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Los negocios y organizaciones están en constante cambio por diferentes factores como la globalización , permitiendo emerger en mercados internacionales , lo que provoco un alto nivel de competitividad .
las economías tuvieron la necesidad de transformarse en economías de conocimiento e información .
Los sistemas de información permiten disponer eficazmente de la información adecuada para
actuar y tomar las mejores decisiones.
El objetivo de la automatización de oficinas es incrementar la productividad y la eficiencia a través de múltiples tecnologías (datos, voz, imagen), que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de información, comunicaciones), orientadas a mejorar el desempeño de las actividades realizadas dentro de una compañía.
Estas tecnologías y aplicaciones proveen la base para la integración de cualquier oficina, de manera que se debe prestar especial atención a los aspectos de análisis, estructura, asignación de recursos y tecnología disponible, para obtener el máximo beneficio y, al mismo tiempo, evitar crear temores o falsas expectativas en el lugar de trabajo.
Existen diferentes aplicaciones en las cuales procesar información:
Para elaborar informes escritos.
-Llevar registros contables como entradas y salidas de mercancía.
-Elaborar gráficas de productividad en los diferentes departamentos de la organización.
-Realizar presentaciones para conferencias o exposiciones.
-La comunicación, a través del correo electrónico o videoconferencia.
-Almacenar datos de clientes
-La programación, mediante agenda electrónica
-La Administración documental, a través de procesadores de palabra, archivamiento digital
-Etc.
Bases de datos:
Programa que permite llevar
un control de los registros
de la empresa así como
importar y exportar archivos.
Por ejemplo:
Dbase IV, Foxbase+ y Quattro Pro.
Sistema Gerencial Para la Automatización de Oficinas
Algunas características:
Existen numerosos programas que cubren las necesidades de toda oficina en particular, ya sea para recursos, informática, ventas etc.; tomando en cuenta que la automatización de oficinas es un concepto amplio y multifacético que se agrupa en dos ambientes principales: el de la administración y el de la tecnología de información, los cuales son de gran importancia para el éxito de la organización.
Hojas electrónicas:
Paquete que permite trabajar con
datos numéricos en una hoja
electrónica de cálculo, tratamiento
de textos, grabar y visualizar gráficos
comerciales, hacer reportes y
comunicar otros ordenadores.
Por ejemplo: Excel, Lotus 123, Lotus
Symphony, Lotus 123 y y Quattro Pro.
1.-Estas tecnologías y aplicaciones proveen la base para la integración de cualquier oficina.
2.-Permiten una mejor comunicación y comprensión entre las personas que integran las oficinas ya que el manejo de datos es más adecuado.
3.-Acceso más fácil a la información que se requiere en un momento determinado.
4.-Nos permite almacenar cantidades grandes de información sin necesidad de mucho espacio.
5.-El procesar los datos ya no requiere de mucho tiempo ni esfuerzo.
-Entre otras.
Hoy en día la industria de cómputo ofrece una gran variedad de softwares que permiten a la empresa ser más productiva y eficiente, sólo es cuestión de escoger exactamente lo que se necesita. Para dicho fin, a continuación se enlistan algunos softwares, especiales para oficinas:
Procesador de palabras:
Editor de texto que permite crear tablas, cambio de fuentes, mover, borrar, copiar texto, diccionario de sinónimos, crear columnas, etc. Por ejemplo: Mac write II, Word Perfect y Word.
El Sistema de Automatización de Oficinas está compuesto por diversas y diferentes aplicaciones que permiten a las organizaciones tener un mejor y más práctico manejo de datos en el área administrativa; dichas aplicaciones permiten a los diferentes departamento administrativos procesar la información de tal forma que se puede traducir en informes para así presentarlos a los directivos o quien requiera la información.
El acceso a la información por medio de este sistema es más rápido, ya que no tienes que buscar entre miles de hojas los datos, sólo debes solicitar al sistema la información.
caso practico
Todo esto hace más fácil procesar información, y sobre todo disminuye costos ya que anteriormente, todos los registros de elaboraban a mano y había la posibilidad de perder la información y no recuperarla jamás; era muy tardado realizar los informes adecuados para presentar la información, además de que en la actualidad la comunicación dentro de la organización gracias a este sistema es más rápida y eficiente.