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Existen documentos públicos y privados, los cuales se hacen referencia tanto a la posibilidad de acceder a ellos como a su validez como prueba.
Por regla general, todo documento público puede ser consultado por cualquier persona, a excepción de aquellos documentos que por expresa disposición legal son reservados.
En cambio, el documento privado, por su propia naturaleza no puede estar disponible al público, sino en los casos en que una autoridad así lo decida.
LEY 594 DE 2000
(Julio 14)
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
¿Pero qué es un documento público?
El código de procedimiento civil, en su artículo 251
define el documento público de la siguiente forma:
(…)
Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.
(…)
¿Qué es un documento privado?
El documento privado, como lo define el mismo artículo 251 del código civil, es aquel documento que no cumple los requisitos del documento público, es decir, es un documento que no ha sido elaborado por un funcionario público, ni ha habido intervención de éste para su elaboración.
Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades.
No obstante, un documento privado puede adquirir la connotación de documento público cuando ese documento es presentado ante notario público.
ARCHIVOS PUBLICOS Y PRIVADOS