Copy of Elaboración de procedimientos e instructivos

Documentos Fiables

• Un documento fiable es aquél cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de las operaciones,
• las actividades o los hechos de los que da testimonio.
• Los documentos deberían ser creados en el momento, o poco después, en que tiene lugar la operación o actividad, por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos.

Documentos auténticos

Es aquel del que se puede probar:

a) Que es lo que afirma ser.

b) Que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado.

c) Que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma.

Integridad

La integridad de un documento hace referencia a su carácter completo e inalterado.

Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas.

Usable

Es aquél que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado

Su presentación debería mostrar la actividad u operación que lo produjo.

Las indicaciones sobre el contexto de los documentos deberían contener la información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron.

Los beneficios que genera la elaboración de un manual de procedimiento se centran en hacer

que ejecución de un proceso, sea más eficiente y que cuente con la calidad requerida..

Contribuye con el control del proceso, mediante la coordinación, dirección y evaluación

de cada una de las tareas a desarrollar dentro de este.

Provee una caracterización del funcionamiento interno, con la descripción de las tareas,

los insumos, requerimientos, responsabilidades y salidas, ayudando a la coherencia del

procedimiento para evitar duplicidades y pérdidas de tiempo y esfuerzos.

Apoya las actividades de capacitación e inducción, convirtiéndose en una orientación de

primera mano en el desarrollo cotidiano del procedimiento, consiguiendo así la

unificación de criterios de contenido.

Proporciona herramientas de análisis y toma de decisiones, mediante el estudio de

tiempos, rendimientos y ejecución de las actividades, para la mejora continua de los

sistemas, procedimientos y metodologías implementadas.

Requerimientos

A través del manual de procedimiento puede tenerse un conocimiento claro y sistemático de

las actividades a realizar:

Recolección de la información: Búsqueda de documentos o datos que aporten información suficiente para realizar el análisis y caracterización del proceso,

Análisis de la Información y diseño del procedimiento: Construcción del diagnóstico

con la información recolectada, donde se muestre la realidad en el desarrollo del

proceso, ¿Qué actividades se realizan?, ¿Quién las hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace? y ¿Dónde y por qué se hace?

IDENTIFICACIÓN

Caracterización del manual, título del manual de procedimiento, nombre de la dependencia encargada

del procedimiento en la entidad, el nombre de la dependencia que tiene la responsabilidad sobre la creación del manual de procedimientos, el número o nombre que identifica al manual de procedimientos , índice,

introducción, objetivos, alcance, glosario de términos, políticas,

DIAGRAMAS DE FLUJO

Es la representación gráfica de la secuencia de actividades dentro del proceso, en la cual se

muestran los responsables que intervienen y los recursos utilizados en cada operación

descrita.

(INSTRUCCIONES DE TRABAJO, FORMULARIOS, ESPECIFICACIONES Y OTROS)

Es una variante del diagrama de flujo, que facilita su comprensión por parte de los usuarios.

REGISTROS

Son evidencias objetivas de la ejecución de procesos, actividades o tareas

Directrices para la planificación de la estructura documental

Es necesario realizar un análisis previo de los procesos para:

• Identificar las tareas requeridas de cada individuo en la realización de su trabajo
• Mostrar donde se definen las responsabilidades y dentro de que límites
• Definir quien es el propietario de cada proceso (los responsables de su ejecución diaria)
• Proveer un marco para desarrollar sus documentos
• Facilitar la relación entre los documentos requeridos y las funciones de la empresa

Requisitos de la documentación según la ISO 9001

Requisitos del control de documentos

Metodología para la elaboración

Responsabilidades

Método

CONCEPTOS

Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos

Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una función o actividad,

Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización.

Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados.

