Informe de Auditoria

Universidad Nacional de Itapúa

Seminario - Auditoría

INFORME

Autores:

Profesora:

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DEL DIAGNÓSTICO

La empresa Diagro S.A. Sede Bella Vista fundada el 22 de julio de 2009 se dedica en la rama de Importación, Exportación y Comercialización de Insumos Agrícolas. La auditoría aplicada a la empresa, permite precisar su nivel de desempeño y presentarles oportunidades de mejora.

Con la aplicación de la auditoría, se pudo definir las acciones pertinentes que dicha empresa deberá llevar a cabo para mejorar su desempeño. Para llevarla a cabo se tuvo que recurrir a las visitas continuas para fomentar el diálogo entre las personas que integran la Sucursal y el equipo auditor, para así presentar datos lo más acercados a la realidad posible, lo cual ayudó a conocer la realidad que presentan en las tres áreas analizadas. Aunque la evaluación de las áreas lanzaron resultados favorables en base a los criterios con la que se evaluó, desde un punto de vista de mejora continua algunas de las debilidades son:

• La necesidad de un lugar que permita al personal compartir la hora de almuerzo.

• Disponer de un software que permita a los ejecutivos contar con la información de una forma más ágil.

Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de alternativas de solución, las cuales se espera que sean de gran utilidad, como son:

• La de incluir en su plan de mejora de infraestructura que planean llevar a cabo la consideración de crear un ambiente propicio para que el personal pueda compartir la hora de almuerzo, lo cual también permitirá fortalecer el lazo interrelación entre todas las personas que componen la empresa.

• En coordinación del área de informática crear o comprar un software de sistema de información computarizada.

Ingeniera Comercial Cecilia Saavedra.

Carrera:

• Denisse Fabiana Amarilla Cristaldo.

• Candida Ciriana González de Müller.

• Dahiana Vozñuk Vera.

• Fiorela Acosta Raviolo.

• Rodrigo Ismael Espínola Giménez.

Licenciatura en Administración.

CUADRO RESUMEN DE AMBITOS PRIORITARIOS A INTERVENIR

Semestre:

Propuesta y Estrategia de Implantación

Clima y Motivación del Personal

Información Interna

Sexto.

Información Interna

La empresa Diagro S.A. Sede Bella Vista, cuenta con una definición clara de los requerimientos de información entre áreas, y se han identificado las fuentes de información relevantes.

Las informaciones que se intercambian entre las áreas en la Sucursal son de dos tipos; sobre los productos que se necesitan y para cuando se necesita.

Tiene un procedimiento formal y permanente de la información, que quedan documentados en reportes periódicos de acuerdo a los requerimientos de la misma.

La posibilidad de disponer y la oportunidad de la información en los reportes permiten la toma de decisiones en los diferentes niveles de la empresa.

Se tiene una conciencia por parte de todo el personal de la empresa respecto a la confidencialidad y privacidad de la información registrada en cada área.

La eficiencia en la coordinación de la información agrega valor en la toma de decisiones al interior de la empresa.

Si no coordina fracasan las entregas de los pedidos del cliente o recepción de productos que se transportan de la Casa Central

RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Calidad del Producto/Servicio

La empresa Diagro S.A. Sede Bella Vista, cuenta con una política de calidad adecuada al propósito de la empresa, que incluye el compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente, comunicada y entendida por el personal.

El principal propósito es brindar a sus clientes soluciones prácticas y productos de la mejor calidad, para que puedan desarrollarse en el área de producción, y cosechar productos saludables.

Toda la producción pasa por un riguroso control de calidad desde la materia prima hasta el producto final, todos los componentes de las formulaciones son analizados en modernos laboratorios bien equipados.

La industria cumple con todas las normas para la certificación del Mercosur.

El proceso de realización del producto está definido por el proveedor del mismo, que es la marca de la propia empresa. El criterio de aceptación del producto está vinculadas con la calidad del mismo.

La empresa se asegura de que el producto que no está conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional.

Comunicación

La información es comunicada de manera oportuna y en forma permanente a quienes la requieren para la toma de decisiones.

Para el manejo de la información dentro de las áreas existe un flujo de información eficiente y eficaz por medio de correos electrónicos, líneas corporativas, redes sociales, y como también el contacto frecuente con el personal administrativo y gerentes.

El empresario como los ejecutivos/jefes se reúnen periódicamente con sus equipos a cargo para acciones de coordinación, diseño, retroalimentación e información.

El empresario se reúne con sus colaboradores cada dos meses, con el fin de verificar que las áreas de la empresa desempeñen bien sus funciones.

