ESTRUTURAÇÃO
DO
S
I
G
Características
É uma técnica de planejamento e avaliação, através da quais superiores e subordinados, conjuntamente, definem aspectos prioritários. Estabelecem objetivos (resultados) a serem alcançados num determinado período de tempo. E acompanham sistematicamente o desempenho (controle) procedendo às correções necessárias.
ESTRUTURAÇÃO
Metodologia para o desenvolvimento do PDSI
TIPOS DE COMPORTAMENTO
DESCRIÇÃO ZOOLÓGICA
FASES DO PROCESSO
INTRODUÇÃO
ESTRUTURA DO PDSI
Administração por objetos (APO)
Estruturação do PDSI
Estruturação das reuniões de trabalho
Estruturação dos relatórios gerenciais
Processo de negociação de desenvolvimento do SIG
Sete características principais para entender melhor a APO
Estabelecimento conjunto de objetivo entre o executivo e o seu superior;
Estabelecer objetivos para cada departamento;
Interligação dos objetivos Departamentais;
Elaborar planos táticos e planos operacionais, com ênfase na mensuração e no controle;
Contínua avaliação, revisão e reciclagem dos planos;
Participação atuante da chefia;
Apoio intenso do staff:
A Estruturação do SIG representa uma das fases da metodologia de desenvolvimento e implementação do SIG.
A Estruturação é a fase que o executivo analisa se tem ou não condição de ser líder do SIG.
INVESTIGAÇÃO
DEFINIÇÃO
CONCEITUAL
Como estruturar o Plano Diretor de Sistemas de Informações
O que representam e como devem ser estruturados os relatórios gerenciais
Como deve ser efetuada a estruturação do SIG
Quais os aspectos básicos a considerar nas negociações envolvendo o SIG
Como estruturar de forma adequada as reuniões de trabalho
DESENVOLVIMENTO
MATURIDADE
ADMINISTRAÇÃO POR OBJETOS (APO)
TODO COMITÊ DE INFORMAÇÕES DEVE TER UM COORDENADOR, CUJAS PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES SÃO
P O S S I B I L I T A
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
TVL (TÉCNICA VIVENCIAL DE LIDERANÇA), TRABALHA O PROFISSIONAL DO PONTO DE VISTA HUMANO, NÃO APENAS APRESENTANDO ESTRATÉGIAS, INFORMAÇÕES E TÁTICAS, MAS TAMBÉM SE PREOCUPA COM AS NECESSIDADES MAIS PROFUNDAS DOS COLABORADORES.
É um modelo de gestão representado por Peter Drucker. Seu termo foi usado pela primeira vez em 1954 através do seu livro “The practice of Management” (“A prática da Administração”).
"Não podemos prever o futuro, mas podemos criá-lo."
O que é
Modelo de gestão desenvolvido tendo como princípio, a determinação de objetivos.
TVL
Oferece a seguinte dinâmica:
Definição do tema
Seleção dos participantes
Definição dos papéis
Organização formal da equipe
Exposição do tema
Rodada de esclarecimentos e contribuições
Elenco de regras
LEÃO:
É o rei da reunião, o dono do assunto. Quando urra todos os participantes se calam
PAPAGAIO:
Fica no pau-de-arara falando por todos os poros. Comenta tudo, fala alto
CORUJA:
Não fala, mas presta atenção em tudo. Pede desculpa quando tem de participar, não protesta
CARCARÁ:
Não gosta de discursão. Quer decisões rápidas
PAVÃO:
Não se interessa nem pela equipe e nem para o objetivo da reunião, a equipe é apenas uma plateia
GIRAFA:
Está com a cabeça sempre muito além das fronteiras que se estão discutindo e acha a equipe indigna de sua participação
MACACO:
É o festivo do grupo. Espirituoso, inteligente, bagunceiro, sempre que intervém provoca riso. Todos esperam dele uma gracinha.
POMBO:
Só vive de par. Cata pedrinhas para ele próprio e para o vizinho
CAMALEÃO:
Está de acordo com a maioria
ESQUILO:
Acanhado, embaraçado. Fica quebrando sua cabeça, sozinho.
ELEFANTE:
Sem sutilezas. Leva tudo no peito. Não da para discussões. Para viver em equipe é pesado demais.
RAPOSA:
Está sempre surpreendendo a equipe.
HIENA:
Não tem opinião própria
TIGRE:
Por sua natureza é agressivo e irônico, provoca irritações na equipe.
MOTIVOS PARA FRACASSO DAS REUNIÕES
CRESCIMENTO COLETIVO
PLANEJAMENTO TRABALHO EM EQUIPE
METAS OBJETIVOS
EFICIÊNCIA SOLUÇÕES
AUMENTO DO ENTENDIMENTO
Orientar e dirigir os trabalhos, de forma que fique garantido o seu bom funcionamento
Coordenar as discursões e os julgamentos, sem impor sua vontade a atuação dos demais participantes
Selecionar os assuntos a serem julgados
Colher dados e informações, para estudo nas diversas unidades organizacionais da empresa
Consultar opiniões de terceiros, com a finalidade de preparar um esquema preliminar de matéria a ser discutida
Proceder à leitura da ata de reunião anterior, incentivar os demais membros a apresentarem seus pontos de vista sobre os assuntos da ordem do dia
Redigir a ata, assimilar e transformar em relatório a súmula dos julgamentos aprovados
Providenciar a execução das tarefas que lhe forem confiadas
A reunião não é necessária
Reunião foi realizada por motivos errados
Participantes inadequados
Falta de controle
Ambiente despropício
Momento impróprio
De maneira mais detalhada, considera-se PDSI, o estudo que contém no mínimo, os seguintes aspectos:
Negociadores
Uma vez definida o que será negociado, é necessário identificar quem tem o melhor perfil para conduzir a negociação, pois uma falha, dependendo do que está sendo negociado, pode causar prejuízo a organização.
Ambiente de Negociação
Fazer a reunião no próprio ambiente é uma vantagem estratégica que não deve ser desprezada porque conhecemos todos os meios próximos a nos.
Expectativa de Negociação
É um processo que o negociador saiba claramente o que deseja da negociação, pois uma negociação sem objetivo, certamente não terá um bom desfecho.
Conflito
Pode ser definido com “uma luta por valores e reinvindicações de status, poder e recursos escassos”.
Administração de Conflitos
Os Conflitos são comuns nas organizações, então o administrador deve saber como trabalhar sob aspectos, e para isso tem a sua disposição três abordagens para administrar os conflitos, que são:
Abordagem Estrutural
É uma abordagem que predispõem o conflito em três condições, que são:
1. Reduzir a diferença do grupo;
2. Interferir nos recursos compartilhados;
3. Reduzir a interdependência;
Abordagem dos processos de conflito
É uma abordagem que procura reduzir os conflitos através da modificação do processo, isto é, de uma intervenção no episódio do conflito.
Abordagem Mista
É a administração do conflito tanto nos aspectos estruturais como nos de processo, e inclui intervenções sobre a situação estrutural e sobre o episódio conflitivo.
PLANO DIRETOR PARA
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
PDSI
Identificação, através de adequado levantamento, junto aos vários usuários da empresa, de todos os sistemas administrativos
Estabelecimento da situação atual e, principalmente, da situação futura desejada pelos usuários e necessária para a empresa
Estabelecimento da interligação operacional de todos os sistemas identificados, proporcionando a operacionalização de maneira lógica e oportuna para a empresa
Alocação estruturada, através de administração de projetos, de todos os recursos necessários para o desenvolvimento e a implantação de cada sistema na empresa considerada
Estabelecimento dos vários critérios técnico-operacionais para a elaboração do cronogramam de desenvolvimento de sistemas da empresa
Promoção da interligação dos sistemas de informações afins, racionalizando a utilização de arquivos e equipamentos, minimizando o custo de processamento e reduzindo o tempo de tratamento dos dados e informações da empresa.
Conjunto estruturado de ações integradas devidamente especificadas, contendo recursos e fatores envolvidos, com o objetivo de direcionar as implementações e o uso de Ti´s, somando as necessidades operacionais.
AS PRINCIPAIS FINALIDADES DE UM COMITÊ DE INFORMAÇÕES SÃO
ATRIBUTOS DESEJÁVEIS NO USO DE TI´S
DEFINIÇÃO
Etapas da administração de Conflitos
1. Estilo de evitação; é um estilo que não usa uma postura nem assertiva e nem cooperativa, na pretensão de evitar ou fugir do conflito.
2. Estilo de acomodação; reflete algo grau de cooperação para suavizar as coisas e manter a harmonia.
3. Estilo competitivo; é o comando autoritário que reflete forte assertividade para impor o seu próprio interesse.
4. Estilo de compromisso; é utilizado quando uma parte aceita solução razoáveis para a outra e cada parte aceita ganhos e perdas de solução.
5. Estilo de colaboração; habilita ambas as partes ganhar, enquanto utiliza a negociação e o intercambio para reduzir diferenças.
O processo de negociação
É a forma ou maneira de como devemos utilizar as informações e os recursos sobre o cenário.
ANTES DE MARCAR UMA REUNIÃO...
