Импорт и экспорт данных, управление объектами в СУБД ACCESS.

Импорт и экспорт данных, управление объектами в СУБД ACCESS.

Импорт в Access данных Excel.

Чтобы в базе данных Access сохранить содержащиеся в Excel данные, а затем продолжать работать с ними в приложении Access, данные можно импортировать. При импорте данных Access сохраняет их в новой или существующей таблице, не изменяя содержащихся в Excel данных. За одну операцию импорта можно импортировать только один лист данных. Чтобы импортировать данные из нескольких листов, необходимо повторить операцию импорта для каждого листа.

Стандартные ситуации, когда производится импорт в Access данных Excel:

• Сотрудники долго работали с Excel, однако решили через некоторое время использовать для этого Access. Им нужно переместить данные из одного или нескольких листов Excel в одну или несколько новых баз данных Access.

• Отдел или рабочая группа работают с Access, но иногда сотрудники получают данные в формате Excel, которые необходимо ввести в базы данных Access. При получении этих листов Excel их нужно импортировать в базу данных.

• Сотрудник обрабатывает данные с помощью Access, но получает от своих коллег еженедельные отчеты в виде книг Excel. Имеет смысл автоматизировать процесс импорта, чтобы каждую неделю в определенное время эти данные были импортированы в базы данных.

Алгоритм экспорта данных в другой формат.

1. Откройте базу данных, из которой требуется экспортировать данные.

2. В области навигации выделите объект, из которого необходимо экспортировать данные. Экспортировать данные можно из таблиц, запросов, форм и отчетов, при этом для объектов некоторых типов доступны не все параметры экспорта.

3. На вкладке Внешние данные щелкните значок, соответствующий необходимому типу данных. Например, чтобы экспортировать данные в формат, поддерживаемый приложением Microsoft Excel, щелкните значок Excel.

Подготовил учащийся 33СП группы:

Гунев Евгений Олегович

В большинстве случаев в Access запускается мастер Экспорт. В окне мастера может быть предложено ввести имя и формат конечного файла, указать, следует ли сохранить форматирование и структуру данных, выбрать экспортируемые записи и т. д.

Алгоритм копирования в Access данных Excel.

4. На последней странице мастера приложение Access обычно спрашивает, следует ли сохранить сведения об операции экспорта. Если эту операцию планируется повторно выполнять в будущем, установите флажок Сохранить шаги экспорта, введите необходимые сведения и нажмите кнопку Закрыть. Впоследствии для повторного выполнения операции достаточно будет нажать кнопку Сохраненные операции экспорта на вкладке Внешние данные.

В Excel можно скопировать данные листа, а затем вставить их в таблицу Access.

В своём отчёте я рассмотрел следующие способы управления данными в MS Access:

ПРИМЕЧАНИЕ: При вставке в таблицу данных из нескольких полей листа следует убедиться, что порядок расположения столбцов соответствует порядку расположения копируемых данных. При вставке в форму Access данных из нескольких полей листа эти данные будут вставлены в поля с теми же именами, что и имена исходных полей, независимо от порядка их расположения в форме. Если копируемые данные содержат поля, которых нет в конечной форме, Access предложит вставить только поля с совпадающими именами. Если совпадающих имен нет, поля будут вставлены согласно последовательности вкладок в конечной форме, что не всегда соответствует нужному порядку. Если имена полей источника отличаются от имен полей в конечной форме, может быть удобнее вставить данные не в форму, а в таблицу.

Реляционная база данных.

• Импорт и связывание данных в другом формате.
• Экспорт данных в другой формат.
• Копирование в Access данных Excel.
• Импорт в Access данных Excel.
• Установление связи из Access с данными Excel.

1. Запустите приложение Excel, а затем откройте лист, содержащий данные, которые нужно копировать.

В реляционной базе данных таблицы связаны между собой: это позволяет с помощью единственного запроса найти все необходимые данные, которые могут находиться в нескольких таблицах.

