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PROTOCOLO EMPRESARIAL

Aprenderá a diferenciar distintos tipos de protocolos, sus normas más esenciales que le permitan adecuarse a las distintas situaciones que se le puedan plantear en su vida profesional, sabiendo actuar y comportarse en base a dichas normas

OBJETIVOS

En la actualidad son muchas las ocasiones en las que usamos técnicas de protocolo y usos sociales, esto hace que cada vez sea más frecuente usar determinadas reglas que estimulan, fomentan y favorecen las relaciones sociales pero, además, el protocolo público se traslada al entorno empresarial resultando de gran ayuda para el profesional, ya que le permite una mayor integración en todos aquellos eventos que afectan a la empresa.

3.1

INTRODUCCION

Podemos decir que es el conjunto de normas o reglas que facilitan las relaciones sociales o rigen un determinado acto ceremonial, Si derivamos el protocolo al aspecto empresarial, nos daremos cuenta de la importancia que cobra en la empresa el saber recibir y ser recibido, el saber saludar o el de ser saludado, el de organizar eventos o cualquier otro acontecimiento de importancia. Sin duda, un conocimiento de las normas básicas protocolarias ayudarán al profesional y a la empresa a reafirmar y potenciar su imagen empresarial.

3.2

CONCEPTOS

Principios

Ordenación

Antes de organizar cualquier tipo de acto, habrá que clasificarlo según el tipo o naturaleza del mismo

Material: la que organiza símbolos e instrumentos

Jerarquización

Es necesario establecer las categorías para la correcta ubicación tanto de los invitados como de los elementos que intervienen en el acto.

Principios Fundamentales

Personal: la que ordena personas en los espacios establecidos

Tratar de solucionar situaciones nuevas y desconocidas que pueden presentarte en determinados actos. Este principio se basa en el respecto.

Armonización

Tipos de Protocolo

Cuando se realiza en el interior de un edificio.

Cerrado

1. Atendiendo al lugar en el que se desarrolla el acto

Cuando se realiza en el exterior como, por ejemplo en un desfile militar o en la colocación de la primera piedra para la construcción de un edificio

Abierto

Protocolo Estructural.

Se encarga de estructurar u organizar aquellos actos protocolarios que implican eventos importantes o dificultosos

Protocolo de gestión.

Se encarga de gestionar el acto protocolario, es decir, establece cómo han de ser las acciones humanas dentro de un determinado acto, o dicho de otra manera, cómo y cuándo deben realizarse las cosas

2. Atendiendo a la función

Protocolo de atención a personalidades.

Se encarga de definir las normas que rigen la atención, conducta o recibimiento que nos permita atender correctamente a las personalidades.

Es el que perfecciona la eficacia de las personas en sus relaciones con los demás

De eficacia personal.

Públicos

Es aquel acto protocolario organizado por cualquier organismo oficial o la Casa Real. Este tipo de protocolo diferirá del modelo empresarial, adoptando otras normas

Privados

Este tipo de protocolo se adaptará a eventos privados, es decir, aquellos que organizan personas, empresas o familias como consecuencia de un determinado evento o acontecimiento, por ejemplo, una cena de empresa.

3. Atendiendo al tipo de acto

Se aplican las normas protocolarias que afectan a eventos relacionados con la vida militar, por ejemplo, una graduación militar. En este tipo de actos se deberán tener en cuenta la escala de los mandos militares.

Militares

Se rigen por las normas eclesiásticas, por ejemplo, la beatificación de un santo. En este tipo de actos se debe tener en cuenta la precedencia según la importancia de los cargos religiosos y las liturgias.

Religiosos

Oficiales (actos del Estado, públicos). Son los organizados por el Gobierno, la Administración, las Comunidades Autónomas, las Corporaciones Locales

De carácter general.

Son los actos organizados por determinadas instituciones, organismos o autoridades con ocasión de acontecimientos propios de su ámbito

De carácter especial

4. Atendiendo las Reglas del Protocolo en los actos públicos

Son los organizados por corporaciones, fundaciones, empresas, asociaciones.

No oficiales

Los actos de ámbito familiar o doméstico.

Actos privados

Para que las relaciones sociales puedan fluir y desarrollarse de forma correcta, es necesario que se adicionen a ella una serie de elementos

3.3 ELEMENTOS BASICOS DE RELACIONES SOCIALES

Son los aspectos o características que forman parte de nuestra personalidad y que hacen que seamos o no más sociales.

SABER

SER

Podemos decir que la naturalidad influye en la percepción que tienen los demás de nosotros, para que ésta no sea distorsionada debemos mostrarnos tal y como somos, con sencillez en todos nuestros actos, sin interpretar papeles que no nos corresponden.

LA NATURALIDAD

LA SIMPATIA

Esta característica hace que los demás perciban el afecto o la simpatía que les transmitimos, favoreciendo notablemente las relaciones sociales, pero no debemos confundir ser simpático con ser gracioso.

EL TACTO

Es adoptar la sensibilidad necesaria para no causar molestias a los que nos rodean. Se deben evitar todo tipo de críticas con respecto a otros compañeros, su trabajo o cualquier otro aspecto que pueda causar malestar en la oficina. Las únicas críticas admisibles en una oficina son las constructivas.

EL AUTOCONTROL

Capacidad de dominar los nervios y el temperamento en situaciones hostiles, manteniendo la calma. Es importante que seamos capaces de improvisar para conseguir resolver situaciones imprevistas

LA DISCRECION

Capacidad de no comentar o airear conversaciones o conocimientos sobre algo o alguien; esta característica debe ser especialmente subrayada por el profesional. Debemos actuar tratando de no invadir el ámbito privado de ninguna persona de la empresa

Característica necesaria que implica educación y cortesía con la gente que nos rodea.

SABER

ESTAR

EDUCACIÓN

La educación como el conjunto de normas o costumbres de uso común o arraigadas en el tiempo, necesarias para una convivencia con nuestro entorno. La educación nos marca las pautas de comportamiento (en el trabajo, con la familia, con los amigos, en la mesa.), la forma de vestir para las distintas ocasiones, la forma de expresarnos. Estas normas de educación dependen en gran medida del país en el que vivamos.

Es sinónimo de amabilidad, tolerancia y buenas maneras, es decir, ser cortés implica saber cómo atender, agradar o proyectar buenas maneras a la gente que nos rodea. De esta forma, ellas se sentirán cómodas ante nuestra presencia.

CORTESÍA

Para que esta característica se cumpla es importante ser puntuales y organizados.

SABER

FUNCIONAR

PUNTUALIDAD

La puntualidad es sinónimo de respeto hacia la persona o personas con las que hemos quedado. De hecho, en algunos países esta característica es relevante en las relaciones profesionales y personales

Una persona organizada distribuye las tareas de una forma más eficaz, encuentra aquello que busca y, en definitiva, hace que su tiempo sea más eficiente repercutiendo, por tanto, de forma favorable en su actividad profesional.

ORGANIZACIÓN

Sin duda, conocer los aspectos básicos de la etiqueta y protocolo empresarial representa un valor añadido ya que le permitirá

3.4

APORTES EN EL AMBITO EMPRESARIAL

1

Distinguirse de la competencia.

2

Le proyectará cortesía, imagen, autoridad y confianza

3

Le ayudará a potenciar y mantener sus relaciones con clientes, compañeros.

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Le ayudará a tener efectividad con su entorno.

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Le dará seguridad al ser capaz de adaptarse a distintas situaciones de negocios.

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Mejorará su proyección profesional.

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Le ayudará a formar y gestionar equipos de trabajo.

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Le ayudará a crear un clima de trabajo productivo y colaborativo.

Es algo habitual en la actividad social y laboral de cualquier individuo, convirtiéndose en un signo de respeto y cortesía hacia los que nos rodean. Particularmente, en la empresa saludamos a compañeros, superiores, clientes. El saludo tiene un gran valor simbólico, ya que según la forma en la que lo expresemos demostraremos un gesto de cercanía o proximidad, o un mero gesto de cortesía y buenas costumbres. Hay distintas formas de realizar el saludo como son: una mirada, una leve inclinación de la cabeza, besarse, estrechar las manos, etc. Siempre debe corresponder al saludo como señal de cortesía, ya que rechazarlo se considera una falta de educación o síntoma de enfado o irritación.

3.5

EL SALUDO

Existen distintos tipos de saludos; en general, en el ámbito empresarial el saludo más usado es el de estrechar la mano, pero es importante conocer las características de otros, ya que en muchas ocasiones tendremos que asistir a eventos donde podamos encontrarlos.

Tipos de Saludo

El apretón de manos es el saludo por excelencia y el utilizado con mayor frecuencia, principalmente en sociedad occidental, además, es el saludo más profesional y universal que existe.

EL APRETÓN DE MANOS

Existen teorías acerca del significado del apretón de manos que queremos resaltar para que el lector extraiga sus propias conclusiones:

1

Un apretón de manos firme denota sinceridad y seguridad en uno mismo

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2

Un apretón de manos débil denota fragilidad, sumisión o inferioridad.

Para realizar un saludo efusivo se utilizan ambas manos. De esta manera se refuerza la afectuosidad y confianza. Ocurre lo mismo si cogemos el antebrazo de la persona a la vez que estrechamos la mano

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5

Si la palma de la mano se ofrece de forma horizontal y hacia abajo obliga a tomar una postura sumisa; en cambio, de carácter débil es hacerlo con la palma hacia arriba.

Cuando la mano izquierda no se utiliza para reforzar el saludo hay que dejarla caer con naturalidad y nunca introducirla en el bolsillo de la chaqueta o pantalón.

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Si se está fumando, el cigarrillo se deja en el cenicero o se apaga, que es la fórmula más correcta. Mantener el cigarrillo en los labios o cambiarlo de mano es incorrecto

Cuando el saludo se realiza a una mujer, no espere a que ella le extienda la mano. En el mundo de la empresa, cualquiera puede iniciar el saludo. Cuando vaya a dar un apretón de manos, párese. Estreche la mano en dos momentos, al inicio de la reunión y al finalizar la misma.

Es un saludo del mismo tipo que el anterior pero para un ámbito más afectuoso. Con éste tipo de saludo mostramos a nuestro interlocutor mayor gusto por agradarle o mayor cercanía.

EL APRETÓN A DOS MANOS

El abrazo es otra forma de saludar más efusiva que se emplea para personas que se conocen bastante o en ocasiones especiales; suele darse cuando llevan mucho tiempo sin verse, en felicitaciones o para expresar un sentimiento de mayor proximidad, como por ejemplo, al dar el pésame

EL ABRAZO

El beso en la mano es utilizado por el hombre para saludar a una mujer. Este tipo de saludo va cayendo en desuso y en el ámbito empresarial no se utiliza salvo que tengamos que asistir a ceremonias donde se nos invite y el protocolo lo exija

EL BESAMANOS

La forma más tradicional consiste en coger la mano derecha de la mujer, el hombre con las piernas rectas y pies juntos inclina su cuerpo hacia delante, levanta la mano derecha de la mujer mientras la gira y acerca sus labios hacia el dorso de la mano de ella.

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Solamente se besa la mano en lugares cerrados, nunca en la calle.

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Solo se realiza a mujeres casadas

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El beso no debe ser sonoro ni húmedo.

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Nunca se realiza el besamanos si hay un mueble o algo que se interponga entre la señora y el caballero

El caballero se inclinará sobre la mano de la dama y ésta levantará un poco su mano para facilitarle el gesto.

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Si la dama lleva guantes, habría que decantarse por otro saludo

Es un método cada vez más utilizado tanto entre mujeres, como entre hombres y mujeres si existe una relación de amistad cercana y en actos sociales. Saludar dando dos besos en la mejilla no se considera correcto en el ámbito empresarial, salvo que conozcamos y tengamos la suficiente confianza y cercanía con la persona.

EL BESO EN LA MEJILLA

La cantidad de besos es diferente según el país. En Estados Unidos o en Latinoamérica se da solo un beso, mientras que en España, por ejemplo, son dos e incluso en algunos países como Francia, Rusia y de Oriente se dan tres besos

A los miembros de la Familia Real se les saluda de manera distinta según sean hombre o mujer.

En el caso de las mujeres, realizarán una leve genuflexión mientras dan la mano a un miembro de la Familia Real. La genuflexión consiste en flexionar la pierna izquierda y la pierna derecha retrasarla un poco, mientras el cuerpo se mantiene recto y la mirada se dirige a quien saludamos.

Los hombres, sin embargo, saludarán dando la mano mientras inclinan la cabeza hacia delante.

REVERENCIA A LA FAMILIA REAL

CARGOS ECLESIASTICOS

Al Papa ha de besársele la mano realizando una genuflexión, como en el caso de las mujeres de la Familia Real.

A los Cardenales se les debe besar el anillo mientras se realiza una leve reverencia flexionando la pierna izquierda ligeramente.

Para saludar a Obispos o Prelados solamente es necesario realizar una ligera reverencia flexionando la pierna izquierda mientras se hace ademán de besarles el anillo

Antes de ver los distintos tipos de saludos, resumiremos los gestos imprescindibles que deben acompañarlo para mostrar cordialidad a la hora de realizarlo

Elementos que deben acompañar al saludo

LA SONRISA

Deberá acompañar siempre a todo saludo, excepto en aquellos casos en los que saludemos a una persona como expresión de pésame o duelo

POSTURA ADECUADA

Debemos estar erguidos y de frente a la otra persona. Si no utilizamos en el saludo las dos manos, la que nos queda libre no la meteremos en el bolsillo, sino que ese brazo lo mantendremos recto paralelo al cuerpo.

LA MIRADA

Debemos mirar directamente a los ojos del interlocutor, ya que no hacerlo demuestra descortesía y desinterés.

Si antes de saludar estábamos sentados deberemos ponernos en pie, excepto si se trata de una persona con dificultades de movilidad o cuando un invitado se incorpora tarde y saluda a su llegada.

PONERSE DE PIE

A la hora de saludar habrá que desnudar la mano y descubrirse la cabeza. La excepción la representan las mujeres que pueden dejarse puestos los guantes o el sombrero.

GUANTES Y SOMBRERO

Esta norma también se aplicará a aquellas personas de mayor edad. Cuando coincidan dos personas con idéntica posición jerárquica y la misma edad (difícil, por otra parte), el inicio del saludo corresponderá siempre a la mujer.

Cuando se llega al lugar de trabajo, usaremos siempre las formas habituales como “buenos días”, “buenas tardes” o “buenas noches” según la hora del día, seguida del nombre de la persona a la que saludamos, evitando usar saludos demasiado informales o incorrectos como “qué tal”, “qué hay” o “qué pasa”.

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7

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Cuando salimos o finalizamos la jornada de trabajo, se podrán usar expresiones como: “hasta mañana”, “hasta la vista”, “hasta luego” o “adiós”

Cuando una visita accede a nuestro despacho o lugar de trabajo, seremos nosotros los que debamos salir a su encuentro y, en el caso de que sea un superior el que entra en nuestro lugar de trabajo o despacho, debemos levantarnos como señal de respeto hacia él o ella. No debemos saludar si entre medias existe algún objeto que se interponga, como por ejemplo una mesa.

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Es muy habitual que a lo largo de una jornada laboral nos encontremos varias veces con los mismos compañeros, en dicho caso no será necesario saludarlos en cada ocasión, bastará con el saludo inicial a la llegada al trabajo y al finalizar el mismo.

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Se deberán evitar usar saludos demasiado efusivos, informales o con exceso de confianza; así como el contacto físico.

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El gesto que acompaña normalmente a un saludo, suele ser el de estrecharse mutuamente la mano entre dos personas que se saludan

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A la hora de saludar a otras personas en países distintos a España, debemos informarnos muy bien de elementos como la idiosincrasia del país, sus costumbres, etc., ya que ciertos saludos que en nuestro país se consideran muy habituales, en otros países pueden considerarse incorrectos. Estos aspectos deben ser cuidados tanto por los profesionales que a menudo viajan y negocian en otros países, como por la propia empresa

En el caso de que una persona entre por primera vez en una empresa, se le deberá presentar a todos sus compañeros, siempre que sea posible, ya que en empresas muy grandes, solo será necesario realizar las presentaciones de aquellos con los que vaya a compartir departamento o funciones.

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Al igual que prestamos atención al cuidado del aspecto físico o la indumentaria, debemos cuidar nuestras manos y éstas deben estar limpias, con las uñas cuidadas e hidratadas para no causar sensación de aspereza. Es importante controlar la humedad de las manos ya que, además de ser poco agradable, es síntoma de nerviosismo e inseguridad.

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Siempre se debe saludar al superior o jefe inmediato nada más llegar al puesto de trabajo y en el caso de que éste se encuentre ocupado, buscaremos algún momento del día para saludarle.

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El apretón de manos debe acompañarse de otros gestos, como son el descubrirse la cabeza cuando portemos sombrero o descubrirse las manos cuando llevemos guantes. Las mujeres están dispensadas de ambas obligaciones.

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Esto resulta importante en el ámbito empresarial, ya que de una presentación normalmente se derivan o establecen conversaciones o incluso posibles negocios y, por ende, relaciones de la empresa con su entorno.

3.6

LA PRESENTACIÓN

COMO REALIZAR PRESENTACIONES

Es recomendable conocer la edad o la posición jerárquica que ocupan las personas a las que vamos a presentar, ya que el sexo es evidente. De esta manera conoceremos el orden de presentación a seguir.

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1

En el caso de presentar a tu mujer, no es correcto decir “Sra. de …”, esto se reserva para cuando la presentación la realiza una tercera persona. Otro detalle a considerar cuando se presenta a su mujer, es no referirse a ella como “mi esposa”, es preferible emplear el término “mi mujer”, “mi novia” o “mi pareja”.

La fórmula más empleada consiste en decir el nombre completo de las personas que son presentadas por nosotros

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Decir el nombre de forma alta, clara y vocalizando ayudará a evitar malentendidos

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La respuesta a una presentación suele ser “encantado de conocerle” o “un placer”. En los casos en los que uno de los presentados tenga relevancia social es habitual emplear “es un honor”.

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Normalmente, antes de presentar a alguien se suele, usar fórmulas como: “permita que les presente, y los presentados suelen usar fórmulas como “encantado de conocerle o conocerte” o es “un placer conocerle o conocerte o es un honor”.

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Si no recordamos el nombre de algunas de las personas a las que vamos a presentar, se recomienda actuar con naturalidad y expresarlo abiertamente de manera educada “disculpa, he tenido un lapsus, tu nombre era…”, o recurrir al truco de hacer la pregunta de “¿Vosotros ya os conocéis, verdad?”.

Hay ocasiones, principalmente en el ámbito profesional, en que no es suficiente con decir el nombre, sino que debe añadirse el cargo.

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Una vez presentados se suele saludar con un apretón de manos, este acto se ha generalizado en el mundo empresarial tanto en el hombre como en la mujer; no obstante, los hombres deberán esperar a que las mujeres les tiendan la mano

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En reuniones multitudinarias, en las que el anfitrión no puede realizar todas las presentaciones de los invitados a su evento, tiene cabida una autopresentación. Emplearíamos una fórmula del tipo “Perdone que me presente”, a continuación diremos nuestro nombre y apellido.

Como norma general, el hombre siempre deberá levantarse cuando alguien le es presentado, no ocurriendo lo mismo en el caso de las mujeres, aunque éstas en muchas ocasiones se levantan por pura cortesía o si la persona que le presentan es de avanzada edad.

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Si el hombre lleva guantes puestos, deberá quitarse al menos el de la mano con la que vaya a saludar y de la misma forma ocurrirá si éste lleva sombrero, debiéndose descubrir. Esta norma no es obligatoria para las mujeres.

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NORMAS BASICAS

Siempre deberá presentar a dos personas con las que se encuentre cuando éstas no se conozcan entre sí, pero esta regla tiene una excepción y es en el caso de que un anfitrión organice un determinado acto al que asisten muchas personas.

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Para realizar correctamente las presentaciones se deberán tener en cuenta tres elementos: el sexo, la edad y la posición jerárquica o social; teniendo en cuenta estos tres elementos citados estableceremos las siguientes prioridades:

  • El hombre deberá siempre presentar a la mujer.
  • La persona más joven será siempre presentada a la de mayor edad.
  • La persona de menor posición jerárquica será siempre presentada a la de mayor posición

En la actualidad, el tratamiento más usado para dirigirnos a alguien es el pronombre “tú”, más si la persona es conocida, aunque si ésta no lo es, se suele justificar el “tuteo” cuando la persona sea de menor edad a la nuestra o de menor posición jerárquica. En cualquier caso, y como norma general, no debemos tutear a nadie de forma directa si no le conocemos de nada.

3.7

LOS TRAMITES

Otros tratamientos como son los honoríficos, eclesiásticos, militares o civiles han ido perdiendo fuerza en el lenguaje hablado, aunque aún siguen estando vigentes en el lenguaje escrito. ¿Sabría qué tratamiento es el correcto a la hora de enviar un escrito, por ejemplo, a un miembro de la Casa Real española? En la siguiente tabla le indicamos los distintos tratamientos más usados

Por el orden alfabético de los nombre

Por la antigüedad en el cargo o la función

La precedencia es una regla básica para ubicar a las personas en el lugar que les corresponde por la investidura, el grado, el cargo o la posición que ocupan dentro de determinado ámbito.

Existen dos modalidades para establecer las precedencia

3.8

PRECEDENCIA EN LOS ACTOS

ASPECTOS

En eventos en los que coinciden varias personas con la misma categoría pero pertenecientes a distintas instituciones o empresas podrán seguirse distintos criterios en cuanto a ordenación

A continuación vamos a explicar los aspectos a tener en cuenta para establecer la precedencia en función de la naturaleza del evento

En La antigüedad de la institución o empresa a la que pertenecen

La antigüedad de la persona en el cargo.

La precedencia en el orden militar y eclesiástico se establecerá en función de los rangos internos establecidos.

Las señoras tendrán la misma precedencia que sus maridos. Si la dama ocupa un cargo, ella se ubicará en el lugar que tiene por derecho propio y a su cónyuge se le asignará el sitio que le corresponde según la lista de caballeros elaborada. Sin embargo, en el caso contrario, un caballero no tendrá la misma distinción si su esposa ocupa un cargo o tiene jerarquía propia

Hay una precedencia de cortesía de los anfitriones con respecto a sus invitados, por ejemplo, en un acto público nacional se dará mayor precedencia a las autoridades extranjeras que a las nacionales

En los grandes eventos internacionales, la precedencia se basará en la fecha de confirmación de asistencia o el orden alfabético de los nombres de los países que participan.

El orden alfabético de los nombres de las instituciones o empresas

Por analogía en cuanto a la similitud de sus funciones.

La distribución de los asistentes en una reunión dependerá de varios aspectos como son: el tipo de reunión, el número de participantes y el espacio físico disponible. La disposición de las sillas y las mesas se realizará de forma que resulte lo más cómoda posible para las personas que van a reunirse.

3.9

DISTRIBUCION EN UNA REUNION DE TRABAJO

Tipos de Reuniôn

Este tipo de distribución se utilizará para reuniones de tipo formal con un números elevado de participantes, se llevarán a cabo en la mesa de juntas y la cabecera será ocupada por la máxima autoridad

REUNION FORMAL

Para pequeñas reuniones de tipo informal en las que se el jefe quiera exponer o debatir algún tema con dos o tres personas, éstas se dispondrán alrededor de la mesa de su despacho

REUNION INFORMAL

Una necesidad habitual en el ámbito laboral es la recepción de visitas en nuestra oficina, por lo que es fundamental saber recibir a los invitados con las normas de cortesía que rigen situaciones de este tipo

3.10

RECEPCIÓN DE VISITAS EN UNA EMPRESA

CLAVES

Para evitar que el invitado permanezca mucho tiempo a la espera en la entrada para realizar los controles de seguridad pertinentes, habrá que realizar previamente la acreditación que le permita el acceso.

Se evitará permanecer más tiempo del inicialmente estimado para la reunión, por lo que si quedasen temas pendientes, se recomienda fijar una nueva reunión. Es recomendable tener una pauta de reunión con los temas que van a tratarse.

1

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La costumbre establece que las tarjetas de visita serán entregadas al finalizar la reunión

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Una vez en el interior, tras saludarle, lo habitual es hacerle pasar a la sala de espera o de visitas. Una condición indispensable para este tipo de salas es que sean funcionales y cómodas. Si se dispone de periódicos o revistas que puedan hacer más llevadero el tiempo de espera, habrá que ofrecérselo

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En el momento de la despedida habrá que acompañar al invitado hasta la puerta de salida o bien hasta el ascensor

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Si hay que acompañarlo al despacho en el que se celebrará la reunión, la persona de la empresa encargada de ello, habrá de ir delante para abrir camino. Si durante el trayecto hubiese que subir o bajar una escalera, cederemos el paso a nuestro invitado y al llegar al final de la escalera nos volveremos a situar en primer lugar.

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El anfitrión se levantará para recibir y dar la mano, indicando dónde quiere que se siente el invitado. Independientemente de la jerarquía existente, éste siempre tomará asiento después de que su anfitrión se lo indique

El anfitrión deberá estar preparado en todo momento. Será importante mantener siempre agua y café al alcance.

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Si alguno de los asistentes fuese extranjeros se deberá disponer de un intérprete o sistema de traducción simultánea. En la mesa de reunión no deberán olvidarse los carteles señal apuestos indicando el nombre y el cargo.

Es fundamental a la hora de organizar un evento en el que se ofrecerá un banquete, conocer unas pautas mínimas para establecer el lugar que deben ocupar los invitados en la mesa. La protocolización de los invitados requiere mucho trabajo previo a la celebración del evento, pero permite una mejor organización y equilibrio evitando las carreras para conseguir el mejor sitio o la consolidación de grupos de personas que ya se conocen

3.11

ORDENACIÓN DE INVITADOS Y TIPOS DE PRESIDENCIA

El primer paso a realizar a la hora de asignar los asientos que ocuparán nuestros invitados, será elaborar una con los nombres de cada uno de los asistentes al evento. A continuación determinaremos quiénes ocuparán la mesa presidencial, seleccionando el lugar que en ella ocupará cada uno.