Documentos Necesarios SGC

Los únicos documentos mencionados específicamente en la norma NB-ISO 9001:2008, aparte de los seis procedimientos documentados, son:

• Política de la calidad (apartado 4.2.1 a)
• Objetivos de la calidad (apartado 4.2.1 a)
• Manual de la calidad (apartado 4.2.1 b)

Documentos Usuales del SGC

• La política y sus objetivos
• Manual de calidad
• Procedimientos documentados
• Instrucciones de trabajo
• Formularios
• Planes de calidad
• Especificaciones
• Documentos externos
• Registros

Sistema de Gestión de la Calidad

La norma NB-ISO 9001:2008 requiere específicamente que la organización tenga “procedimientos documentados” para los seis requisitos siguientes:

4.2.3 Control de los documentos

4.2.4 Control de los registros

8.2.2 Auditoria interna

8.3 Control del producto no conforme

8.5.2 Acción correctiva

8.5.3 Acción preventiva

El procedimiento debe identificar

Manuales de procedimiento

Requisitos

• Que se justifiquen
• Que tengan antecedentes históricos consolidados
• Que tengan alcances y límites precisos
• Que contribuyan al desarrollo de un proceso
• Que existan responsabilidades de su ejecución
• Que identifiquen registros para obtener evidencias de su cumplimento

Ventajas

• Disminuir la improvisación y los errores
• Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la organización
• Dar una visión global y sistemática del trabajo
• Ser documentos de consulta
• Vincular la realidad con los procesos documentados
• Emprender acciones de mejora
• Hacen que la gente trabaje de manera uniforme
• Permiten que el comportamiento de los procesos sea predecible
• Reducen la dependencia con respecto a determinadas personas para realizar operaciones importantes
• Crean condiciones de autocontrol

Proceso Inscripción de Alumnos

Inicio

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

• PROCEDIMIENTOS
• INSTRUCTIVOS DE TRABAJO
• PLANES
• PROGRAMAS
• LISTADOS
• ESPECIFICACIONES
• REGISTROS

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Considerar los siguientes aspectos:

• Definición de las actividades de la organización, sus clientes y proveedores
• Descripción de los procesos en cuanto al texto y/o diagramas de flujo relacionados con las actividades requeridas
• Determinación de las actividades que se deben realizar, quién o qué función organizacional debe realizar, por qué, cuando, cómo y dónde
• Descripción de los controles de proceso y de los controles de las actividades identificadas

• Definición de los recursos necesarios para el cumplimiento de las actividades (en términos de personal, formación, equipos y materiales).
• Definición de la documentación apropiada relacionada con las actividades requeridas.
• Definición de los elementos de entrada (entradas) y resultados (salidas) del proceso.
• Definición de las medidas por tomar

ESTRUCTURA Y FORMATO

La organización podría definir la estructura y formato en las siguientes formas: texto, diagramas de flujo, tablas, etc.

Deben contener la información necesaria y deben tener una única identificación.

Los procedimientos generalmente describen actividades que competen a funciones diferentes, mientras que las instrucciones de trabajo se aplican a las tareas dentro de una función.

Diagrama de Flujo

Permite:

• Ver un proceso o parte de él
• Detectar “cuellos de botella”
• Detectar ausencia o duplicación de controles
• Racionalizar la documentación
• Simplificar actividades
• Ordenar el flujo de materiales, de productos y de información
• Determinar la secuencia de los procesos de realización
• Facilitar la elaboración de la documentación
• Identificar los lugares en los cuales es necesario generar información
• Facilitar la auditoría de procesos y de productos

Sirve para los siguientes propósitos:

• Identificar las tareas requeridas de cada individuo en la realización de su trabajo
• Mostrar donde se definen las responsabilidades y dentro de que límites
• Definir quien es el propietario de cada proceso (los responsables de su ejecución diaria)
• Proveer un marco para desarrollar sus documentos
• Facilitar la relación entre los documentos requeridos y las funciones de la empresa

Los documentos del SG, cuentan con dos características importantes:

1º FORMATO - (forma) Presentación uniforme para cada tipo de documento

2º CONTENIDO - (fondo) Contenido uniforme en para cada tipo de documento

1º FORMATO

• El tipo de documento
• El título
• La codificación
• El paginado (ej. x de y)
• El número de revisión o edición
• La persona o sector que emite (opcional)
• La persona o sector que revisa
• La persona o sector que aprueba y libera para su distribución

2º CONTENIDO

• Título
• Objeto
• Alcance
• Documentos de referencia
• Definiciones, símbolos y abreviaturas (opcional)
• Responsabilidad y autoridad
• Descripción de actividades
• Registros que se derivan de la ejecución de las actividades del procedimiento
• Referencias a planes o instrucciones aplicables
• Revisión, aprobación y actualización
• Identificación de los cambios

1.OBJETO 6.MODIFICACIONES

2.ALCANCE 7.ANEXOS

3.REFERENCIAS

4.DESCRIPCIÓN

5.REGISTROS

• Debe establecer el propósito y los medios o acciones para lograrlos.
• Redacción
• Verbo Infinitivo: normalizar, estandarizar, incrementar, mejorar, reducir, disminuir, aumentar, mantener, ampliar,

• Debe ser alcanzable
• Debe ser medible

Las habilidades del personal del área de organización y métodos del banco ganadero para la elaboración o actualización de manuales de procedimientos

QUE ACCIONES PARA LOGRAR EL RESULTADO

Mediante asesoría técnica en sus modalidades de cursos taller y asistencia personalizada

Incrementar las habilidades del personal de la gerencia de organización y métodos para la elaboración o actualización de manuales de procedimientos, mediante la asesoría técnica en sus modalidades de cursos taller y asistencia personalizada.

Relación de documentos:

• Jurídicos
• Administrativos
• Normas, códigos, manuales, instructivos, otros procedimientos,
• Indicar el nombre y la codificación (en caso que exista)

Describe los deberes u obligaciones de la Unidad Administrativa que ejecuta el procedimiento y los puestos que intervienen.

FLUJOGRAMA

RESPONSABILIDAD

INICIO

• Responsable de la calidad.

• Responsable de la calidad.
• Equipo auditor.

• Auditor Jefe.
• Gerente General.
• Equipo auditor.

Realización de la auditoría

• Auditor jefe.
• Equipo auditor.
• Responsable de calidad.

Informe final de la auditoría

• Auditor jefe.
• Responsabilidad de la calidad
• Auditor jefe.

Seguimiento y verificación

FIN

PROCEDIMIENTOS

OBJETIVO

RESPONSABILIDAD

CLARO Y PRECISO

Sistema de Gestión de la Calidad

Programa de auditorías de

gestión

Selección y calificación

de auditores externos.

Designación del auditor jefe y auditores internos

Preparación de la auditoría

PROCEDIMIENTOS

PRESENTACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

REFERENCIAS

ANÁLISIS DE PROCESO

OBJETIVO

PROCEDIMIENTOS

QUE RESULTADO

VERBO INFINITIVO

Incrementar

!MUCHAS GRACIAS!

GENERACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Determinación de la estructura documental

Niveles de diseño de procesos

PROCEDIMIENTOS

Requisitos del manual de procedimiento

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS

Los procedimientos documentados y los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos.

Es un instrumento administrativo que apoya el que hacer institucional, mediante un

documento en el cual se precisa la descripción de las actividades que deben ejecutarse y

permite relacionar de forma secuencial los pasos necesarios para la elaboración de un

procedimiento, incluye además los roles y responsabilidades del personal requerido en cada

actividad, permitiendo una mejor planeación y control en las actividades desarrolladas.

No

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS

Características del documento

REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA DOCUMENTACIÓN

Si

Delimitación del procedimiento: ¿Cuál es el proceso?, ¿Dónde inicia el proceso? y ¿Dónde termina el proceso?

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS

Fin

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

• Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,
• Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,
• Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos,

La extensión de la documentación del Sistema de la Calidad depende de:

• el tamaño de la organización y el tipo de actividades,
• la complejidad de sus procesos y sus interacciones,
• la competencia del personal

PROCEDIMIENTOS

Mejor entendimiento de requisitos

Identificar los procesos necesarios para implementar eficazmente el SG

Entender interacciones entre los procesos

Documentar los procesos en la extensión necesaria

Secuencia de pasos:

• Poner la idea por escrito
• Designar quienes prepararán los documentos
• Documento consensuado por todos los actores (aprobación)
• Mecanismo para la revisión de la documentación
• Mecanismo para mantener y actualizar los documentos en los lugares de uso

La documentación desarrollada por las personas involucradas con los procesos y actividades

Sentido de compromiso y pertenencia por el personal

La revisión y utilización de los documentos existentes puede acortar el tiempo de desarrollo de la documentación del SG.

PROCEDIMIENTO CON ORIENTACIÓN AL SGC

Características de un documento

GESTIÓN DE LOS PROCESOS

PREPARACIÓN Y ELABORACIÓN DE

PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS