회의 퍼실리테이션_기아대책 런치앤런

P

1.발산과 수렴을 분리

- 시간의 갭(숙려시간(Soak time))

- 참석자 변경(발산은 다양한 계층그룹 / 수렴은 전문가그룹)

- 장소변경 (발산은 넓고 확트인 공간 / 수렴은 좁고 몰입하기 좋은 밀폐된 공간)

2. 내자식 프리미엄 주의

- 이케아효과

- 자기지각이론

3. 최적의 아이디어는 수차례의 발산과수렴 & 비판과보완 필요

Lunch and Learn + KFHI

아~ 3시간 이야기하고 결국은 지난번 회의했던 결론으로 돌아왔구나...

아무튼 난 이미 충분히 열심히 일하고 있어...

더이상 내 일이 늘어나는 결정이 이뤄지면 안돼!!

Meeting

Capability

갈길이 먼데...

이런 쓸데없는 이야기를 계속 들어줘야 하나??

좀 더 창의적이고 실질적인 이야기를 했으면...

이 얘긴 이미 3년전에 진행했었는데 결국 안됐어~

아~ 오늘도 할일많아 죽겠는데 이 결론없는 회의에 시간을 다 빼앗기고 있구나...

4. 결론도출

Voting

6. Follow-up

의사결정모델

• 멀티보팅(Muli-Voting)

- 대안이 너무 많을 때 대안축소를 목적

• 그린닷보팅(GreenDot-Voting)

- 의사결정시 가장 많이 사용

• 피스트 투 파이브 (Fist to Five)

- 동시에 거수하여 모든 사람이 세손가락 이상일 경우 컨센서스

• 포인트쉐어링 (Point-Sharing)
• 랭킹보팅 (Ranking-Voting)

헬리콥터리뷰

1.합리적 의사결정

- 정보와 지식을 있을 경우

- 합리적대안/행동계획 수립

2. 현실적 의사결정

- 정보와 지식이 부족

- 현실적으로 실천 가능한 대안 선택(손해를 감수)

3.점증적 의사결정

- 의사결정자의 불완전함 인정

- 합리적 & 현실적 의사결정 비교하여 최대한 능력을 발휘했을

때 실천할 수 있는 대안 선택

4.기술적 의사결정

- 합리적/점증적 의사결정의 결론에 근거하여 제3의 대안 마련

- 그중 실천할 수 있는 대안 선택

5.최적 의사결정

- 정보와 지식이 부족하기 때문에 직관과 통찰령, 창의적인

아이디어에 비중을 두고 선택

Big View

Review

회의 전체의 큰 그림을 돌아봄

Preview

기획대로 진행되는지 회고

남은 시간 진행에 대한 공유

전체 진행 2/3지점에 긴 휴식시간을 가지며 점검 (퍼실리테이터 & 소그룹리더)

Monitoring Meeting

Follow-up

Meeting

• 실행계획회의 : 일정 및 역할분장
• 추진과정 점검 : 의사결정자 참여
• 보고양식

Best

Practice

공유

• 실행 완료 후 성과 공유

• 지식경영

5. 클로징

점검사항

정시종료

1.시간을 연장할 필요가 있는지 참석자들과 함께 검토하고 결정하기

- 참석자들의 동의가 중요

- 연장 동의하지 않을 경우 next step에 대한 계획 세움

2.세션에서 다루었던 내용을 회고하고 공유하기(ORID방법 활용)

- 오늘 세션에서 가장 기억에 남는 장면이나 키워드는 무엇입니까?

- 가장 재미있었던 것은 무엇인가요?

- 강의내용중 기대를 충족했거나 아쉬운 부분은 무엇이었나요?

- 오늘 이후 우리가 어떤 액션을 취해야 한다고 생각하시나요?

3. 다음에 무엇을 할 것인가를 계획하기

4. 세션에서 얼마나 만족하는가를 설문하기

• 종료시간을 항상 염두에 두고 진행 중 미리 조정

Wrap-Up

• 노고격려
• 총평

1. 회의준비

회의공지

회의기획

회의유형구분

참가자

결정

사전

학습과제

아젠다

시간계획

참석자

주제결정

• 회의품질고려 - 주제에 대한 경험/능력 보유자

본사 및 영업소/현장 균분

영향을 받는 관련 부서인력

업무분장-프로세스 고려

• 실질적인 결과물 고려 - FOLLOW-UPs KEY-MAN

퍼실리테이터 / 서기 세팅

• 사전조편성 필요

시간/장소

• 시작시간/종료시간 - korean time 고려
• 아침 - 정보수집 및 전달공유형 회의

(여러사람참석/짧은업무공유)

• 점심 - 이해조정형 회의(점심식사)

종료시간 고수용 식전회의

• 오후 - 계획입안형 회의

문제해결형 회의

• 1박2일 - 문제해결형 회의

S : Specific(구체성)

M : Measurable(측정가능성)

A : Attainable(달성가능성)

R : Result-oriented(결과지향성)

T : Time-bound(시간제한성)

A : Authority-bound(스폰서권한내)

예산

계획 입안형의 회의

(업무능률향상 위한 기획/제안)

문제 해결형의 회의

(문제에 대한 해결 방안을 모색)

• 지출가능규모확인
• 장소사용료
• 교통비
• 식사/간식
• 준비물구입
• cf. 기회비용

이해 조정형의 회의

(부서내/간 업무갈등 미연방지)

