FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

FUNCIONES DEL GERENTE DE ADMINISTRACIÓN

• SUPERVISAR EL TRABAJO DEL PERSONAL A SU CARGO
• ASISTE A JUNTAS ORGANIZADAS POR EL GERENTE GENERAL
• REALIZA GUARDIAS EJECUTIVAS
• REVISA LA CONTABILIDAD DE LA EMPRESA JUNTO CON EL CONTADOR Y EL GERENTE GENERAL
• REVISA INGRESOS DIARIOS (RESTAURANTE, BAR, HABITACIONES, EVENTOS, RESERVAS, TIENDA, TINTORERÍA Y LAVANDERÍA)
• REVISA Y AUTORIZA DESEMBOLSOS DIARIOS (PAGOS, COMPRAS, MANTENIMIENTO, ACCIDENTES, SERVICIOS)
• AUTORIZA PRÉSTAMOS A LOS EMPLEADOS
• AUTORIZA ANTICIPOS A PROVEEDORES
• AUTORIZA DESCUENTOS AL SALARIO DE LOS EMPLEADOS, JUNTO CON EL GERENTE DE RECURSOS HUMANOS
• AUTORIZA PAGO DE HORAS Y HABITACIONES EXTRAS
• SE ASEGURA QUE LA EMPRESA CUMPLA LOS REQUISITOS FISCALES
• REVISA Y ANALIZA LOS CONSUMOS HECHOS POR EJECUTIVOS

FUNCIONES DEL CONTADOR

• SE ENCARGA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS
• SE ENCARGA DE PAGOS DE NOMINA JUNTO CON EL GERENTE DE RECURSOS HUMANOS Y EL GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
• REALIZA EL REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESO DEL HOTEL, UTILIZANDO DIFERENTES DOCUMENTOS
• AUTORIZA PAGOS A PROVEEDORES JUNTO CON EL GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
• AUTORIZA PAGO DE HORAS Y HABITACIONES EXTRAS JUNTO CON EL GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y EL GERENTE GENERAL
• AUTORIZA CHEQUES DE PROPINAS
• AUTORIZA DESCUENTOS A LOS EMPLEADOS

FUNCIONES DEL GERENTE DE RECURSOS HUMANOS

• CONTRATA Y DESPIDE AL PERSONAL
• PAGA SALARIOS AL PERSONAL, JUNTO CON EL CONTADOR Y EL GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
• REALIZA DESCUENTOS AL PERSONAL
• LLEVA LISTA DE FALTAS Y ASISTENCIAS, JUNTO CON EL GERENTE DE SEGURIDAD
• PROPORCIONA UNIFORMES
• VERIFICA EL BUEN TRATO ENTRE JEFES Y SUBORDINADOS
• PLANEA VACACIONES DE LOS EMPLEADOS
• AUTORIZA PERMISOS A LOS EMPLEADOS
• SE ENCUENTRA AL PENDIENTE DE DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADOS
• SE ENCARGA DE LA CAPACITACIÓN DE LOS EMPLEADOS

FUNCIONES DEL GERENTE DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN

• TIENE LA RESPONSABILIDAD DE RECIBIR Y ALMACENAR CURRÍCULUMS
• REALIZA CITAS PARA ENTREVISTAS DE TRABAJO
• REALIZA ENTREVISTAS A LOS POSIBLES CANDIDATOS
• APLICA EVALUACIONES A LOS POSIBLES CANDIDATOS
• ENTREGA EVALUACIÓN DE CANDIDATOS AL GERENTE DE RECURSOS HUMANOS PARA CONTRATO

FUNCIONES DE ASISTENTE

• ADMINISTRA, REGISTRA, CLASIFICA Y ARCHIVA DOCUMENTOS
• ORGANIZA LA AGENDA
• ELABORA Y PRESENTA DOCUMENTOS (PRESENTACIONES, INFORMES, REPORTES, PROPUESTAS)
• REALIZA Y RECIBE LLAMADAS
• DOMINA EL USO DE DISPOSITIVOS Y HERRAMIENTAS DE OFICINA

FUNCIONES DEL GERENTE DE COMPRAS

• SELECCIONA A LOS PROVEEDORES DEL HOTEL DE ACUERDO CON LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS: CALIDAD, BAJO PRECIO, BUEN SERVICIO Y MEJORES FACILIDADES DE PAGO. ESTA LABOR DEBE SER CONSTANTE, YA QUE SE PUEDEN CONTRATAR NUEVOS PROVEEDORES Y RECHAZAR LOS ANTIGUOS
• ESTABLECE, EN COORDINACIÓN CON EL GERENTE GENERAL, LAS POLÍTICAS DE COMPRAS
• RECIBE REQUISICIONES DE COMPRAS DE CADA DEPARTAMENTO O ÁREA
• FORMULA LOS PEDIDOS A LOS PROVEEDORES A TRAVÉS DE ÓRDENES DE COMPRA
• VERIFICA QUE LAS ENTRADAS A LOS ALMACENES SEAN LAS REQUERIDAS EN EL PEDIDO (CANTIDAD, CALIDAD Y PRECIO)
• SUPERVISA DIARIAMENTE QUE TODOS LOS PEDIDOS SEAN SURTIDOS CON OPORTUNIDAD
• ELABORA, EN COLABORACIÓN CON LOS JEFES DE DEPARTAMENTO, EL CATÁLOGO DE ARTÍCULOS, INCLUYENDO SU ESPECIFICACIÓN ESTÁNDAR DE COMPRA (NOMBRE DEL PROVEEDOR, CLAVE DEL PROVEEDOR, UNIDAD, CAPACIDAD, CANTIDAD, PRECIO)
• ELABORA EL CATÁLOGO DE PROVEEDORES ANOTANDO CLAVE DEL PROVEEDOR, NOMBRE, DIRECCIÓN Y TIPO DE ARTÍCULOS QUE VENDE
• ESTABLECE PROCEDIMIENTOS PARA SOLICITUD DE COMPRAS, MODIFICACIONES Y CANCELACIONES, Y LAS NOTIFICA A LOS JEFES DE CADA DEPARTAMENTO

FUNCIONES DEL SUPERVISOR DE COMPRAS

• RESPONSABLE DEL MANEJO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA
• MANTIENE LA INFORMACIÓN DE ESTÁNDARES DE COMPRA DE ARTÍCULOS
• MANTIENE LA INFORMACIÓN ACTUALIZADA DE PROVEEDORES
• COTIZAR TELEFÓNICAMENTE LOS PRECIOS DE ALGUNOS ARTÍCULOS SOLICITADOS AL DEPARTAMENTO
• RECIBE SOLICITUDES DE COMPRA ENVIADAS POR LOS DEPARTAMENTOS DEL HOTEL PARA FOLIARLAS EN ORDEN PROGRESIVO
• ELABORAR Y PASAR AL GERENTE DE ADMINISTRACIÓN LAS ÓRDENES DE COMPRA PARA SU AUTORIZACIÓN
• ENVÍA LAS ORDENES DE COMPRAS AUTORIZADAS CON COPIA AL ALMACÉN, CONTABILIDAD Y PROVEEDORES
• HACE ALGUNOS PEDIDOS POR TELÉFONO
• ENVÍA Y RECIBE MENSAJES A TRAVÉS DE LA COMPUTADORA
• CUIDA DEL ASEO DE LA OFICINA
• ATIENDE A PERSONAS QUE ACUDEN A LA OFICINA

FUNCIONES DEL GERENTE DE ALMACÉN

• RECIBE MERCANCÍAS DE PROVEEDORES
• FIRMAR LA BITÁCORA DE ARTÍCULOS RECIBIDO POR LOS PROVEEDORES
• VERIFICA MERCANCÍA: CANTIDAD, CALIDAD Y CADUCIDAD
• AUTORIZA SOLICITUDES DE MERCANCÍA FALTANTE DE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS O ÁREAS
• AUTORIZA LA ENTREGA DE MERCANCÍA A LOS DEPARTAMENTOS O ÁREAS
• REALIZA INVENTARIO DE MERCANCÍA

