ESQUEMA GENERAL PARA EL DISEÑO DE UN PROYECTO

1. Denominación

del proyecto

-Se hace iniciando, de una manera sintética y mediante un titulo

-Su objeto es identificar el proyecto e indicar el marco institucional desde el cual se realizará y lo que quiere hacerse en el proyecto

-Hace referencia a la institución, agencia u organismo responsable de la ejecución del proyecto.

a. Descripción del proyecto (qué se quiere hacer).

Definiendo y caracterizando la idea central de lo que se pretende realizar.

Hay que hacerla contextualizando el proyecto dentro del programa

b. Fundamentación o justificación (porqué se hace, razón de ser y origen del proyecto).

En la fundamentación deben cumplirse dos requisitos para que sea completa y correcta:

• Hay que aplicar la prioridad y la urgencia del problema para el que se busca solución;

• Hay que justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de solución más adecuado o viable para resolver ese problema.

Puede ayudar tener como referencia los siguientes puntos o cuestiones a explicitar en la fundamentación del proyecto:

CUÁL ES LA NATURALEZA Y URGENCIA DEL PROBLEMA QUE SE PRETENDE RESOLVER.

Identificar y analizar el problema. Explicitar por qué se hace, destacando los principales aspectos críticos y los problemas que piensan ser atacados, aliviados o resueltos con la realización del proyecto.

QUÉ PRIORIDAD SE CONCEDE A LA SOLUCIÓN DE ESE PROBLEMA.

*Razones políticas, cuando el proyecto concreta o realiza las orientaciones políticas de un plan general o de un programa político.

*Razones técnicas, en las que se expresan las razones objetivos (necesidades y problemas y magnitudes de los mismos) que dan lugar a la realización del proyecto.

NATURALEZA DE LA ESTRATEGIA PARA LA ACCIÓN (si es que hubiere).

Indicar la trayectoria seleccionada, para llevar a cabo las acciones consideradas necesarias y suficientes de cara al logro de los objetivos propuestos.

RECURSOS INTERNOS Y EXTERNOS ASIGNADOS PARA LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA.

Visualizar cuáles son las prioridades de la institución o de otras entidades respecto de la solución del problema. Condiciona en gran medida las posibilidades de ejecución y la viabilidad de un proyecto.

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO EN SÍ.

Presentar los resultados que haya arrojado la evaluación previa del proyecto, acerca de la viabilidad, análisis costo-beneficio o costo-oportunidad, productos, efectos e impacto, etc.

c. Marco institucional (organización responsable de la ejecución).

Será necesario indicar la naturaleza de la organización, su mandato, su situación jurídica y administrativa, instalaciones y servicios, estructura orgánica y procedimientos administrativos, personal, etc.

Información clara y profundamente acerca de la institución, organización o agencia que será la responsable fundamental de la planificación y ejecución del proyecto. Haciendo referencia particular al departamento y/o programa del que pudiera llegar a formar parte el proyecto específico.

d. Finalidad del proyecto (impacto que se espera lograr).

Cuando un proyecto forma parte de un programa más amplio, los objetivos de este último constituyen la finalidad de los proyectos que lo integran.

Debemos considerar que, para formular finalidades de un proyecto, es necesario que:

*Éstas justifiquen debidamente el proyecto y sus objetivos;

*Sea posible verificar cuantitativa o cualitativamente su marcha;

*Se constituya preferiblemente un único fin o vaya acompañado de otros fines compatibles.

e. Objetivos (para qué se hace, qué se espera obtener)

Indican el destino del proyecto o los efectos que se pretenden alcanzar con su realización.

Es importante distinguir lo que serán efectos del proyecto (objetivos que se espera alcanzar) y lo que será el posible impacto del mismo (es decir, a que fin contribuirá el proyecto si se desarrolla con éxito).

La buena formulación del objetivo principal y de los objetivos específicos (si ello fuere necesario), es garantía (no absoluta, por supuesto) de elaborar u buen proyecto, ya que en torno al o a los objetivos, se da coherencia al conjunto de actividades que componen el proyecto, costos, estrategias, tiempos, etc.

EL OBJETIVO PRINCIPAL, llamado también objetivo general, es el propósito central del proyecto. A veces viene dado por los objetivos generales de un programa.

LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS, inmediatos o complementarios, son ulteriores especificaciones o pasos (en determinadas circunstancias, de carácter intermedio) que hay que dar para alcanzar o consolidar el objetivo general.

f. Metas (cuánto se quiere hacer, servicios que se prestarán y/o necesidades que se cubrirán)

Las metas operacionalizan los objetivos, estableciendo cuánto, cuándo y dónde se realizarán éstos, de modo que las actividades y acciones correspondientes puedan ser claramente establecidas, permitiendo determinar el nivel y composición de los insumos, las actividades que es preciso emprender y la modalidad de las operaciones para realizar dichas actividades.

g. Beneficiarios (destinatarios del proyecto, a quién va dirigido)

Quiénes serán los beneficiarios inmediatos y quiénes serán los beneficiarios finales o indirectos, o sea, aquellos a quienes favorecerán los impactos del proyecto.