Простейшая реляционная база данных имеет хотя бы одну таблицу.

2. Выделите строки, которые нужно копировать.

3. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать. Клавиши быстрого доступа: Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.

4. Запустите приложение Access, а затем откройте таблицу, запрос или форму, в которые нужно вставить эти строки.

Типы данных, для которых можно выполнять импорт, связывание и экспорт.

5. На вкладке Таблица в группе Представления нажмите кнопку Представление, а затем выберите элемент Режим таблицы.

В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь первичный ключ–поле или комбинацию полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку таблицы.

6. Выполните одно из следующих действий:

• Чтобы заменить записи, выделите их, а затем на вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить. Клавиши быстрого доступа: Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+V.
• Чтобы добавить данные как новые записи, на вкладку Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку на кнопке Вставить и выберите Добавить из буфера.

Чтобы быстро узнать, какие типы данных можно импортировать и экспортировать в Access, откройте базу данных и выберите на ленте вкладку Внешние данные.

Если ключ состоит из нескольких полей, он называется составным. Ключ должен быть уникальным и однозначно определять запись. По значению ключа можно отыскать единственную запись. Ключи служат также для упорядочивания информации в БД.

В группе Импорт и связывание отображаются значки, соответствующие форматам данных, которые можно импортировать в Access и для которых можно установить привязку.

Структура двумерной таблицы.

Алгоритм импорта и связывания данных в другом формате.

В группе Экспорт отображаются значки для всех форматов, в которые приложение Access может экспортировать данные.

Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре базы данных являются поля и записи.

База данных.

В каждой группе есть кнопка Дополнительно, которая позволяет вывести все форматы, поддерживаемые приложением Access.

Поля базы данных не просто определяют структуру – они также определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. База данных – это набор сведений, относящихся к определенной предметной области.

Базы данных (БД) могут содержать различные объекты, но основными объектами реляционной базы данных являются таблицы.

1. Откройте БД, в которую необходимо импортировать данные или для которой необходимо установить привязку к данным.

2. На вкладке Внешние данные щелкните значок, соответствующий необходимому типу данных. Например, если исходные данные хранятся в книге Microsoft Excel, щелкните значок Excel.

3. В большинстве случаев в Access запустится мастер Внешние данные. В окне мастера может быть предложено ввести некоторые сведения.

Форматы, которые можно импортировать, связывать и экспортировать в Access.

Установление связи из Access с данными Excel.

Диапазон в Excel можно связать с базой данных Access как таблицу. Этот метод полезен, если нужно продолжать хранить данные этого диапазона в Excel, но также иметь возможность обратиться к ним из Access. Такая связь устанавливается из базы данных Access, а не из Excel.

После завершения работы мастера приложение Access выводит сведения о проблемах, возникших во время импорта. В некоторых случаях приложение Access создает таблицу Ошибки Импорта, в которую заносит данные, которые не удалось импортировать. Эти данные могут помочь определить причину сбоя импорта.

При установлении связи с листом или именованным диапазоном Excel приложение Access создает новую таблицу, которая связана с ячейками в файле источника. Вносимые в эти ячейки в Excel изменения отражаются в связанной с ними таблице. Однако, из приложения Access невозможно вносить изменения в содержимое этой таблицы. При необходимости добавить, изменить или удалить данные необходимо делать это в исходном файле.

Алгоритм

1. Запустите приложение Access, в котором требуется установление связи с данными Excel.

3. Далее открывается окно, в котором мы должны обозначить путь к нужному файлу и выбрать режим сохранения данных в БД. Нам нужен второй пункт: «создать связанную таблицу для связи с источником данных».

2. На вкладке "Внешние данные" щелкните значок, соответствующий необходимому типу данных. Например, если исходные данные хранятся в книге Microsoft Excel, щелкните значок Excel.

4. Если в документе Excel содержится несколько листов, выбираем нужный и нажимаем Далее.

5. Готово. Таблица Excel теперь связана с Access и отображается в нём.

Спасибо за внимание!