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Transcript

공공제안서 작성 가이드

공공제안서

제안서의 정의

수주

제안서는 고객의 니즈에 적극적으로 대응하는 영업의 한 수단으로 작성되며, 사업수주를 위해 제출해야 하는 필수적인 문서

제안의 목적

PROPOSE

SUMMARY

이미지

제안의 목적

계약서

제안의 목적 : 수주

제안의 목적

  • 고객 핵심요구사항에 대한 최적의 해결방안 제시
  • 성공적인 사업완수에 대한 제안사의 역량을 기술
  • 경쟁사를 물리치고 사업을 수주

제안의 목적 : 이미지

  • 수주를 하지 못하는 경우라도 고객에게 긍정적인 이미지를 심어줄 수 있도록 성공한 제안서를 작성

  • 잘못된 제안서는 수주여부와 관계없이 회사의 이미지를 손상시키며 다른 사업에도 부정적 영향

제안의 목적 : 계약서

  • 제안서는 계약서에 가름하는 문서이며 실행 프로젝트의 기본 지침서

  • 수익향상을 위하여 제안 시 업무의 범위, 수행내역 및 제품의 선택에 신중해야 함
  • 간혹 사업 수행 때 고객이 제안서 내용을 가지고 압박하는 경우가 발생

제안서 작성 원칙

알기 쉬운 문장 표현

  • 무리 없이 읽을 수 있음
  • 한번만 읽어도 의미가 이해됨
  • 누가 읽어도 똑같이 이해됨

WRITING

PRINCIPLE

제안서 작성시 고려사항

  • 제안서의 평가자를 생각하며 작성하라
  • 평가자가 보고 싶어하는 순서로 구성하라
  • 명확하고 분명한 표현을 써라
  • 보기 쉽게 작성하는 도구들을 사용하라

제안의 대상 = 평가자

부서담당자

최고결정권자

부서담당자

고질적인 문제의 해결방안과 비용 대비 효과

자신을 드러내 주거나 귀찮케하지 않을 역량

제안의 대상

외부평가위원

내부전문가

외부평가위원

내부전문가

고객의 니즈를 강조하고 질의에 적절히 대응

기술적인 접근보다 업무의 중요성을 강조

기본 중의 기본

  • 사전분석과 전략을 세우는 과정을 충분히 가져라 (전체 기간의 50%)
  • 경쟁사를 파악하고 전략을 세워라

이것만은

지키자

  • 전략따로 기술따로 짜집기 하지 마라
  • 멋진 키워드와 그럴싸한 문장에 연연하지 마라
  • 제안서는 기술서가 아니라 영업서다

제안 작성 7단계

PROPOSE

PROCESS

LEVEL 1

제안전략 수립 및 검토 단계

LEVEL 1

LEVEL 2

제안계획수립 단계

LEVEL 2

LEVEL 3

제안업무 상세분석 단계

LEVEL 3

LEVEL 4

제안서 작성 및 검토 단계

LEVEL 4

LEVEL 5

비용/견적 작성 및 검토 단계

LEVEL 5

LEVEL 6

제안서 완성 단계

LEVEL 6

LEVEL 7

제안발표 단계

LEVEL 7

제안서의 구성

MODELING

제안서 구성

구성요소

구성요소 템플릿

구성요소

템플릿

반드시 기억해야 할 구도

결과

발표하는

순서

보여지는

순서

기본 구도

과정

원인

거버닝 메세지

제안서의 해당 제목에 대하여 작성자가 표현하고자

하는 내용을 서술식으로 작성하는 것 (3~5줄)

뒤에 나올 도식화 내용을 요약하여 쉽고 명확하게 표현

거버닝

메세지

1. 이해한 내용을 기술

  • 목차에 나온 제목을 기준으로 이해한 내용을 기술 ('~이다.'의 형식)
  • 연역적 구성 (결론 - 설명)
  • 귀납적 구성 (설명 - 결론)

2. 실행 방안을 기술

  • 목차에 나온 제목을 기준으로 구체적인 실행 방안을 기술 ('~하겠다.'의 형식)
  • What(정의) - How(방법) - Merit(효과)

제안서 표준 작성

제안서 표준 작성시 고려해야 할 사항

Layout

표준작성

Theme

레이아웃 작성

슬라이드 마스터로 레이아웃 만들기

LayOUT

  • 페이지 내 중복되는 내용으로 구성
  • 머리글, 꼬리글, 제목, 본문 배치
  • 개체틀, 안내선 추가
  • 글꼴과 크기, 줄간격 결정
  • 글머리 기호, 여백 결정
  • 서식복사와 개체스타일 적극 활용

테마를 결정

사용할 색상을 찾아 Look & Feel 결정

THEME

제안서 레이아웃 샘플

SAMPLE 1

제안서 레이아웃 샘플

SAMPLE 2

제안서 레이아웃 샘플

SAMPLE 3

제안서 레이아웃 샘플

SAMPLE 4

제안서 레이아웃 샘플

SAMPLE 5

도식화 작성

분량이 많아 별도 항목으로 따로 진행

도식화

고객요구사항분석

제안요청서(RFP)와 제안서

제안서

제안요청서(RFP)