Para el buen diseño de un proyecto, es necesario identificar con precisión los destinatarios, para ello se delimita investigando e indicando:

*situación general

*ocupación

*acceso a los servicios

h. Productos (resultados de las actividades)

Son el primer nivel de resultados a los que se llega por el hecho de haber realizado con éxito las actividades.

Los productos que pueden obtenerse en proyectos de tipo social o cultural pueden ser de dos clases:

*Resultados materiales

*Servicios prestados

Lo importante es distinguir claramente los productos (resultados de actividades) de los efectos (resultados de la utilización de los productos para lograr el objetivo propuesto).

Para un buen diseño del proyecto, es necesario que los productos que se mencionan cumplan algunos requisitos:

*Que su realización pueda comprobarse, tanto en lo que se refiere a la cantidad como al tiempo de consecución,

*Que estén ordenados según una secuencia temporal lógica,

*Que su realización sea esencial para conseguir el objetivo propuesto,

*Que sean realizables con los recursos disponibles.

i. Localización física y cobertura espacial (dónde se hará, qué abarcará)

Indicar el lugar en que se realizará el proyecto y la zona de influencia del mismo.

LOCALIZAR UN PROYECTO consiste en determinar el emplazamiento o el área en donde se ubicará. Suele presentarse en el documento a través de mapas y otros complementos gráficos:

*Macro-localización, esto es, la ubicación geográfica del proyecto dentro del área: región, comarca, ciudad, conjunto rural, etc.

*Micro-localización, identificado dentro de un conjunto menor, como puede ser un barrio o manzana, el lugar o zona en donde se desarrollará el proyecto.

La COBERTURA ESPACIAL indica el espacio físico o zona que cubrirá el proyecto en cuanto a prestación de servicios o área de influencia.

En el diseño del proyecto se ha de indicar, de manera concreta y precisa, cuáles son las actividades que hay que ejecutar para alcanzar las metas y objetivos propuestos.

Para ello debe explicarse la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas, de modo tal que el encadenamiento de las mismas no sufra desajustes graves que influyan negativamente en la realización del proyecto

4. Métodos y técnicas a utilizar (modalidades de operación)

Hay que especificar el instrumental metodológico y técnico que se utilizará para realizar las diferentes actividades

Permite juzgar la factibilidad del proyecto.

Gráficas de apoyo a la programación que permiten distribuir en el tiempo las distintas actividades y hacen posible una capacitación rápida y global de la secuencia operativa.

El más simple y conocido es el diagrama de avance, cronograma o diagrama de Gantt.

HUMANOS: Disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas. Esto supone especificar la cantidad de personal, las cualificaciones requeridas y las funciones a realizar, indicando quién es responsable de qué y cómo está distribuido el trabajo

MATERIALES: es decir las herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física, etc.

TÉCNICOS: las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a utilizar.

FINANCIEROS: Establecer en cada actividad y en cada momento o fase del proyecto, cuáles son los recursos financieros necesarios.

Hay que precisar, asimismo, la forma en que se irán obteniendo los recursos, asegurando el ritmo de operación del proyecto, de modo que haya permanente revisión y nivelación entre gastos e ingresos.

COSTO PERSONAL: se calcula sobre la base del número de personas que participan, en forma renumerada o no.

DIETAS O VIÁTICOS: incluye los gastos por desplazamientos del personal necesarios para realizar actividades fuera del lugar habitual de residencia.

LOCALES: en este rubro la diferenciación principal está entre:

*Construcción

*Compra y reacondicionamiento

*Alquiler

MATERIAL Y EQUIPO: costo del material, gastos de transporte e instalación. Mobiliario de oficinas, archivos, máquinas de escribir, de calcular, fotocopiadora, etc.

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: electricidad, agua, gas. Gastos de oficina (papelería, teléfono, comunicaciones, etc.), limpieza y conservación. Seguros, contribuciones e impuestos. Adquisición de libros, revistas, etc.

IMPREVISTOS: en todo proyecto hay que prever una cierta cantidad de dinero para gastos imprevistos. Esta suma se suele calcular sobre la base del 5% del total del presupuesto de gastos.

BENEFICIOS: ingresos financieros provenientes del mismo proyecto.

Estudio de costos:

DIRECTOS: se relacionan directamente con la prestación del servicio e inciden en forma inmediata para la realización y concreción del mismo.

INDIRECTOS: corresponden a los servicios complementarios que se originan como resultado de la ejecución del proyecto.

FIJOS: No sufren variación a corto plazo cualquiera sea la magnitud de la prestación de los servicios o el nivel de producción.

VARIABLES: llamados también costos de operación. Varían directamente con el nivel de prestación de servicios o la magnitud de las actividades que se realizan.

DE CAPITAL: los costos de las inversiones realizadas, o como el tipo de rédito que produciría ese capital aplicado a otra inversión.

CORRIENTES: Pierden su valor una vez que le gasto se ha efectuado

8. Estructura organizativa y de gestión del proyecto (cómo se gestionará y organizará el proyecto)

Ésta es la columna vertebral en torno a la cual se estructuran y secuencian las distintas actividades.

Se asignan responsabilidades a las personas encargadas de ejecutar y llevar a cabo las actividades.

*ORGANIGRAMA

*MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

*FUNCIONES DEL PERSONAL

*RELACIONES E INTERACCIONES DEL PERSONAL

*MODALIDADES Y MECANISMOS DE COORDINACIÓN

*SISTEMAS DE EVALUACIÓN INTERNA Y SEGUIMIENTO

*CANALES DE INFORMACIÓN

Tres formas principales de estructurar los proyectos desde el punto de vista organizativo y de gestión:

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

Es cuando la gestión del proyecto se lleva a cabo dentro de un organismo ya existente y en el que participan los funcionarios, profesionales y técnicos del mismo.

ORGANIZACIÓN POR PROYECTO

Consiste en crear una unidad administrativa/operativa para cada proyecto, que desaparece cuando éste se termina. La unidad organizativa se estructura de acuerdo con las necesidades de gestión y administración del proyecto.

ORGANIZACIÓN MATRICIAL

Mediante este tipo de organización, se pretende contar con las ventajas de las dos modalidades anteriores, al mismo tiempo que se procura atenuar las debilidades de ambas, lo que no siempre se consigue.

9. Indicadores de evaluación del proyecto (cómo se medirá la progresión hacia las metas)

Son los instrumentos que permiten comprobar empíricamente y con cierta objetividad la progresión hacia las metas propuestas.

Nos permiten realizar una evaluación adecuada teniendo en cuenta los objetivos propuestos y las realizaciones concretas.

Sirven como patrón para medir, evaluar o mostrar el progreso de una actividad, respecto a las metas establecidas, en cuanto a la entrega de insumos (indicadores de insumos) la obtención de sus productos (indicadores de productos) y el logro de los objetivos (indicadores de efectos e impacto)

Los indicadores seleccionados deben satisfacer al menos tres exigencias:

-Permitir comparaciones sincrónicas, en el espacio,

-Permitir comparaciones diacrónicas, en el tiempo, y la elaboración de pronósticos,

-Representar valores sobre los que exista un grado de consenso (o posibilidad de lograrlo) entre las partes implicadas o interesadas en la evaluación.

Que sean concretos y permitan una buena medición, cumpliendo las condiciones de:

INDEPENDENCIA. No conviene usar el mismo indicador para medir diferentes metas y objetivos. Cada meta debe tener uno o varios indicadores propios.

VERIFICABILIDAD. Un mismo indicador tenga similar significado tanto para un defensor como para un oponente del proyecto.

VALIDEZ. Conjunto, todos los indicadores deben reflejar la totalidad de los efectos perseguidos con el proyecto.

ACCESIBILIDAD. Lo ideal es usar indicadores que requieran datos ya existentes o que se puedan obtener mediante el sistema de seguimiento normal del proyecto.

10. Factores externos condiciones o pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del proyecto (relación medios-fines-condiciones)

La administración o dirección del proyecto puede no tener ningún tipo de control, pero que resultan esenciales para el éxito del proyecto.

La identificación de estos elementos que forman parte del diseño del proyecto puede clarificar al proyecto y mejorar su probabilidad de éxito, señalando la necesidad de estos requisitos externos y su coordinación para lograr los efectos e impacto del proyecto.

Es necesario que sean:

*REALISTAS Y BIEN FUNDAMENTADOS.

*PRECISIÓN: habrá que indicar con exactitud en base a qué

fuente se determina el factor.

*COMPLETOS.

2. Naturaleza

del proyecto

Parte II. ESQUEMA GENERAL PARA EL DISEÑO DE UN PROYECTO

–conjunto de datos que hacen a la esencia del mismo-

Ander- Egg Ezequiel y Aguilar Idañez María José. (2005). Cómo Elaborar un Proyecto. Guía para diseñar proyectos sociales y culturales.

Karla Sarahi Ortega Gabaldón

3. Especificación operacional de actividades y tareas a realizar

(Con qué acciones se generarán los productos, actividades necesarias)

En el análisis y cálculo de los costos se deben especificar claramente cada uno de los rubros, enunciando la cantidad y cualificación del personal necesario, material, equipo, gastos de funcionamiento, etc., todo ello expresado en términos monetarios.

7. Cálculo de los costos de ejecución y elaboración del presupuesto (recursos expresados en unidades monetarias)

6. Determinación de los recursos necesarios (quiénes y con qué se realizará el proyecto, insumos)

5. Determinación de los plazos o calendario de actividades (cuándo ocurrirá)

Recursos que constituyen los insumos necesarios para realizar el proyecto: