Auditoría

¿Qué debe considerar el auditor cuando audita un proceso?

El objetivo:

¿cuál es la intención del proceso?

La entrada:

¿qué es lo que se va a transformar?

¿de dónde viene?

¿qué riesgos se pueden presentar?

Las actividades:

¿cuál es el flujo completo de los procesos?

¿cuáles son las interfaces de los procesos?

La salida:

¿qué sucede con la entrada?

¿cuál es el resultado?

¿a dónde va?

¿el resultado está alineado con el objetivo?

¿qué riesgos se pueden presentar?

Los recursos:

¿Cuál es la documentación necesaria?

¿Qué registros deben guardarse?

¿Cuáles son los recursos necesarios para el logro de los procesos?

¿Cuáles son los canales de comunicación?

¿Cómo se consigue información interna y externa para los procesos?

¿Los recursos necesarios están disponibles?

¿Qué riesgos se pueden presentar?

El seguimiento/medición:

¿Qué datos se requiere recolectar?

¿Cómo se obtiene retroalimentación?

Revisar las bases de datos o registros de la información

Cruzar con expedientes u otras fuentes para verificar que son reales

¿Cuáles son los criterios para el seguimiento, medición y análisis?

¿Cuáles son los costos de calidad involucrados?

¿Cuáles son los métodos apropiados para analizar los datos?

¿Qué riesgos se pueden presentar?

El análisis:

¿Qué se hace con la información recolectada del seguimiento o la medición de las actividades?

¿Quién lo realiza?

¿Qué riesgos se pueden presentar?

La mejora:

¿ La mejora del proceso esta incluida en el programa de auditoría como mejora continua?

El auditor debe darse cuenta de que no todos los procesos pueden ser mejorados simultáneamente; el auditado debe priorizar.

Reunión de Cierre

Reunión de Equipo Auditor y Generación de hallazgos

• Preside el Líder del Equipo Auditor.
• Presentación de hallazgos y conclusiones.
• Espacio para clarificación de dudas.
• Comunicar el procedimiento para atención a hallazgos.
• Comunicar las posibles consecuencias de no tratar adecuadamente los hallazgos.
• Comunicar cualquier actividad posterior a la finalización del ejercicio.
• Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de la auditoría o conclusiones entre el equipo auditor y el auditado debería discutirse y, si es posible, resolverse. Si no se resuelve, deberían registrarse todas las opiniones.

• El equipo auditor se reúne para retroalimentar sobre el ejercicio, la verificación y los hallazgos detectados.
• Se genera el reporte de auditoría a fin de comunicar los hallazgos al auditado.
• Registro de las No Conformidades y/o puntos de mejora, así como su evidencia de soporte.
• Acordar las conclusiones de la auditoría.

¿Como debe preparar y conducir la auditoría el equipo auditor?

Efectuar revisión documental y lista de verificación

• Definir pistas y evidencias de auditoría
• Identificar el ciclo PHVA
• Identificar entradas, salidas, controles operacionales
• Identificar documentos relacionados
• Establecer muestreos, métodos de verificación

Reunión de Apertura

• Preside el Líder del Equipo Auditor
• Presentación del Plan de Auditoría
• Presentar Equipo Auditor y sus roles (cuando aplica)
• Conservar registro de los asistentes.

¿Como debe comunicarse el auditor durante el ejercicio de auditoría?

• No es un interrogatorio
• Mantener la formalidad y profesionalismo
• Aclarar dudas y clarificar conceptos
• Dirigirse con respeto e imparcialidad
• Manejo de información con confidencialidad
• El equipo auditor deberá comunicarse para intercambiar información y comunicar el progreso de la auditoría.
• El líder del equipo auditor deberá comunicar al auditado el progreso de la auditoría.
• El líder del equipo auditor comunicará sobre cualquier situación imprevista o problema que se presente durante la ejecución de la auditoría.
• Los auditores no pueden salirse del objetivo, alcance y los criterios de auditoría establecidos y comunicados.

9.2 Auditoría Interna

• 9.2.1 La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión de la calidad:

Es conforme con:

• Los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión de la calidad;
• Los requisitos de esta norma mexicana;
• Se implementa y mantiene eficazmente

9.2.2 La organización debe:

• Planificar, establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría…
• Definir criterios y alcance de auditoría.
• Seleccionar los auditores que aseguren la objetividad e imparcialidad de la auditoría.
• Informar los resultados a la dirección pertinente.
• Realizar acciones correctivas sin demora justificada.
• Conservar la información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de las auditorías.

ETAPAS DE LA AUDITORÍA

Principales directrices de la auditoría

LOS 7 PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD