8
Projeto: Organização Administrativa – Instituto de Ensino Medeiros de Freitas - IEMF
Cursos
IEMF
Escola de Pós-Graduação com diversos cursos na área da Odontologia.
Credenciado desde 2017.
Institucional
Equipe
Responsável Técnico
Responsável Téc. Dr. Cleves Medeiros de Freitas
Cursos:
- Ortodontia;
- Dentística;
- Prótese;
- Odontopediatria;
- .Harmonização Facial;
- Outros.
Modalidades:
- Mestrado;
- Especialização;
- Atualização.
Equipe:
Dr. Cleves Medeiros de Freitas
Dra. Rafella R. Freitas
Dr. Jucelio Freitas
Dra. Verônica Andrade
Projeto Medeiros de Freitas
Objetivos
TAP -
Termo de Abertura do Projeto
Justificativa
Justificativa do Projeto
O projeto visa organizar a área administrativa do IEMF, estabelecendo critérios para implantação de melhorias nos processos administrativos e fluxos de trabalho, tendo em vista, a necessidade de uma postura estratégica, maior monitoramento e controle das ações planejadas, bem como, a permanente busca pela prestação de serviço com eficiência e eficácia.
A melhoria dos processos proporcionará aos colaboradores, alunos e pacientes uma prestação de serviço de excelência, com maior: comodidade, praticidade, agilidade, objetividade e eficiência no controle de suas demandas.
Objetivos do Projeto
1. Implantar novos fluxos de trabalho e processos administrativos de acordo com os pontos identificados na pesquisa junto aos colaboradores e responsáveis pelo Instituto.
2. O projeto visa aprimorar/melhorar a estrutura organizacional do IEMF, alcançando, assim, os objetivos traçados, através da realização das melhores práticas recomendadas pelo Guia PMBOK, o qual possibilitará aplicar com a máxima eficiência e eficácia as melhores práticas na execução e manutenção desse(s) processo(s);
3. O IEMF, através da assessoria do Sr. Ricardo Falcão, com o apoio e participação efetiva de todas as partes envolvidas no processo de melhoria aplicará os requisitos para desenvolver com eficiência e eficácia a implantação das melhores práticas capazes de atender aos critérios aqui estabelecidos;
4. O principal critério de sucesso para este projeto é a realização de uma avaliação positiva, que possa indicar que o IEMF atingiu o nível de maturidade pretendido, e assim obter a qualidade, dentro do planejamento realizado.
Requisitos de Alto Nível
3. Definir Organograma Institucional;
1. Entender o funcionamento organizacional do IEMF;
15. Acompanhar e controlar o projeto de organização (um dos maiores problemas das empresas é a falta de acompanhamento);
4. Entender qual é a MISSÃO, VISÃO e VALORES do IEMF;
2. Identificar as partes interessadas;
9. Melhorar (URGENTEMENTE) o acompanhamento do controle financeiro:
9.1 Criar setor/área financeira (fora da recepção);
9.2 Definir apenas 1 (uma) conta bancária para emissão do boleto/transferência bancária, e seu devido acompanhamento;
9.3 Emissão de boletos por semestre;
9.4 A atendente deverá ter acesso aos relatórios das mensalidades registradas no sistema, para maior eficiência no acompanhamento e controle.
14. