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Las entidades y organismos comprendidos establecidas, deberán proceder a contratar pólizas de seguro para salvaguardar los bienes contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir.

ASEGURAMIENTO

Procedimiento

La Unidad Administrativa o aquella que hiciera sus veces de las entidades u organismos establecidas, para contratar pólizas de seguro elaborará un informe dirigido a la máxima autoridad o su delegado, en el cual se justifique la necesidad de asegurabilidad de los bienes.

La máxima autoridad o su delegado aprobará la contratación de la póliza de seguros, considerando los aspectos definidos en el informe previsto en el inciso anterior, así como también la prioridad, naturaleza y misión de los bienes propiedad de la entidad u organismo.

La póliza de seguros, será incorporada al Plan Anual de Contrataciones de la entidad u organismo.

Clases y modalidad

Las entidades y organismos asegurará todos los bienes priorizando los de Propiedad, Planta y Equipo. Los bienes de Control Administrativo se asegurarán previa la presentación de un informe elaborado por la Unidad Administrativa o aquella que cumplirá sus veces en el cual se justifique la necesidad de asegurarlos.

El aseguramiento de los bienes se podrá realizar de manera individual o por lote.

Seguimiento y vigencia

La Unidad Administrativa, o aquella que haga sus veces, será la encargada de verificar periódicamente la vigencia, riesgos y cobertura de dichas pólizas, además de efectuar el trámite de los reclamos por los siniestros suscitados.

CONSTATACIÓN FISICA

b) Verificar el estado de los bienes (bueno, regular, malo); y,

a) Confirmar su ubicación, localización, existencia real y la nómina de los responsables de su tenencia y conservación;

En cada área de las entidades u organismos establecidas, se efectuará la constatación física de los bienes e inventarios, por lo menos una vez al año, en el tercer trimestre de cada ejercicio fiscal, con el fin de:

c) Establecer los bienes que están en uso o cuales se han dejado de usar.

Los resultados de la constatación física serán enviados a la Unidad Administrativa para fines de consolidación.

PROCEDENCIA

En la constatación física de bienes o inventarios, intervendrá el Guardalmacén o quien haga sus veces, o el Custodio Administrativo y un delegado independiente del control y administración de bienes, designado por el titular del área.

Una copia del informe de constatación física realizado se enviará a la Unidad Financiera, o aquella que haga sus veces, en la entidad u organismo para los registros y/o ajustes contables correspondientes.

De tal diligencia se presentará a la máxima autoridad de la entidad u organismo o su delegado, en el primer trimestre de cada año, un informe de los resultados, detallando todas las novedades que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable, las sugerencias del caso y el acta suscrita por los intervinientes.

RESPONSABLES Y RESULTADOS

Las actas e informes resultantes de la constatación física se presentarán a la Unidad Administrativa con sus respectivos anexos, debidamente legalizados con las firmas de los participantes.

CONSTATACIÓN DE BIENES INTANGIBLES

Para la constatación de bienes intangibles, será necesaria la presentación de los documentos que demuestren la veracidad de su naturaleza o justifiquen su reconocimiento como intangibles de acuerdo a lo dispuesto en la Normativa de Contabilidad Gubernamental, además de la propiedad de dichos bienes con documentos técnicos y legales con su respectivo código institucional.

CONSTATACIÓN FÍSICA LLEVADA POR SERVICIOS PRIVADOS

Cuando la entidad u organismo contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física de los bienes bajo las regulaciones de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su reglamento general, el informe final presentado, así como la base de datos, tendrá la validación y conformidad del área solicitante en forma previa a la cancelación de dichos servicios.

La contratación de estos servicios se hará cuando las circunstancias así lo exijan, siempre y cuando la entidad u organismo cuente con el presupuesto correspondiente y suficiente para efectuar dichos gastos.

Efectos

De acuerdo a las disposiciones legales vigentes, la constatación física dará validez a los procesos de egreso y/o baja de los bienes, con excepción de los equipos informáticos, comunicacionales u otros específicos, que necesitarán el informe técnico correspondiente.

Sanción por incumplimiento

El incumplimiento de los procedimientos de constatación física serán sancionados por la máxima autoridad o su delegado, de conformidad a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento; sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles o indicios de responsabilidad penal que pudiere determinar la Contraloría General del Estado.

Para la constatación de bienes inmuebles se revisará, que los respectivos títulos de propiedad reposen en los registros en la Unidad de Administración de Bienes e Inventarios, o aquella que haga sus veces. Estos títulos deberán estar debidamente registrados en el Registro de la Propiedad.

CONSTATACIÓN DE BIENES INMUEBLES

CONSTATACIÓN DE BIENES

CONSTATACIÓN DE BIENES INFORMÁTICOS Y COMUNICACIONALES

Para la constatación de bienes informáticos y comunicacionales, será necesario contar con los registros administrativos, contables y técnicos con el fin de mantener actualizados los registros para efectos de planificación de adquisiciones, programación de mantenimiento preventivo, correctivo y control de la vigencia de las garantías de los equipos.

INGRESO DE BIENES BIOLÓGICOS

Se incluirá en el registro de bienes o inventarios de la entidad u organismo, según corresponda, a los animales desde el día siguiente de su nacimiento; plantas desde la fecha de adquisición, donación, o cualquier otra modalidad de ingreso.

De cada bien se abrirá el historial en el que constará entre otras la siguiente información:

• Fecha de nacimiento o adquisición
• Sexo
• Raza o especie
• Peso
• Color
• Otras características individuales; y,
• El código asignado (arete, marca o chip).

ENTREGA, RECEPCIÓN DE REGISTROS, ARCHIVOS Y OTROS BIENES

PROCEDENCIA

• Habrá lugar a la entrega recepción de registros, archivos y de otros bienes en todos los casos en que los encargados de la administración o custodia de ellos fueren reemplazados temporal o definitivamente.

ENTREGA Y RECEPCIÓN DE OTROS BIENES

ACTUALIZACIÓN

Cuando se trate de entrega recepción de cualquier otra clase de bienes, incluidos los títulos exigibles, especies valoradas y otros títulos valores, se obtendrán previamente los saldos respectivos de la contabilidad y luego se procederá en la misma forma señalada en este reglamento en cuanto fueren aplicables.

• Los registros contables y la documentación sustentatoria actualizada, deberá entregarse por parte del responsable, dejando constancia detallada de la información por escrito, a la fecha del corte.

PROCEDIMIENTOS

• Los documentos de archivo serán entregados mediante actas que serán suscritas por los encargados entrante y saliente, en la que se establecerán las novedades que se encontraren y especialmente los documentos que faltaren. Si la falta de suscripción de estos documentos se hubiere ocasionado por negligencia, o por acción u omisión del encargado a cuya responsabilidad estuvieron los archivos, el Auditor Interno iniciará de inmediato un examen especial en la forma que establece las disposiciones relativas a las acciones de control.

• Si la correspondiente entidad u organismo no tuviere Auditor Interno, las novedades de que trata este artículo se comunicarán a la Contraloría General del Estado para que, de considerarlo necesario se ejecute un examen especial..

BIENES MUEBLES E INMUEBLES EN EL EXTERIOR

ADQUISICIÓN

Procedencia

Para la adquisición de bienes inmuebles en el extranjero por parte de las entidades y organismos establecidas, se estará a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y el Reglamento Especial dictado para estos fines por el Presidente de la República.

EGRESO Y BAJA DE BIENES EN EL EXTERIOR

Procedencia

Cuando las entidades y organismos establecidos cuenten con bienes muebles e inmuebles en territorio extranjero, para proceder con la baja o egreso de los mismos se observarán las disposiciones y procedimientos base establecidos en la presente sección del reglamento, sin perjuicio de que, en lo que no se oponga a este reglamento, sea regulado por la máxima autoridad de la institución titular de dichos bienes.

De existir bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural del Estado, se observará lo preceptuado en la Ley Orgánica de Cultura.

Inspección técnica

Sobre la base de los resultados de la constatación física efectuada conforme al presente reglamento, en cuyas conclusiones se determine la existencia de bienes inservibles, obsoletos o que hubieren dejado de usarse, se informará al titular de la entidad u organismo para que autorice el respectivo proceso de egreso o baja, según corresponda.

Cuando se trate de equipos informáticos, eléctricos, electrónicos, maquinaria y/o vehículos se adjuntará el respectivo informe técnico elaborado por la unidad correspondiente o el servidor a cargo de esas funciones, considerando la naturaleza del bien.

Procedimiento

Cuando las entidades y organismos posean bienes muebles e inmuebles en territorio extranjero que se hayan calificado como inservibles, obsoletos o que hubieran dejado de usarse pero que podrían ser susceptibles de egreso o baja, conforme al informe de inspección técnica, la máxima autoridad de la entidad u organismo emitirá una resolución debidamente motivada en la cual se determinará la procedencia de efectuar uno de los procedimientos referidos, según corresponda.

Inspección técnica

Sobre la base de los resultados de la constatación física efectuada conforme al presente reglamento, en cuyas conclusiones se determine la existencia de bienes inservibles, obsoletos o que hubieren dejado de usarse, se informará al titular de la entidad u organismo para que autorice el respectivo proceso de egreso o baja, según corresponda.

Cuando se trate de equipos informáticos, eléctricos, electrónicos, maquinaria y/o vehículos se adjuntará el respectivo informe técnico elaborado por la unidad correspondiente o el servidor a cargo de esas funciones, considerando la naturaleza del bien.

Contratación servicios de corretaje inmobiliario

De ser necesario se podrá contratar servicios de corretaje inmobiliario de personas naturales o jurídicas que se dediquen a esta actividad, observando que el pago de la comisión se encuentre dentro de un rango promedio establecido en el país donde se ubique el bien.

Requisitos para la contratación de los servicios de corretaje inmobiliarios

Para la contratación de los servicios de corretaje inmobiliario, a más de los legalmente establecidos en el país que se encuentre el respectivo bien, se cumplirá con los siguientes requisitos:

a) Experiencia de al menos cinco (5) años en la prestación de servicios similares o análogos;

b) Acreditación en el país o territorio en el que se requiera el servicio;

c) Experiencia en la prestación de servicios similares con entidades u organismos internacionales; y

d) Otros que determine la entidad u organismo.

Normativa interna

La máxima autoridad de la entidad u organismo titular de bienes en el extranjero emitirá la normativa correspondiente para el egreso considerando los procedimientos o normativa aplicable para el traspaso de dominio del bien de la localidad donde se ubique.

Sin embargo, la reglamentación interna que se emita no podrá contravenir las disposiciones generales sobre administración, utilización, manejo y control de los bienes públicos susceptibles a egreso o baja; además en los procedimientos que se llegasen a establecer y regular, se observará las Normas de Control Interno especialmente aquellas que están relacionadas al Sistema de Registro; Custodia; Baja de Bienes; Venta de Bienes; Supervisión; Conflicto de Intereses; Administración de Documentos u otras que sean aplicables; y, las justificaciones técnicas y económicas que sean convenientes en la administración de los bienes.

Contratación de servicios

Para la contratación de los servicios de avalúo pericial o de corretaje inmobiliario, antes referidos, la entidad u organismo elaborará especificaciones generales y requerimientos mínimos del servicio a contratarse y requerirá tres cotizaciones a personas naturales o jurídicas que cumplan con los requisitos antes señalados, de las cuales se escogerá a la mejor propuesta técnica y económica.

Informe de resultados

En todas las etapas de los procesos de egreso o baja de bienes se comunicará a la máxima autoridad de la entidad u organismo, titular de los bienes en el Ecuador, o su delegado sobre el inicio, avance y resultados de dichos procesos.

Con el objeto de determinar su valor base, la entidad u organismo podrá contratar un perito profesional según las características y naturaleza de los bienes que se trate.

Para la contratación del perito, a más de los legalmente establecidos en el país donde se ubique el bien, se observará que se cumplan con los siguientes requisitos:

a) Experiencia mínima de cinco (5) años en avalúo de bienes de las características de los bienes objeto de egreso o baja;

b) Acreditación en el país o territorio en el que se efectúe el avalúo de bienes;

c) Experiencia en realizar avalúos a bienes de entidades u organismos internacionales; y,

d) Otros que determine la entidad u organismo.

Para el caso de venta o enajenación de bienes, cuando no sea posible determinar el valor comercial de estos en forma directa; o, tratándose de bienes inmuebles, se deberá contratar un perito profesional según las características y naturaleza del bien de que se trate. El informe pericial deberá reflejar el valor comercial máximo susceptible de venta del respectivo bien de acuerdo con las condiciones de mercado; avaluó sobre el cual se establecerá el precio base inicial

De no ser posible la enajenación en el precio inicial fijado por el perito se podrá ajustar el mismo hacia abajo de acuerdo a las condiciones del mercado que deberá establecer el informe pericial antes referido, debiéndose iniciar por tanto un nuevo proceso.

En ningún caso el valor de la venta podrá ser inferior al avalúo del registro o catastro municipal o de entidades análogas; para el caso de inmuebles.

AVALÚO