회의진행

• 필기구
• 포스트잍
• 배경음악
• 간식
• 참고용 핸드아웃

정보수집 및 전달 공유형의 회의

(정보전달 또는 업무지시)

회의진행

• 자리배치
• WiFi
• 프로젝터,스크린, TV
• 숙박

- 참석자는 과제의 책임자 및 과제에 대해 문제의식을 가지고 있는 사람으로 구성

▶ 다양한 브레인스토밍 기법 활용

회의진행

- 참가자는 과제를 해결할 수 있는 전문가그룹

- 반드시 결론이 도출되도록 함

- 구체적인 액션플랜이 나와야 하며

실행결과에 대한 평가 필요

▶ 타운미팅 등 구조화된 회의로 진행

- 사전 준비를 어느정도 했는지가 회의의 성패

- 사전교섭이 도움이 되기도 함

▶ 유연한 분위기의 회의로 진행

- 회의를 소집해야 할 사안인지 검토하여

회의 횟수를 줄이도록 한다

▶ 업무공유APP, 메일, 업무공유문서 활용

3. 아이디어 발산

수렴

2. 오프닝

발산

평가 및 선정 기준

도구

회의목표

안내

진행

발표

• 비용 : 예산범위 내
• 시간 : 목표일정 내
• 자원활용가능성 : 최대한 기존 자원 활용
• 적합성 : 일을 추진하는 방식/철학
• 고객에 대한 영향 : 직접적/긍정적/부정적 영향 검토
• 저항과 수용성 : 최대한 저항이 없는 것
• 실행가능성

• 브레인스토밍(Freewheeling, Round-Robin slip Method, 병주고 약주고)
• 여섯색깔모자기법 (6 Thinking Hat / Information, Emotion, Critical, Optimistic, Creative, Thinking On Thinking )
• SCAMPER(Substitute, Combine, Adapt, Modify, Put to Other Use, Eliminate, Rearrange)
• TRIZ
• 5-WHY
• FISH-BONE DIAGRAM

정시시작

• 평가와 선정은 나중에 이어질 것임을 주지하여 발산모드 유지
• 일방적인 프리젠테이션 최소화

- 타이머 준비하여 시간내 발표 고수

- 토론의 결론이 아닌 발화점이 되도록

• 대화가 겉돌고 깊이 있는 토론이 안될 경우

- ORID(Focused Conversation Method)

- Objective : 객관적인 정보공유(그동안 무슨 일이 있었는지)

- Reflective : 사실에 대한 내적반응 확인(어떤 감정이 있었는지)

- Interpretive : 핵심의미, 시사점 파악(그것들에 대해 어떻게 생각하는지)

- Decisional : 해결안, 결론 도출(그럼 앞으로 어떻게 해야 할 것인지)

• 참석자가 스스로 발표
• 결과물 자체가 다양하게 만들어질 수 있도록

- 그림, 이미지카드 활용

• 앞팀과 중복되는 내용 생략
• 토론 결과물을 벽에 붙여서 갤러리 관람하듯

참석자

소개

• 늦게 참석하는 사람들을 기다리면서 다함께 할 수 있고, 동시에 중요도가 결코 낮지 않은 활동 (e.g. 아이스브레이킹)

• 늦게 참석하는 사람들에 대한 배려

- 문가까운 자리 비워두기

- 회의개요 핸드아웃

- 빠른 요약 시스템 (늦는사람 옆자리 사람에게 미리 요약요청)

• 결단력 & 센스

- 늦어도 10분이상 지연되지 않도록

필요성(조직심리학적측면)

1. 형성기 : 이제막 조직이 만들어져서 기대와 걱정이 공존

2. 혼돈기 : 생각과 행동양식차이에서 갈등을 겪음

3. 규범기 : 공동체로서 규칙을 만듦

4. 성취기 : 팀워크가 성공적으로 발휘됨

Ground

-rule

주의사항

아이스

브레이킹

퍼실리테이터가 준비하여 제안/동의 및

추가제안 얻어서 빠르게 진행

아젠다

공유

기대사항

청취

1.회의준비

2.오프닝

3.아이디어발산

arking Lot

엉뚱한 기대사항은 잘 수렴하여

차후에 다룰 주제로 범주 재확인

기대사항과 실제 진행계획을 비교하며 마음의 준비를 다짐 / 공감대 형성

• 무엇을 함께 만들어낼지/개인적으로는 무엇을 가져갈지를 생각하게 하는것
• 본세션에 들어가기 전에 서로의 가치를 알아가는 실마리
• 플래닝과정에서 미처 확인하지 못했던 것들을 반영
• 기대사항 포스터로 만들어 게시 및 종료시점에 되짚어볼 수 있도록 관리

퍼실리테이션

6.팔로우업

5.클로징

4.결론도출

그말도 맞는 것 같고 이말도 맞는 것 같네요...

사실 뭐 잘 모르겠어요... 그래서 책임질 이야기는 하지 않을래요... 의견은 묻지말고 그냥 지시만 해주세요...

결국엔 하고싶은 이야기가 있으면서 뱅뱅돌리기만 하는군...

괜히 소통하는척하지 마시고 그냥 시간낭비라도 안하도록 바로 말씀해주시죠...