4.1 Importancia y métodos para el manejo de documentos.

Lia González

Ejemplos

• Manejo de documentos y archivos

Medio de Facilitación del intercambio comercial

4.1.2 MEDIO DE PRUEBA LEGAL

En una época, el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papeles comerciales, es decir, lo que conocemos básicamente como el archivo (que significa custodiar; guardar).

La comunicación escrita aporta un elemento de seriedad y formalidad en toda transacción comercial.

Ya que se pueden tomar decisiones importantes en un determinado momento; sin el manejo adecuado de los documentos cualquier negocio dejaría de de funcionar con efectividad

Que una comunicación escrita tenga el valor de constancia le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso de que se presente algún conflicto.

4.1.3 PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA

• Todo documento comercial (carta, contrato, factura, orden de compra o requisición) existe como parte de la operación administrativa de un negocio.

El manejo y el control de documentos, así como el sistema adecuado para su archivo, deben estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y esta consiente de la importancia del correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza.

Conclusión

4.1.1 PORQUE ES IMPORTANTE CONSERVAR DETERMINADAS

COMUNICACIONES ESCRITAS.

Nota de ventas

Cheque

Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo, sino también el control, la utilización, la creación y la disponibilidad final de estos.

Recibo

Orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.

No es una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.

Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas.

Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos.

El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.

El conocimiento, comprensión y manejo de estos conceptos son fundamentales para que el empresario de hoy y el ejecutivo moderno puedan tomar decisiones importantes en el momento preciso.

En general el mundo de los negocios en cualquiera de sus ramas precisan de la comunicación escrita, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo puede aportar a comunicación escrita.

La comunicación escrita tiene dos grandes propiedades:

Remisión

• Permanencia

Factura

Pagaré

Documento por el cual una persona se compromete a para a otra, o a quien ésta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.

El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala sección facturación para que proceda ala emisión de la factura.

Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas.

La permanencia conlleva duración, el complejo mundo de los negocios reposa aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duración que otorga un documento escrito.

Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.

Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal

• Constancia

La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos. La comunicación escrita es la única forma de garantizar que lo que un día se pacto sigue en pie

4.1 Importancia y métodos para el manejo de documentos.