Planeación y organización del trabajo 2

Formas de organización del trabajo con base a los tópicos:

a)Objetivos tácticos: Son aquellos que se plantean como guía o método a seguir, es decir, los resultados esperados dentro de un plazo aproximado de un año; están basados en los objetivos estratégicos, se definen por área o departamento de la organización.

*Estructura: la organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

*Sistematización: todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

*Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

*Jerarquía: la organización como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

*Simplificación de funciones: uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Objetivo:

de acuerdo con este principio, la organización debe establecer los fines permanentes o (teología) hacia las cuales se encamina la organización. Estos fines ayudarán a estructurar de forma adecuada la empresa o institución. En la actualidad, diversos enfoques de la administración denominan la misión a esta constelación a fines más generales y permanentes. Así se habla de la misión de la universidad, de la misión de Ministerio de Sanidad y Asistencia Social, etc.

Supervisión bien definida: según este principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisión que deben estar conectados por canales de comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor.

Espacio control: de acuerdo con este principio, se debe establecer el número de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el número de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la preparación de los subordinados, el medio ambiente físico.

Equilibrio dirección-control: este principio establece que, a medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para sí el control de funcionamiento de las organización sea total o se la parque de ésta que delegue.

Equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con este equipo, la delegación de la autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final de la autoridad delegada.

Fijación de responsabilidades: este principio establece que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada, ni debería ser menor.

Selección y adiestramiento del personal: se enuncia diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma precia, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.

Excepción: se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos deben de resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerárquico correspondiente.

Identificación: este principio establece que todos los actos y hechos que se sucedan o que sea susceptibles de suceder en la institución y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su identificación adecuada, para evitar confusiones con otros hechos o cosas semejantes.

Simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo sólo deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo.

Principio de la moral interna: este principio establece que debe haber responsabilidad, colaboración y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa, tanto directivo como subalterno.

Unidad de mando: afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.

Jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta el último subordinado y que ésta debe funcionar claramente a través de toda organización.

Especialización: establece que a medida de la empresa se amplía y se diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. Para que trabajen en una sola especialidad o área de actividades.

Centralización-descentralización: se enuncia diciendo que hay centralización cuando la adopción de decisiones y la responsabilidad están cerradas en la dirección superior de la institución y que hay descentralización cuando, por delegación de autoridad, la adopción de decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias de dirección intermedias. Una buena descentralización distribuye las decisiones y la autoridad en los procesos de ejecución y concentra en la dirección superior las decisiones de política y de orden normativo.

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A

Clasificación de los procesos

PROCESOS CLAVE O PRIMARIOS: Relacionados con la misión e impactan al cliente externo: desarrollo de nuevos productos, marketing, ventas, logística, distribución, producción.

PROCESOS ESTRATÉGICOS: Facilitan las guías de actuación para los procesos clave y basados en la escucha del cliente –mercado: planeación estratégica, planificación e implementación de la calidad.

PROCESOS DE APOYO: Facilitan los medios necesarios, humanos, materiales, para que los procesos clave se realicen de manera efectiva y eficiente: gestión de propiedad -planta y equipo, planificación de los recursos de fabricación, gestión de caja, selección y desarrollo del talento humano, provisión de información.

C

Características de los procesos

*Tienen un único responsable

Límites bien definidos: alcance, inicio, fin, entradas, productos, clientes y proveedores.

Interacciones y responsabilidades bien definidas

Procedimientos documentados (aseguramiento de calidad)

Controles de evaluación y retroalimentación cercanos al punto en el cual se ejecuta la actividad.

Medidas de evaluación y objetivos que se relacionan con el cliente.

Tiempos de ciclo conocidos.

A

El uso de procedimientos presenta las siguientes ventajas:

*Determina el orden cronológico que deben seguir las actividades

*Promueven la eficiencia y especialización

*Delimitan responsabilidades

*Determinan cómo deben ejecutarse las actividades y también cuando y quién deben realizarlas.

*Son aplicables en actividades que se presentan respectivamente.

A

Coordinación: Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de la consecución de los objetivos.

División del trabajo: Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen. La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre sí con precisión.

Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.