Introducing
Your new presentation assistant.
Refine, enhance, and tailor your content, source relevant images, and edit visuals quicker than ever before.
Trending searches
dokümantasyon
18
TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyon Eğitimi
Nisan, 2023
KALİTE
KYS 7 İLKE
ISO 9001 Kalite Yönetim Sisteminin temel mantık yapısı müşteri memnuniyetini sağlamak ve ölçülebilmek amacıyla, ölçülebilir kayıt ve verilere dayalı bir kalite yönetim sistemi hazırlamaktır.
"
* Müşteri Odaklılık
* Liderlik
* İnsanların Katılımı
* Süreç Yaklaşımı
* İyileştirme
* Kanıta Dayalı Karar Verme
* İlişki Yönetimi
"
DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ NEDEN GEREKLİDİR
• Objektif delilleri,
• Etkinliğin ve yönetim sisteminin sürekli, uygunluğunun değerlendirilmesini,
• Dokümanların arşivlenmesi ve yedeklemenin sistematik hale getirilmesini,
• Organizasyon bilgilerinin merkezileştirilmesini,
• Dokümanların bir önceki versiyonuna ulaşımını, sağlamalıdır.
Bir doküman ortalama olarak 19 kez kopyalanıyor.
Belgelerin %7.5'i bir sebepten dolayı kayboluyor. Bunların %3'ü ise yanlış klasöre kaldırıldıkları için bulunamıyor.
Çoğu personel zamanının %15’i kayıtları çalışarak geçiriyor. Zamanların %50’sini ise bir kaydı ararken kaybediyorlar.
Bilginin %80'i dokümanlarla sağlanmaktadır.
Çalışanlar ;
Zamanlarının %60’ını dokümanlarla
%16’sını ise bilgiyi arayarak geçirirler.
DOKÜMAN TÜRLERİ & TANIMLARI
- Yönetmelik,
- Kılavuz
- Prosedür
- İş Akışları
- El kitapları
- Kayıtlar
- Kalite planları,
- Tutanaklar, formlar,
- Şartnameler, sözleşmeler vb.
Tanımlar
YÖNETMELİK:
Bilkent Holding ve BH’de bulunan birimlerin çalışma usul ve esaslarını belirleyen, yasal mevzuatın şirket içyapısına uygun bir şekilde uygulanmasını sağlamak amacıyla hazırlanan, düzenleyici kuralların tümünün yer aldığı yazılı ve üst yönetim onaylı resmî dokümanlardır.
KILAVUZ
Bilkent Holding’in esas ve ilkelerinin dikkate alınması için şirketlerine tavsiye nitelediğinde hazırlanmış olduğumuz dokümanlardır.
EL KİTABI
Kuruluş içinden ve dışından, kuruluşun yönetim sistemi hakkında tutarlı bilgi edinilmesini sağlayan dokümanlardır.
Yönetmelik, Kılavuzlar ve Prosedürler;
AMAÇ
TH’de yayınlanan dokümanlar (yönetmelik, prosedür, kılavuz vs.);
Bir faaliyetin amacını ve kapsamını tanımlar,
Üst yönetimin taahhüt ettiği politikayı destekler,
Üst Yönetim kontrolünden geçer, ve
Müşterileri beklentilerinin karşılanmasında etkili olan tüm faaliyetleri kapsar.
Tanımlar
Prosedür
Faaliyetlerin aşamalarını ayrıntılarıyla açıklayan dokümandır.
ISO 9001 :
ISO 9001 :
Bir faaliyeti veya bir prosesi (madde 3.4.1) icra etmek için belirlenen yol.
Prosedürler
Ne gerçekleştirilecek?
Neden gerçekleştirilecek?
Nerede kontrol edilecek?
Kim sorumludur? (faaliyet / kontrolden)
Nasıl gerçekleşecek/kontrol edilecek?
Ne zaman gerçekleşecek/kontrol edilecek?
Prosedürler..
5N1K
Prosedür Formatı
Prosedür Formatı
Prosedürler..
Prosedürler, genellikle aşağıdaki başlıkları içerir:
Amaç veya hedef: Amaç, dokümanın hazırlanmasındaki niyeti ifade eder.
Örneğin dokümanların kontrolü prosedüründe amaç şu
şekilde olabilir:
”Bu prosedürün amacı tüm dokümanların yayımlanmasının, dağıtımının, revizyonunun ve yürürlükten kalkan dokümanların toplatılmasının sistematik olarak gerçekleştirilmesini sağlamak ve bu konudaki sorumlulukları belirlemektir.”
Kapsam veya uygulama alanı: Bu bölüm, prosedürün uygulanacağı alan, birim veya personeli belirtir.
Örneğin : Bu doküman yönetim sisteminin uygulanmasının gerektirdiği tüm kontrollü dokümanlara uygulanır.”
Prosedür Detayı: Prosedür; faaliyeti nasıl, nerede, ne zaman ve neden sorularına cevap verecek şekilde tanımlamalıdır. Prosedür, ayrıca faaliyetle ilgili personel ve birimleri de içermelidir.