Tipos de Presidentes

Se denomina presidencia inglesa cuando los anfitriones se sitúan en los extremos o cabeceras de la mesa. El anfitrión se colocará enfrente de la entrada de invitados. El invitado de honor está muy superado del anfitrión. Se trata de un sistema poco jerárquico y se suele utilizar más en los países anglosajones.

Presidencia Inglesa

En el sistema cartesiano o en equis prima la derecha de las dos presidencias, frente a la izquierda, y la cercanía con respecto a la lejanía de las mismas. Teniendo en cuenta este principio iniciaremos la asignación de puestos comenzando por la primera presidencia, a continuación la segunda presidencia, después la derecha de la primera presidencia, seguiremos con la derecha de la segunda presidencia, la izquierda de la primera presidencia, la izquierda de la segunda presidencia, la derecha de nuevo de la primera presidencia, la derecha de la segunda presidencia, y así sucesivamente, sentando a los invitados a derecha y a izquierda de los anfitriones e intercalando hombres y mujeres.

Sistema cartesiano o en equis

El sistema del reloj se denomina así porque sigue el movimiento de las agujas del reloj. Independientemente de que el tipo de presidencia sea inglesa o francesa, se tomará como punto de partida el primer asiento por la derecha del anfitrión, es decir, los puestos 3 y 4 a la derecha y a la izquierda de la primera presidencia. A continuación, los números 5 y 6 a la derecha e izquierda de la segunda presidencia y los puestos 7 y 8 a la derecha e izquierda de la primera presidencia

Sistema de las agujas del reloj

Se denomina presidencia francesa cuando los anfitriones se colocan en el centro de los brazos largos de la mesa. El anfitrión se colocará siempre en frente de la entrada de invitados. Por lo tanto, se tomará como referencia la entrada de invitados y, en segundo término, la ventana, siempre que éstas sean frontales a la presidencia. El anfitrión tiene enfrente al invitado de honor. Se trata de un sistema muy jerárquico.

Presidencia Francesa

EVENTOS

PROTOCOLIZADO

Es aquel en el que todos los asientos que van a ocupar nuestros comensales están previamente asignados. Cada invitado debe conocer la mesa que va a ocupar y el lugar en la misma, por lo que serán necesarios los sistemas de indicación de protocolo.

En este tipo de eventos asignaremos a cada invitado la mesa que deberá ocupar, pero no el asiento, que lo dejaremos a su elección.

SEMIPROTOCOLIZADO

Es aquel evento en el que no se asigna el asiento a los comensales, sino que cada uno elige la mesa y el lugar donde sentarse. Únicamente se protocolarizará la presidencia, por lo que los ocupantes de la misma deberán ser avisados previamente al acto.

SIN PROTOCOLO

En este tipo de actos solo se protocoliza la mesa presidencial, reservando un número determinado de mesas próximas a la misma para los invitados de honor, que previamente habrán sido avisados

COMIDA CON RESERVA DE MESAS

3.12

SISTEMA DE INDICACION DEL PROTOCOLO

INDICADORES DEL PROTOCOLO

MESERO

En este plano se indicará el sentido de entrada al salón con respecto a la situación de la mesa y la disposición de cada uno de los invitados mediante unas tarjetas con el nombre de cada asistente dispuestas según su orden.

El mesero debe colocarse en un lugar visible a la entrada del comedor o donde se celebre el aperitivo.

Las tarjetas individuales (que también las encontramos en las comidas de negocios) son unos pequeños dípticos que se entregan por parte del personal de la organización a los invitados a la entrada del restaurante, para que conozcan con antelación su ubicación en el salón

TARJETA INDIVIDUAL

Los paneles son de unas dimensiones considerables y se instalan en las puertas de acceso al salón y en lugares visibles, para que durante el aperitivo ofrecido los invitados puedan orientarse y saber qué lugar ocuparán dentro del comedor.

PANEL

Este sistema es una combinación de la tarjeta individual y el panel. Cada invitado recibirá previamente una tarjeta individual en la que se indicará el número o nombre de la mesa que debe ocupar. Puede localizar el lugar que le corresponde en el gráfico del panel

SISTEMA MIXTO

La tarjeta de identificación es una pequeña tarjeta con el tratamiento, cargo, nombre y apellidos, colocada sobe la mesa en el lugar correspondiente a cada invitado. Suele tener el anagrama de la institución o empresa anfitriona en la parte superior.

