raci

Encargado: Hace la tarea

Esta persona realiza la tarea o entrega.

Ellos se comprometen a hacer el trabajo o tomar las decisiones. A veces puede ser más de una persona, pero trata de minimizar la cantidad de personas involucradas.

Responsable: Es propietario de la tarea

Esta persona o rol es responsable de la finalización general de la tarea o de la entrega.

No harán el trabajo, pero son responsables de asegurarse de que esté finalizado.

Idealmente, esta debería ser una persona en lugar de un grupo para evitar confusiones en cuanto a quién es el propietario de la tarea.

Consultado: Asiste

Esta persona, rol o grupo proporcionará información útil para completar la tarea o entrega.

Habrá comunicación bidireccional entre los responsables y los consultados.

Informado: Se mantiene al tanto

Estas personas o grupos se mantendrán al tanto de la tarea o entrega.

Esto podría hacerse en el progreso, o cuando se complete la tarea o entrega.

No se les pedirá comentarios o revisiones, pero pueden verse afectados por el resultado.

Debe haber comunicación unidireccional en estos roles o grupos.

Ventajas de una matriz RACI

Evita la sobrecarga de personas

Lo mejor de hacer la distinción entre Consultado e Informado es que puede separar los involucrados en los comentarios y aquellos que sólo se actualizan sobre el progreso de la tarea.

Simplifica la comunicación

En lugar de involucrar a cada persona en cada decisión, puede simplificar la comunicación, involucrar a las personas adecuadas en el momento adecuado y acelerar las aprobaciones y la toma de decisiones.

Evita la sobrecarga de trabajo

Ayuda a reducir el hecho de tener un único punto de falla, donde todo el conocimiento y la responsabilidad de una tarea recaen en una persona y, por lo tanto, se acumula.

Establece expectativas claras

El uso de un gráfico RACI hace que tu proyecto sea eficiente. Cuando creas un RACI al comienzo de un proyecto, puede ser útil para ayudar a establecer las expectativas de quién está gestionando o es responsable del trabajo en el futuro.

Es una excelente manera de ayudar a evitar sorpresas inesperadas y demasiada participación de los interesados a lo largo del proyecto, frenando las decisiones y el trabajo, y el proyecto en general

Paso 1: Identifica los roles del proyecto

Piensa en quién está involucrado.

Primero, crea la siguiente tabla con los nombres en la parte superior.

Esto resalta lo primero que debe decidirse al crear una matriz RACI: ¿enumeras roles o personas específicas?

Razones para especificar por rol:

• Si una sola persona está cumpliendo múltiples roles

• Evita la necesidad de actualizar con un cambio de personal

• Evita tener una mezcla de nombres y grupos más amplios, por ejemplo, “cliente” o “departamento X”

Razones para especificar por nombre:

• Es más sencillo definir quién está involucrado en el proyecto.

• Si varias personas cumplen con roles similares.

Los roles se usan con más frecuencia cuando hay una persona que ocupa varios de ellos. Sin embargo, si hay varias personas que desempeñan un rol y las tareas no se superponen, podría ser mejor usar nombres

Paso 2: Identificar tareas del proyecto o entregas

Revisa el proyecto y divídelo en tareas claras y entregas.

Pon estos en la columna de la izquierda de tu gráfico.

Pero intenta no ser demasiado específico, de lo contrario, el gráfico podría volverse demasiado complejo para usarlo más tarde.

Paso 3: Asignar el RACI a cada función y tarea

Realiza cada tarea y piensa en las diferentes funciones y de qué deben ser responsables

Cada tarea o entrega debe tener al menos un Comprometido y un Responsable

Asegúrate de que solo haya un rol o nombre asignado a Responsable; esto es realmente importante.

Piensa con cuidado quién debe ser consultado mientras la tarea está en curso y quién debe recibir información una vez que la tarea esté completa.

Paso 4: Acuerda esto con tu equipo

Esto es importante: alinea las suposiciones que hayas hecho con tu equipo, no las acumules

Asegúrate de que todos estén contentos con sus roles y responsabilidades en el proyecto.

Paso 5: Acuerda esto con las partes interesadas del proyecto principal

Establece una llamada o reunión para acordar esto con las partes interesadas del proyecto principal

Trata de mantener esto lo más simple posible para evitar comentarios difíciles de manejar y discusiones que consumen mucho tiempo.

Piensa acerca de con quién debes comunicar esto una vez que se haya acordado

¡Eureka! Ahí tienes tu matriz RACI

Ahora puedo dejar eso de lado y centrarme en seguir adelante con mi proyecto, ¿verdad?

Bueno, no

Este es uno de los mayores problemas con documentos como una RACI: una vez creados, se olvidan y se envían a una carpeta polvorienta en el servidor, para que no se vuelvan a abrir.

Entonces, ¿cómo hacer de este un documento de trabajo útil?

Paso 6: Haz que sea útil a lo largo de la vida del proyecto

3. Una buena manera de hacerlo es alojar una versión en línea, utilizando Google Docs o Confluence, o una herramienta utilizada en tu organización.

1. Cuando realices una tarea o se pueda entregar, utiliza la RACI y alinealo sobre quién es responsable de qué.

2. Asegúrate de que lo que se estableció al comienzo de un proyecto, los roles y las responsabilidades en relación con las tareas, aún sean precisos.

4. Al final de un proyecto, usa el RACI para ver cómo funcionaron los roles y responsabilidades asignados.

Problemas comunes que deben tenerse en cuenta al crear una matriz RACI

Consejos rápidos para que tu matriz RACI tenga éxito

1. Asegúrate de tener una RACI que sea beneficioso para el proyecto, piensa cómo se utilizará RACI y por qué.

3. Asegúrate de que solo se marque un rol como Responsable, y no un grupo completo para evitar confusión

2. Elige tu modelo y asegúrate de que entiendes los términos.

4. Informado no es necesariamente todo el mundo en el proyecto

5. Incluso si creas el borrador del RACI, no lo hagas de forma aislada. Haz que las partes interesadas del proyecto central se enteren.

Conclusión

Comúnmente, las personas encuentran problemas con los gráficos RACI, y dicen que no son lo suficientemente específicos, ya que no analizan lo que la persona a la que se asignó el rol debería hacer.

Recuerda, un RACI no es un plan de proyecto

Un RACI es un documento útil, siempre que sea un esfuerzo conjunto, se usa más allá del comienzo de un proyecto y se adapta al proyecto.

Asegúrate de evaluar las necesidades de tu proyecto al principio y haz que RACI se ajuste a tu propósito. Asegúrate de que todos entiendan los términos que estás utilizando

(¡independientemente del tipo de gráfico que uses!)