Introducing
Your new presentation assistant.
Refine, enhance, and tailor your content, source relevant images, and edit visuals quicker than ever before.
Trending searches
Archiwizacja dokumentów
244
Archiwizacja dokumenotów
Karolina Klimek kl.4E
Na czym polega archiwizacja?
Title
Archiwizacja dokumentów polega na zbieraniu dokumentów przedsiębiorstwa, a następnie ich klasyfikacji i zabezpieczeniu w celu przechowywania ich przez określony przez przepisy państwowe czas. Urząd Skarbowy może do przedsiębiorcy w każdym momencie się zgłosić i poprosić o udostępnienie dokumentacji do sprawdzenia.
Klasyfikacja dokumentów
Dokumentom nadaje się oznaczenia literowe w celach klasyfikacyjnych.
Symbol A – dokumenty, które mają wartość historyczną, nigdy się ich nie niszczy. Istnieje obowiązek ich przetrzymywania wieczyście.
Symbol B – tak oznacza się dokumentacje niearchiwalną.
Symbol Bc – tak oznacza się wszelką dokumentację, którą można zniszczyć po jej wykorzystaniu. Można ją samemu zutylizować niszcząc w niszczarce biurowej.
Symbol B + cyfra – dokumentacja, którą trzeba przetrzymywać przez określony czas. Cyfra po Symbolu B oznacza liczbę lat, przez jaką muszą być przetrzymywane.
Symbol BE + cyfra – dokumenty, które po ilości lat oznaczonych cyfrą po symbolu, wymagają przejrzenia ich ze względu na ich treść i charakter. Po przeprowadzeniu przejrzenia dokumentów, podejmuje się decyzję o ich zniszczeniu lub zmianie symbolu klasyfikacji.
System do archiwizacji dokumentów
Producenci specjalistycznych produktów, np. systemu DMS, oferują pomoc w stworzeniu programu informatycznego i dopasowaniu jego parametrów do potrzeb konkretnej firmy.
Dlatego przed decyzją o wdrożeniu systemu archiwizacji, każde przedsiębiorstwo wraz z jego metodami systematyzowania archiwów, musi zostać poddane szczegółowej analizie przedwdrożeniowej, a następnie przejść przez proces wdrażania. Dzięki temu możliwe będzie dobranie najlepszej ścieżki operowania dokumentacją za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów.
Przechowywanie dokumentów w segregatorach, pudłach, teczkach, oznaczenie i etykietowanie
Title
1. Po przyporządkowaniu do poszczególnych kategorii dokumenty firmowe powinny zostać posegregowane chronologicznie i umieszczone w koszulkach, żeby uchronić je przed zniszczeniem. Te dokumenty, które mogą szybko wyblaknąć i stać się nieczytelne, na przykład paragony czy wydruki z kasy fiskalnej, należy przed schowaniem skserować lub zeskanować.
Title
2. Do akt dotyczących spraw bieżących wygodnie jest mieć szybki dostęp, dlatego najlepiej schować je do podręcznych segregatorów. Trzeba pamiętać o opisaniu ich grzbietów albo naklejeniu etykiet oraz poukładaniu na półkach, najlepiej chronologicznie lub alfabetycznie.
Jaki okres czasu przechowywać dokumenty?
Title
Wszelką dokumentację związaną z księgowością należy przechowywać przez okres, co najmniej pięciu lat, od momentu zakończenia roku podatkowego. Wszelkie dokumenty związane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych należy przechowywać również przez okres pięciu lat. Okres pięcioletni obowiązuje tylko dokumentację, która została wystawiona po dacie 1 styczeń 2012 roku. Dokumentację sporządzoną przed tą datą, należało i należy przechowywać przez okres dziesięciu lat.
Title
Sprawy mają się inaczej, jeżeli chodzi o dokumentację pracowniczą. Jej obowiązkowe przechowywanie jest dużo dłuższe. Dokumenty na podstawie, których możliwe jest obliczenie renty, czy emerytury, należy utrzymywać w archiwum, przez co najmniej pięćdziesiąt lat
Korzyści, jakie daje archiwizacja dokumentacji to przede wszystkim:
Title
- pełny nadzór nad posiadanymi zasobami informacyjnymi – obieg dokumentów i informacji odbywa się w kontrolowany sposób;
- bezpieczeństwo i spokój ducha – wszystkie niezbędne dane są odpowiednio zabezpieczone przed wyciekiem, zmianą lub zniszczeniem;
- wygoda i komfort korzystania z archiwum zakładowego oraz oszczędność czasu – wyszukiwanie odpowiednio zaindeksowanych dokumentów i informacji staje się prostą czynnością
- oszczędność miejsca i pieniędzy – usunięcie „zgnilizny” oznacza zwolnienie przestrzeni i wykorzystanie jej na działania tworzące wartość dla przedsiębiorstwa.
Źródła:
Title
- https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/archiwizacja-dokumentow-i-akt/
- https://www.praca-biznes.pl/na-czym-polega-archiwizacja-dokumentow-w-firmie/
- https://www.connecto.pl/archiwizacja-dokumentow-w-przedsiebiorstwie/
- https://finanse.wp.pl/archiwizacja-dokumentow-w-trzech-krokach-6114760760022657a
Title
Wykonała:
Karolina Klimek kl.4E
Dziękuję za uwagę! :)