TARJETA DE IDENTIFICACION

Este sistema se utiliza en las comidas que siguen a las reuniones de las cumbres europeas en las que todos los invitados tienen la misma jerarquía. Cada uno de los asistentes recibirá una tarjeta individual con el diseño de la mesa donde se debe ubicar y, sobre el dibujo, se colocará una pegatina de un color determinado.

SISTEMA EUROPEO

Este color corresponderá al del cartón que se dispondrá sobre una peana en la mesa del salón. Una vez que todos los comensales estén sentados a la mesa deberá retirarse la peana con el cartón.

MINUTA

La minuta no es puramente un sistema para identificar el protocolo en un acto, sino una cortesía con el invitado de resumirle los platos que se van a servir durante la comida. Consiste en un tarjetón de forma alargada con un gramaje de papel grueso, que tiene el anagrama de la institución anfitriona. Debajo el motivo por el que se celebra el acto, la relación de platos y bebidas que van a servirse y, por último, el lugar y la fecha en que ha tenido lugar el evento.

Se coloca detrás de las copas o sobre el plato.

3.13

COMIDAS DE NEGOCIOS

Es aconsejable iniciar la comida de negocios con una conversación de tono social. En el momento de comenzar con el plato principal trataremos de introducir el tema que ha motivado la reunión. Es importante mantener un buen ritmo de la conversación, por lo que no debemos esperar hasta el postre para hablar del negocio o acuerdo que se quiere tratar, ya que nuestro invitado puede tener otro compromiso tras el almuerzo

Empezar a hablar de negocios

Comportamiento durante el almuerzo

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No colocaremos la servilleta hasta que todos los comensales estén en la mesa. Siempre debe estar desplegada sobre las piernas. Si tenemos que levantarnos del almuerzo antes de tiempo, la colocaremos sobre la silla, ya que si la servilleta está sucia es desagradable verla próxima a los alimentos

Comenzaremos a comer cuando todos los comensales estén sentados a la mesa y el anfitrión lo haga.

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Aunque el anfitrión no tome, por cortesía, ofreceremos a los invitados algún aperitivo, ya que es fundamental agradar al cliente.

Es imprescindible saber cómo deben estar colocados los cubiertos y para qué sirve cada uno

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No gesticularemos con los cubiertos en la mano.

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La elección del menú

La cortesía indica que es el invitado quien debería ordenar la comida en primer lugar. Una sugerencia por parte del anfitrión del tipo “Este restaurante es reconocido por sus excelentes platos mediterráneos” le permitirá al invitado hacerse una idea del nivel de precios por el que debe moverse. Antes de ordenar la comida, preguntaremos al invitado si tiene algún tipo de alimento prohibido, ya sea por cuestiones de enfermedad, alergía o religión.

Protocolo. Ubicación de los invitados

El anfitrión será el responsable de asignar la ubicación del invitado o de los invitados. En función del tipo de mesa elegido determinaremos la ubicación de los comensales. Se recomienda el empleo de mesas redondas, ya que en ellas se disimulan las jerarquías existentes entre los invitados y predisponen de forma más favorable a la negociación. Si se trata de una reunión de carácter muy formal, conviene emplear tarjetas de identificación para ubicar a los invitados.

DETALLES PREVIOS

Siempre debes permitir que tu cliente elija el lugar

Si tras la reserva el número de comensales varía, habrá que avisar al restaurante

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1

El restaurante deberá ofrecer calidad en el servicio y comodidad

En caso de no poder acudir a la cita debemos comunicar personalmente con el cliente y solicitarle una nueva fecha para celebrar la reunión.

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Es importante que el lugar elegido sea de fácil acceso y cuente con estacionamiento privado, lo que agilizará la entrada y permitirá regresar al lugar de trabajo sin demasiada demora

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Es fundamental la puntualidad. Si vamos a llegar tarde a la cita, debemos llamar al cliente para comentarle el tiempo estimado que tardaremos en llegar al restaurant

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Una vez elegido el restaurante, es conveniente realizar la reserva con dos o tres días de antelación, a nombre del ejecutivo o de la empresa, para dejar establecido tanto al restaurante como al invitado que se trata de una comida de trabajo

Se recomienda que al efectuar la reserva se especifique si se prefiere una mesa redonda o cuadrada

5

Si el lugar seleccionado requiere de una etiqueta en el vestir, habrá que comunicárselo al cliente

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