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3.- En el programa que se va a crear, se validaran los datos para que así el comerciante pueda cambiar los datos con facilidad al momento de que ya no cuente con un cliente o un proveedor y se pueda sustituir fácilmente la información.
4.- Así mismo el programa estará protegido con una contraseña que solo el almacenista y el dueño sepan para así mantener la confidencialidad y que otras personas no puedan cambiar los datos para no alterar la información.
1.- una propuesta es que al momento de vender la mercancía se le dé al cliente una nota de remisión para que al momento de que se requiera cobrarle a un cliente sea más fácil darse cuenta de la cantidad que se va cobrar y comenzar en pequeños rasgos con un control interno.
2.- Otra alternativa es que para que no le sea difícil al dueño llevar el registro de compra-venta se realizaran tablas dinámicas que reflejen todos los datos de los proveedores y los clientes para que así al momento de realizar un pago o cobrar mercancía, se le facilite al dueño realizar el movimiento financiero, sin necesidad de otros documentos ya que la información estará previamente registrada en cada compra o cada venta que se haga.
Análisis de alternativa 1: en nuestro punto de vista esta es una solución viable ya que pensamos que para el cliente es más seguro comprar mercancía teniendo un documento que avale su compra así mismo al negocio se le facilitaría el control de esta información.
Análisis de alternativa 2: En este punto queremos lograr que sin la necesidad de otros documentos la persona encargada de llevar el control sea capaz de generar, buscar e identificar la cantidad de dinero que el negocio debe y lo que le deben.
“Papas y Zanahorias hermanos Aldapa S.A DE C.V.” es una empresa dedicada a la compra – venta de los productos ya mencionados, este negocio comenzó bajo la tutela del señor Alejandro Aldapa Ramírez actual dueño, fundado desde hace 23 años en la cuidad de león Guanajuato, que se encuentra ubicado en: “mercado negro” Belisario Domínguez bodega # 22 y # 24, en la central de abastos.
El problema que nosotros hemos identificado en la empresa es:
Que hay pérdida de tiempo al pagar a los proveedores y cobrarles a los clientes, ya que cuando se hace una compra o una venta solo se guarda el documento por la cantidad correspondiente a la que se hizo el movimiento y cuando se requiere saldar una cuenta es necesario tener todos los documentos donde se acrediten las cantidades, esos sin contar que algunos documentos se pueden extraviar y por consiguiente se genera una perdida de las ganancias, este problema se da principalmente porque en el acto es mas ágil y más espontaneo guardar tal cual los papeles y no volverlos a tocar hasta que se requiera.
Otra problemática que se ha detectado en la empresa es que al momento en que el cliente hace una compra no se le entrega un documento que avala la compra, y donde se quede registrado el movimiento para fines legales de si misma.
La empresa se fue desarrollando en el comercio por medio de sus ventas que al principio fueron un poco bajas, lo que hizo que el negocio fuera ganando clientes es la amabilidad con la que se trata a los clientes y calidad del producto vendido, teniendo desde entonces como principales clientes:
Haciendo un estudio de los hechos que ocurren en el negocio y basados en el planteamiento del problema se diseñaron las siguientes alternativas de solución para resolver la problemática que se detectó en la empresa
• ADQUIRIR UNA FORMA SEGURA, ESPECIALIZADA Y DE CONFIANZA PARA LLEVAR UN CONTROL DE LA MERCANCIA Y ASI OBTENER RESULTADOS POSITIVOS A LA LLEGADA DEL PRODUCTO Y A LA DISTRIBUCION EN UN PLAZO DE UN AÑO.
• CREAR UN PROGRAMA QUE REGISTRE LA OPERACIÓN DE COMPRA-VENTA CON EL PROPOSITO DE MEJORAR EL CONTROL DEL NEGOCIO POR MEDIO DE ELLO.
Análisis de alternativa 3: cuando el comerciante cambia de cliente o proveedor se le facilita el registro de los nuevos clientes y/o proveedores sin necesidad de cambiar todos los datos, solo los que él requiera cambiar por ejemplo: nombre, dirección, etc. Gracias a esta alternativa se llevara un control más eficiente.
Análisis de alternativa 4: con esta alternativa los datos confidenciales estarán protegidos y solo los podrá cambiar el encargado del registro de la compra-venta para evitar lo que se conoce como “mano negra” y no haya falla o fraude en el negocio.
Nuestra propuesta de solución se hizo con el programa Excel apoyándonos con este al hacer tablas dinámicas, complementándola con una vinculación con Word; en esta se hicieron notas de remisión para los clientes.