Documentos administrativos y comerciales

Documentos administrativos:

¿Qué son los documentos administrativos?

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:

FUNCIONES

1.- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material.

2.- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración.

Caracteristicas:

Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo.

• Producen efectos

No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos. Etc.

• Son emitidos por un órgano administrativo.

El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública.

• Su emisión es válida.

Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

Tipos de documentos administrativos:

• Testamento.
• Poder.
• Denuncia.
• Autorización.
• Reclamación.
• Carta de pago.
• Escritura.
• Contrato.
• Acuerdo.
• Informe.
• Carta comercial.

• Carta.
• Circular.
• Hoja de Vida corporativa.
• Constancias.
• Certificados.
• Actas.
• Memorandos.

Partes de la carta:

Las cartas también pueden incluir:

Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta.

Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

Texto: exposición del asunto que motiva la carta.

Antefirma: razón social o denominación de la causa.

Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar.

• Encabezado: nombre, dirección a quien va dirigida, fecha del día y lugar al que se dirige.

• Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

• Exposición: del asunto, con los temas pertinentes.  Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.

• Firma: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso

Partes de una Circular:

a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde.

b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.

c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.

d) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.

e) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.

f) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.

g) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.

h) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

Documentos comerciales

¿Qué son?

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

Tipos de documentos comerciales:

Factura

Orden de compra

Remito

Recibo

Nota de débito

Nota de crédito

Cheque

Pagaré.

Boleta bancaria