FUNCIONES DEL SUPERVISOR DE ALMACÉN

• ACOMODA Y CLASIFICA MERCANCÍA

• LIMPIAR DIARIAMENTE EL ALMACÉN

• SURTE REQUISICIONES CON FIRMA AUTORIZADA

• LLEVAR MERCANCÍA A LOS DEPARTAMENTOS

• AYUDAR A ELABORAR INVENTARIOS

• REALIZA REGISTROS DE ENTREGAS DE MERCANCÍA

FUNCIONES DEL GERENTE DE SEGURIDAD

• SELECCIONA, ENTRENA Y SUPERVISA A LOS AGENTES DE SEGURIDAD
• ELABORA TUMOS DE TRABAJO, ASIGNA ÁREAS, PROGRAMA VACACIONES Y OTORGA PERMISOS.
• DISTRIBUYE EL TRABAJO ENTRE LOS AGENTES DE SEGURIDAD
• REALIZA INVESTIGACIONES DE CUENTAS DE CLIENTES QUE SE FUERON SIN PAGAR A SOLICITUD DE LOS JEFES DE CADA DEPARTAMENTO
• ENVÍA A LA GERENCIA REPORTES DIARIOS DE LOS 3 TURNOS DE TRABAJO
• ACUDE ANTE LAS AUTORIDADES A PRESENTAR DEMANDAS A NOMBRE DEL HOTEL
• REALIZA INVESTIGACIONES POR ROBOS DE LAS PERTENENCIAS DEL HOTEL
• ATIENDE PERSONALMENTE A LOS CLIENTES CUANDO REPORTAN ALGÚN EXTRAVÍO DE SUS PERTENENCIAS
• DA INFORMACIÓN SOBRE LOS HUÉSPEDES CUANDO SE LO SOLICITAN LAS AUTORIDADES POLICÍACAS
• LLEVA CONTROL DE LOS CASILLEROS DEL PERSONAL
• ESTABLECE, EN COORDINACIÓN CON EL GERENTE GENERAL, SISTEMAS DE SEGURIDAD TALES COMO ALARMAS, CONTROL DE LLAVES, SALIDA DE PAQUETES, CAJAS DE SEGURIDAD, VIGILANCIA DE ESTACIONAMIENTOS, ETC.
• DEBIDO A LA PÉRDIDA DE LLAVES, EN COORDINACIÓN CON EL GERENTE DE MANTENIMIENTO ESTABLECE SISTEMAS DE ROTACIÓN O CAMBIOS DE CERRADURAS EN LAS HABITACIONES

FUNCIONES DEL GERENTE DE SEGURIDAD

• TIENE EL CONTROL DE TODOS LOS VEHÍCULOS QUE CIRCULAN DENTRO DEL HOTEL
• ESTABLECE, EN COORDINACIÓN CON EL GERENTE DE MANTENIMIENTO, SISTEMAS DE SEGURIDAD EN ALBERCAS
• SUPERVISA LA ENTRADA Y SALIDA DE PERSONAL (ASISTENCIAS, RETARDOS Y FALTAS)
• COORDINA LA ENTRADA DE MATERIAL DE GRUPOS Y CONVENCIONES AL HOTEL
• ORDENA VIGILANCIA ESPECIAL EN EVENTOS
• HACE RECORRIDOS CONTINUOS A TODAS LAS ÁREAS DEL HOTEL
• HACE INVESTIGACIONES DE HECHOS OCURRIDOS EN EL HOTEL
• CAPACITAR A SU PERSONAL
• RESUELVE PROBLEMAS EN CASOS DE ESCÁNDALOS
• ATIENDE ACCIDENTES A HUÉSPEDES Y EMPLEADOS, LLEVA CONTROL DE ESTOS
• ESTABLECE PROGRAMAS PARA LA DETECCIÓN Y COMBATE AL TRÁFICO Y CONSUMO DE DROGAS EN EL HOTEL

FUNCIONES DE AGENTES DE SEGURIDAD

• REALIZA RECORRIDOS PERIÓDICOS POR TODAS LAS ÁREAS DEL HOTEL (CUARTOS, ESTACIONAMIENTO, COCINAS, ETC.)
• REALIZA VIGILANCIA A EVENTOS ESPECIALES (BANQUETES, BAILES, ETC.)
• VIGILA A LOS HUÉSPEDES
• ATIENDE QUEJAS POR HUÉSPEDES ESCANDALOSOS EN BARES, RESTAURANTES Y HABITACIONES
• DURANTE EL TUMO NOCTURNO SUPERVISA TODO LO RELATIVO A SEGURIDAD EN CHAPAS Y CANDADOS
• REVISA LOS PASES DE SALIDA DE LOS PAQUETES QUE LOS EMPLEADOS EXTRAEN DEL HOTEL
• ACOMPAÑA A LOS EMPLEADOS CUANDO TIENEN QUE ABRIR EL ALMACÉN FUERA DE HORARIO, Y SUPERVISA QUE LO QUE SE EXTRAIGA SEA LO ESCRITO EN LA REQUISICIÓN
• TOMA ASISTENCIA Y SALIDA DE LOS EMPLEADOS

FUNCIONES DE AGENTES DE SEGURIDAD

• CONOCE EL MANEJO DEL EQUIPO CONTRA INCENDIOS PARA CASOS DE EMERGENCIA
• CUIDA QUE LOS EMPLEADOS Y HUÉSPEDES HAGAN BUEN USO DE LOS MATERIALES Y EQUIPOS USADOS EN EL HOTEL
• DIARIAMENTE ELABORA REPORTE DE NOVEDADES DEL TUMO
• BRINDA PROTECCIÓN A HUÉSPEDES IMPORTANTES
• ATIENDE Y REPORTA ROBOS Y DAÑOS A LAS INSTALACIONES
• EXPULSA DE LA PROPIEDAD A PERSONAS EXTRAÑAS
• VIGILAR VEHÍCULOS DE CLIENTES EN ESTACIONAMIENTOS
• VIGILAR LA ENTRADA Y SALIDA DE EMPLEADOS