REQUIREMENT

REPORT

  • 요구사항을 정리한 공식문서
  • 고객이 작성한 시험지
  • 숨겨진 술래잡기식 문서
  • 의문점과 질문 투성이 문서
  • 미완성되고 고객에게 유리하게 작성된 문서
  • 해결방안을 제시한 공식문서
  • 제안사가 작성한 답안지
  • 일목요연하고 쉬운 문서
  • 질문이 필요없는 완벽한 문서
  • 계약서와 동등한 효력을 지닌 문서

성공적인 분석을 위하여

  • RFP 요구사항표와 평가표는 외울 것
  • 분량이 많은 RFP는 요약하여 정리할 것
  • 자기가 맡은 부분이 아니라 해서 소홀히 하지 말 것
  • 개인의 주관적 판단에 주의할 것 (제안PM / 제안PL / 영업대표 / 작성자 간 원활한 의사소통 필요)
  • 고객과 효과적인 의사소통 라인을 유지할 것
  • 제안사에게 불리한 부분과 경쟁력 있는 부분을 찾을 것
  • '무엇을 어떻게 제안할지?'를 생각하며 분석할 것
  • 필수요소 누락, 기술적 불가능, 불명확한 요구사항 등은 반드시 고객에게 확인할 것
  • 분석결과를 문서화(분석Sheet)하고 공유할 것
  • 최종 요구사항을 계속 확인할 것

성공적인

분석

"일단 각자 나눠 쓰고 초안 나오면 검토하자"

최악의 작성 방법

마인드맵을 활용한 요약

마인드맵

활용

스토리보드 작성

스토리보드

작성

  • 본격적인 제안작성을 위한 기획서
  • 제안의 방향이 잘못되지 않도록 하는 지침서
  • 제안작성팀 전체가 작업하는 내용을 공유하고 제안서 전체의 흐름을 이해하도록 돕는 안내서
  • 목차별로 반드시 들어가야 할 내용과 작성방향, 참고할 자료 내역을 기술

스토리보드 작성 샘플

스토리보드

작성 샘플

요구사항 추적 매트릭스

제안요청서와 제안서 간의 연결고리가 제대로 결합되었는지 확인하는 문서

(풀이과정에 논리적 오류가 없는지 확인)

요구사항

추적표 작성

제안서 작성시 주의사항

  • RFP와 평가표는 반드시 외워라

  • 한사람이 작성한 듯 표준을 준수하라

  • RFP에서 사용한 용어를 사용하라

  • 최대한 쉽게 써라

ISSUE

CHECK

전체 구성

  • 내용이 전환될 때는 반드시 요약장표를 맨 앞에 넣어라
  • 요약장표는 뒤의 전개 내용 요약이나 방향성을 기술
  • 전체적으로 비슷한 깊이로 설명하라

(필요이상 깊은 Level로 설명하거나 너무 요약하지 마라)

  • 제안 PM이 반드시 전체를 검토하라

전체구성

세부 구성

세부구성

  • 상세 내용을 도식화 하라
  • 결론부터 얘기해라
  • 같은 말이면 부정적인 표현보다 긍정적인 표현을 사용해라
  • 문장은 되도록 간결하게 표현해라

(긴 문장은 여러 개로 나누어 표현한다)

  • 수치화된 데이터를 제시해라
  • 해외자료, 전문 리서치 기관(가트너 그룹, 기가 그룹 등)의 선진자료를 적극 인용하라
  • 프로토타입을 삽입하면 효과적이다
  • A3용지를 적극 활용하라
  • 페이지를 작업공간(표준에서 작성부문)의 20%이상 비우지 마라

제안요약서 작성

제안요약서란?

전체 제안서에 대한 요약의 의미를 가지지만

고객이 관심을 가지는 이슈에 포커스를 맞춰 작성된 문서

SUMMARY

WRITING

제안서 << 제안요약서 <<< 발표장표

(최근에는 요약서를 발표장표로 활용)

TOP - DOWN 방식

평가위원의 입장

TOP-DOWN

방식

  • RFP 분량 100 ~ 200 Page
  • 제안서 분량 200 ~ 400 Page
  • 평가위원에게 주어진 시간 3 ~ 4일
  • 입찰 참가 경쟁사 3 ~ 4사
  • 제안서를 꼼꼼히 본다는 것은 불가능
  • 실제로는 대부분 현장에 와서 검토
  • 3 ~ 4시간 만에 검토하는 경우도 허다

내가 평가위원이라면

무엇에 집중할까?

선택과 집중

평가위원의 입장에서 보면...

  • 제안서는 거의 보지 않는다

  • 요약서는 볼 수도 있다

  • 발표장표는 무조건 본다

선택과 집중

제안서 평가위원의 성향

VS

평가자 성향

전체를 보는

평가자

(외부위원)

디테일을 보는

평가자

(내부자들)

결국은 발표와 Q&A에서 모든 것이 결정된다

BOTTOM - UP

전략적

제안서 작성

순서

TOP - DOWN

효과적 작성을 위한 Check List

Check List

  • RFP 평가항목 비중에 맞춰 작성되었는가?
  • 요약서 전체에 걸쳐 목차 구성은 논리적인가?
  • 고객의 이슈에 대한 해결방안이 담겨있는가?
  • 고객의 이슈를 중심으로 작성되었는가?
  • 제안발표에서 ‘무엇을 말할 것인가?’는 고려되었는가?

성공적인 작성 전략

  • 평가표에서 하나의 항목 당 요약서의 하나의 페이지로 뽑아낸다
  • 그런 다음 요약서 전체의 논리 흐름을 맞추기 위해 페이지를 추가, 병합, 수정한다

성공적인

작성 전략

  • 요약서의 장표 제목은 평가표 상의 표현을 사용한다
  • 평가표 대비 제안서, 평가표 대비 요약서 조견표를 작성한다

제안 평가표

제안 평가표

정성적으로 판단한 후 정량적으로 작성

제안발표 시 전략

제안발표

전략

  • 제안사의 위치를 파악하라

  • 평가 대상자의 눈높이를 찾아라

  • 제안 발표 순서를 고려해서 발표 전략을 준비하라

  • Q&A는 아무리 많이 준비해도 지나치지 않다

  • 평가자와 커뮤니케이션 하라

상황 파악

  • 기술
  • 고객 이해
  • 유사 경험
  • 품질

경쟁우위

상황 파악

경쟁열위

  • 기술
  • 조직
  • 사업 재해석
  • 추가 제안
  • 대안이 없는 경우
  • 경쟁우위 및 경쟁열위 전략 활용

동등경쟁

  • 수행 일정
  • 사업 관리
  • 기술 이전
  • 인력

사업관리

대상 파악

공공 사업에 대한 이해

사업규모

기업구분

평가위원

대기업

(매출 8천억 이상)

전문 평가위원

80억 이상

대상 파악

대기업

(매출 8천억 이하)

전문 평가위원

40억 이상

20억 이상

중견기업

전문 평가위원

일반 평가위원

중소기업

20억 이하

평가위원

일반 평가위원

  • 20억 이하 사업 평가
  • 평가 당일 제안서 수령

평가 위원

전문 평가위원

  • 20억 이상 사업 평가
  • 평가 1~3일 전 제안서 수령

※ 전문 평가위원은 공무원 및 공공기관

재직자 107명(53.5%), 대학교수

93명(46.5%) 로 구성

자기 점검

※ 발표 불안증

※ 신뢰감

자기 점검

  • 신뢰감은 정확한 정보 전달에 있다

  • 정보는 논리 정연해야 한다

  • 자신감과 열정을 보여라

  • 동시에 전문성을 갖추어야 한다
  • 불안감은 자신감과 연결되어 있다

  • 자신감은 준비 정도와 연습량으로 극복할 수 있다

  • 엄청난 고수들도 철저히 준비한다

스토리텔링과 3단 구성

  • 이야기가 주는 힘이 있다 (Prezi)

  • 자연스러운 흐름으로 이해하게 한다

  • 이력서보다는 면접이 중요하다

발표의 구성

흥미로운 시작 : 서론

서론

  • 본론에 들어가기 전에 청중을 사로잡을 준비를 하라

  • 관심을 일으키는 질문이나 충격적인 이야기

  • 청중의 호감을 이끌어 내라

  • 비언어적 표현을 활용하라

요점은 간결하게 : 본론

본론

  • 요점은 5개 이내로 한다

  • 요약을 잘한다는 것은 이해도가 높다는 것이다

  • 최대한 단순화 하라 (Coding)

  • 요점에 대한 근거와 입증자료를 제시하라

인상적인 클로징 멘트 : 결론

결론

  • 클로징 멘트는 평가자에게 기억을 심는 작업이다

  • 너무 짧아도 너무 길어도 좋지 않다

  • 결론에 대한 철저한 준비가 필요하다

제안 차별화 전략 수립

STRATEGY

BUILDING

제안사가 성공적인 사업수행을 위해

고객 핵심요구사안에 대한

  • 기술적 전략
  • 경험을 활용한 전략
  • 회사역량을 활용한 전략
  • 협력업체 구성전략
  • 인력 구성전략

등을 수립함으로써

제안서의 경쟁우위를 확보

차별화 전략

  • 경쟁사를 능가하는 강점 제공
  • 고객에게 어필할 매력

차별화 전략

  • 독창적이고 기발한 혁신
  • 구체성, 설득력

이러고도 수주하지 못했다면

영업 탓해도 된다

전략수립 Framework

사업수행 전략

사업환경의 이해

사업수행 전략 도출

사업특성 도출

전략별 실행방안 1

전략도출시

고려사항

  • 본 사업의 목표
  • 본 사업의 특징
  • 위험요소

전략수립

Framework

전략별 실행방안 2

  • 사업일반
  • 업무
  • 기술
  • 사업수행
  • 지원측면

핵심 성공요소

전략별 실행방안 3

사업수행전략

전략별 실행방안 4

  • 수행전략 2
  • 수행전략 4
  • 수행전략 1
  • 수행전략 3

감사합니다.

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