Todo el personal de la empresa está en conocimiento de los objetivos, resultados y logros alcanzados en el último período por la empresa.

Existe un mecanismo formal de coordinación al interior de la empresa que permite que no se genere duplicación de funciones.

Las reuniones en la empresa se planifican de manera anual, al cierre del ejercicio, ya que se planifica una vez para todo el año y al final se ve si se cumplió con las metas planificadas. Los que participan son los gerentes de cada área, el director de la empresa y también las marcas que están asociadas como: CHD'S (Agrochemicals saic), Forquimica y Dow (Dow AgroSciences) que son empresas del mismo grupo.

GESTIÓN DE CALIDAD

Procedimientos y Gestión

Conoce lo que se desea de cada producto/servicio y estos requerimientos se han objetivados de manera de ser medidos.

Los requerimientos de los clientes respecto a los productos es que les brinden el producto que quieren, en las condiciones y en la cantidad que deben, en cuanto a los servicios de asesoría técnica son de que le brinden esos servicios de manera profesional, que le asesoren de manera correcta.

Cada operario involucrado en los procesos de aseguramiento de calidad tiene claridad de qué medir, cómo medir, y cuál es el criterio de aceptación o rechazo.

Cuenta con una política de reemplazo inmediato de los productos rechazados por el cliente. La empresa recibe estos productos, revisa sus imperfecciones o fallas para ajustar el sistema.

Estructura Organizacional

La empresa Diagro S.A. Sede Bella Vista, cuenta con un organigrama que le permite distinguir las diferentes áreas que la componen, las funciones de cada una de ellas, los roles y responsabilidades de sus funcionarios, éstos últimos desempeñan sus tareas de acuerdo a su área, otorgándoles así una función específica.

Tiene una división formal del trabajo, estrechamente relacionados con los manuales de la organización.

El Empresario delega al Gerente de la Sucursal decisiones de destitución de personal, aumentos de sueldo, ampliación de presupuestos, además de decisiones operativas (compras, ventas), asimismo decisiones generales respecto a los subordinados del mismo.

El personal interactúa con el Gerente de la Sucursal y con los miembros de la organización en las reuniones que se realizan para el fin, en donde pueden establecerse opiniones y sugerencias al Gerente, quien toma en consideración las propuestas y/o sugerencias realizadas por los funcionarios.

Han surgido aportes importantes cuando se ha involucrado al personal, como ser la decisión de abrir la sucursal.

Control de Calidad

Evaluación y desempeño

Tiene una política rigurosa respecto de la calidad de sus productos que establece las características de estos, los criterios de descarte para cada especificación, así como el máximo porcentaje de rechazo aceptable por área de proceso.

Al año se espera que sólo dos productos sean rechazados por no estar en condiciones.

Se opera en forma sistemática y de acuerdo a un plan diario y auditorías de acuerdo a las necesidades de la empresa y la industria.

El plan diario de calidad se estructura verificando diariamente que el producto no haya vencido, si todavía están en condiciones, en sí para controlar rigurosamente que todo esté bien en ellos y que no haya alteraciones.

Se toman acciones preventivas y correctivas para eliminar la causa de no conformidades con objeto de que no vuelva a ocurrir.

Tiene una política y un sistema de evaluación de desempeño del personal conocido por los funcionarios de la empresa, y éste es utilizado para la gestión de su personal, el rendimiento de los trabajadores se evalúan a través de las metas alcanzadas, ya que cada uno tiene metas específicas a lograr (en el caso de vendedores), y a los demás funcionarios mediante el trabajo que realizan diariamente.

El personal está calificado lo suficiente para el cargo que desempeña, ocupa el puesto para el cual está calificado e identificado.

Los funcionarios conocen el sistema de incentivo y también el de sanciones.

Los incentivos son comisiones para los vendedores, seguro médico privado para los funcionarios e hijos, festejos varios (cumpleaños, día del trabajador, etcétera), premios de fin de año (dinero en efectivo), viajes, capacitaciones y charlas constantes a los funcionarios.

Algunas de las sanciones que se aplican son suspensión, descuento de salario, traslado de puesto, advertencia verbal y por escrito.

El personal conoce los procedimientos para su promoción en otras áreas de la sucursal, la empresa promueve a sus empleados a través de los objetivos alcanzados por cada uno, y también depende de la capacidad que tengan para poder desempeñarse satisfactoriamente en otro puesto.

Compensaciones

Cuenta con una política de compensaciones, que cuenta con criterios y un sistema estructurado para la asignación de remuneraciones y el otorgamiento de beneficios.