Eficiência (operacional, transacional)
Eficácia (tático, gerencial)
Efetividade (estratégico)
SÃO OS DOCUMENTOS QUE CONSOLIDAM DE FORMA ESTRUTURADA, AS INFORMAÇÕES PARA A TOAMDA DE DECISÕES
Fornecer informações básicas para a elaboração do PDSI (fase inicial)
Analisar e propor, para a alta administração da empresa, as prioridades dos sistemas
Verificar os prazos de desenvolvimento e implantação dos sistemas, de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos
Informar as necessidades de novos sistemas, bem como de alterações ou de extinções dos atuais sistemas
Debater as necessidades e as dúvidas sobre os sistemas
Avaliar as necessidades e as dúvidas sobre os sistemas
Avaliar as necessidades de desenvolvimento e manutenção dos sistemas (fase superior)
Analisar e propor eventual necessidade de treinamento de usuários
Integrar os vários usuários dos sistemas de informações gerenciais da empresa
Essa reunião é realmente necessária
Existe alguma outra maneira de discutir o assunto
O quanto essa reunião irá afetar a moral e a produtividade
O quanto essa reunião terá impacto sobre a lucratividade
Você pode usar a reunião para elogiar alguém
Você pode fazer essa reunião em quanto tempo
ESTRUTURAÇÃO DOS RELATÓRIOS GERENCIAIS
ASPECTOS BÁSICOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DOS RELATÓRIOS GERENCIAS
COMO FAZER UMA REUNIÃO PRODUTIVA
NÚMEROS
GRÁFICOS
COMENTÁRIOS
DECISÕES E AÇÕES
RESULTADOS
Defina
um único propósito para a reunião
o objetivo
resultado esperado
os participantes
PROCESSO DE NEGOCIAÇÃO NO DESENVOLVIMENTO DO SIG
o conteúdo
Crie
Peça
opinião dos participantes
AS PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DOS MENBROS DO COMITÊ DE INFORMAÇÃO
C NCEITO
ESTRUTURAÇÃO DAS
REUNIÕES DE TRABALHO
O CONCEITO DE NEGOCIAÇÃO
É UM ENCONTRO DE PESSOAS QUE VISAM ATINGIR UM OBJETIVO ESPECÍFICO.
Comparecer à reunião munido de toda a documentação que possa facilitar os trabalhose estar ciente do assunto
Cultivar o método de, partindo de várias ideias dissociadas, reuni-las sob uma forma utilizável, proveitosa e sobreduto, impessoal
Contribuir durante os trabalhos para que seja alcançado o julgamento coletivo
Ter como objetivo soluções, e não apenas acordos ou fórmulas para os problemas discutidos
COMUNICAÇÃO
FERRAMENTA
Interligar pessoas
Coletar sugestões a respeito do assunto em pauta
DECISÃO
ESTIMULA
Reforçar a comunicação de ideias
Segundo David Berley, negociação é um processo em que duas ou mais partes, com interesses comum e antagônicos se reúnem para confrontar e discutir propostas explicitas com o objetivo de alcançarem um acordo.
-Objetivas – saber qual o objetivo que queremos alcançar, pois como sabermos existe vários objetivos em uma organização, então devemos organiza-los em ordem de prioridade, classificando os quais entram na negociação e os que não são discutíveis.
• Ideais – são aqueles que são alcançados se o negociador concorda com o que você solicita.
• Realistas – é aquele que o negociador não aceita a proposta e oferece resistência, atingindo o objetivo quando ambas as partes entram em concessão.
-Cenários – serve para se fazer a simulação e, assim antecipar os possíveis resultados.
-Quadro de Interesses – devemos saber quais são nossos interesses na negociação e quais interesses comuns de ambas as partes
-O que será negociado? – Devemos estar cientes do que queremos negociar, sabendo assim qual a importância e valor da que lá negociação que será feita.
-Conhecimento de negócios – as pessoas que estão envolvidas na negociação devem ter pleno conhecimento do negócio para evitar um fracasso dos objetivos pretendidos.
DATA
LOCAL
HORÁRIO
AGENDA PRIORIZADA DE ASSUNTOS
PARTICIPANTES
RESULTADOS ESPERADOS
DATA E LOCAL DA REUNIÃO
NOMES DOS PARTICIPANTES PRESENTES
OBJETIVOS DA REUNIÃO
ASSUNTO
DEBATES
RESPONSÁVEIS
PRAZOS
DATA DA PRÓXIMA REUNIÃO
ASSINATURA DE TODOS
REUNIÃO
Oferecer propostas
DESENVOLVE
RESULTADO
Vender ideias
Decidir sobre determinado assunto
PROFISSIONAIS
VALORIZA