Sorumluluk: Prosedürler, özel görevlerin icrasından sorumlu personeli açıkça belirlemelidir. Bu belirleme ayrı bir bölümde yapılabildiği gibi, prosedür içinde uygun yerlerde de yapılabilir.
Prosedür Formatı
Tanımlar: Üçüncü taraf tetkikçiler de dahil olmak üzere, tüm ilgililer tarafından açıklıkla anlaşılamayankelimeler kısaltmalar ve ibareler bu bölümde açıklanır.
Referanslar (İlgili Dökümanlar): Bu bölümde prosedürle ilgili tüm iç ve dış dokümanların listesi verilir.
Format
TALİMAT:
Tanımlar
Ana prosedürleri destekleyen ve yapılacak işi ayrıntısıyla anlatan kısa dokümanlardır. Çoğunlukla kesin ifadelerden oluşur.
Tepe Home Talimat Formatı:
Bir faaliyetin planlanması ve yürütülmesi için oluşturulacak prosedürler iş akışları ile de tanımlanabilir.
Süreç Akışları ( İş Akışları)
Özellikle bu metot; TS EN ISO 9001:2015 standardının istediği prosedürlerde dahil proses yaklaşım modelinde belirlenen proseslerin uygulamalarının dokümante edilmesinde kullanılabilir. Ancak proseslerin uygulamalarının iş akışları ile tanımlanması proses yaklaşım modelinin bir zorunluluğu değildir.
İŞ AKIŞLARI
• Tüm faaliyetlerin her bir adımı ve detayının bir anda görülmesini ve
• Her faaliyetin performansının ölçülmesini sağlar.
SEMBOLLER
AKIŞ SEMBOLERİ
FORMLAR
Formlar, yönetim sistemi içerisinde tanımlanmış olan prosedür, talimat ve iş akışlarının uygulama aşamalarında destekleyici doküman olarak kayıtların oluşturulması amacıyla kullanılmaktadır. Formlar kuruluşların belirlediği herhangi bir formatta tanımlanabilir.
Dış Kaynaklı Dokümanlar
Kuruluşların, kendisinin geliştirdiği prosedürler, talimatlar ve kalite /iş planlarına ilaveten yönetim sisteminde zaman zaman atıfta bulunulan çok sayıda dış kaynaklı doküman mevcuttur. Bu nedenle, bu dokümanlar yönetim sistemi dokümantasyonunun ayrılmaz bir parçasıdırlar ve güncelliklerinin izlenmesi gereklidir.
Dış kaynaklı dokümanlardan bazıları şunlardır:
• Ulusal, uluslararası standartlar,
• Referans kılavuzlar ve diğer basılı kaynaklar,
• Müşteriler tarafından hazırlanan çizim ve spesifikasyonlar
DOKÜMANLARIN KODLANMASI
Dokümanların Kodlanması
ÖRNEK
Örnek; Kurumsal İletişim Prosedürü Onay süreci
Hazırlayan
Kontrol Eden
Gözden Geçiren
DOKÜMAN ONAY SÜRECİ
Onaylayan
DOKÜMANLARIN KAYDI ve KONTROLÜ
Dokümanların dağıtım noktalarında güncel olduğunu gösterir bir işaretleme yapılmalı, yetkisiz personel tarafından çoğaltılması engellenmeli ve bunun için bir yöntem geliştirilmelidir.
Örnek; Renkli kontrollü kopya kaşeleri gibi,
Örnek; «Print edilen dokümanlar Kontrolsüz Doküman İşlemi görür» vb.
"
Gözden geçirme yetkisi ve metodu tanımlanarak belirli sürelerde gözden geçirilmelidir.
Hangi dokümanın kaçıncı revizyonda olduğunu görebilmek amacıyla güncel revizyon listesi, master liste vb. listeler kullanılmalıdır.
Dokümanların Kontrolü Nasıl Olmalıdır
"
KONTROLLÜ KOPYA
KONTROLSÜZ KOPYA
Kopya
Entegre Yönetim Sistemine ilişkin el kitapları, kılavuzlar, yönetmelikler, prosedürler, talimatlar vb. gibi hazırlanması, yayınlanması, dağıtımı ve değişikliği sadece yetkilendirilmiş kişilere en son güncel nüshalarının kullanıcısında bulundurulması zorunlu belgelerdir.
Güncelleme takibi zorunlu olmayan, sadece bilgi için dağıtılan Entegre Yönetim Sistemine ait belgelerdir. Kontrolsüz kopya dokümanlar özellikle, iç ve dış müşteri kişi/firmalara dağıtım yapılan dokümanlardır.
Müşterilere, dış kurum veya kuruluşlara verilirken EYS Yöneticisinin onayı ile dağıtımı sağlanabilir.
Doküman Hazırlama ve Revizyon İstek
TEPE PE HOME Kalite Politikası
"
TEŞEKKÜLER
"
Entegre Yönetim Sistemleri