La estructura de remuneración del personal son dos: Salario base (operarios) y Salario base + comisiones (vendedores). Las remuneraciones se asignan de acuerdo a la naturaleza del puesto.

La escala de remuneraciones se encuentra en un rango de 2.000.000 a 10.000.000 de guaraníes. Las comisiones corresponden al 0,2% de cada venta realizada (vendedores).

Existe una relación directa entre tarea/rendimiento, ya que la remuneración puede aumentar en caso de que el desempeño del personal sea eficiente y eficaz, y se ajuste a las expectativas de la organización.

Los trabajadores de la empresa gozan de beneficios en relación a bonos, productividad y/o eficiencia.

Algunos de los beneficios que no son contemplados en la ley y que la empresa brinda a sus trabajadores son: un premio plus anual, seguro médico privado para funcionarios e hijos, festejos varios aparte de los días feriados. Todos los funcionarios sin importar el área perciben esos beneficios.

RECURSOS HUMANOS

Entretenimiento y desarrollo del personal

Cuenta con criterios explícitos y procesos conocidos por su personal, respecto al reclutamiento y selección del mismo para cada cargo que se necesita y se ocupa.

Los criterios que se siguen en el reclutamiento son: análisis del puesto, descripción del puesto y perfil, búsqueda del perfil acorde, entrevista, selección.

Los procesos son: se seleccionan las carpetas, y posterior son llamadas a entrevistas, en donde son evaluadas por el Gerente de Recursos Humanos (de la Casa Central), quien presenta el informe de decisión al Gerente Administrativo para su contratación.

Posteriormente firma el contrato temporal (periodo de prueba) y si aprueba el mismo firma el contrato indefinido.

Existe un programa de inducción establecido para realizar la integración adecuada del personal nuevo, tanto a nivel de empresa como asociado al cargo.

El 15% de los ingresos son destinados a la capacitación de manera anual. La ultima capacitación (que se realizó entre todas las Sucursales y la Casa Central) se realizó en el mes de febrero del corriente año.

Se realizan dos veces al mes de manera formal e informal (en la Sucursal).

Clima y Motivación del personal

El personal se identifica con la empresa, y se siente orgulloso de trabajar en ella.

El personal calificado se mantiene en la empresa por un largo periodo de tiempo.

La empresa dispone de instrumentos de detección de necesidades de capacitación y de medición del clima laboral. Si hay funcionarios que influyen de manera positiva en sus compañeros, incluso se crean vínculos de compañerismo, amistad y trabajo en equipo entre ciertos funcionarios.

No existen líderes negativos, ya que a las personas que crean conflictos que puedan desestabilizar emocionalmente a los funcionarios, y a la empresa en sí, son desvinculados de la organización.

Desde el punto de vista económico representa estabilidad laboral, y por ende seguridad económica.

Existen al interior de la empresa grupos que realizan actividades extra programáticas y que refuerzan la actitud de cohesión de grupos de trabajo más responsables.

La empresa provee de las condiciones físicas necesarias para que el personal realice sus tareas de forma grata, segura y eficiente.

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

3. TÉCNICAS EMPLEADAS:

1. INTRODUCCIÓN

2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

• Cédulas.

• Investigación documental.

• Observación directa.

• Acceso a redes de información.

• Cuestionarios.

4. PERIODO DE REVISIÓN:

La Auditoría Administrativa a realizar a la estructura parcial de la empresa Diagro S.A. Sede Bella Vista tendrá como objetivo la de toma de decisiones, es decir, la de traducir la puesta en práctica y resultados de la auditoría en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la empresa.

Siendo las áreas a analizar la de Recursos Humanos, Gestión de la Calidad y Gestión de la Información. Cada área tiene ámbitos en que se dividen, como ser la de Recursos Humanos en la estructura organizacional, evaluación y desempeño, entretenimiento y desarrollo del personal, compensaciones, y la de clima y motivación del personal. El área de Gestión de Calidad siendo la de calidad del producto/servicio, procedimientos y gestión, y la de control de calidad. Como último el área de Gestión de la Información que se divide en los ámbitos de información interna, y comunicación.

Estas áreas tendrán como instrumento para la recolección de datos a las Cédulas que están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis. Pero también se realiza en combinación de otras técnicas, como ser la de investigación documental, observación directa, acceso a redes de información y cuestionarios.

Los resultados obtenidos por éste instrumento son los que se presentan a continuación.

El periodo de revisión es de Mayo - Junio 2016.