campo de cada factor?¿Qué evolución ocurre en los campos relacionados?¿Cuales elementos del factor ejercen una influencia limitadora?¿Qué objeticos debieran lograrse en el campo de cada factor?¿De que medios se dispone para lograr estos objetivos?
Etapa 4: Combinar los hallazgos para diagnosticar el total de las operaciones .
¿Cual parece ser la capacidad optima de acuerdo con los objetivos de operación?¿Cuál es la ejecución total real?¿Cuáles son los factores limitadores?¿Qué factores deben estudiarse con mayor detalle?¿Qué objetivos pueden alcanzarse con el empleo de los medios disponibles?Examinar el total de los hallazgos encontrados en cooperación con otros especialistas.
Etapa 5: Presentar el diagnostico
Preparar los documentos necesarios para su presentación y discusión, como por ejemplo, diagramas.Señalar claramente que hallazgos y diagnósticos están sujetos al juicio de las personas responsables de la ejecución de las operaciones que se investigan.Exponer el desarrollo de los hallazgos.Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones sobre uno de los pasos antes de avanzar.La decisión es prerrogativa de las personas responsables de la ejecución o dirección.
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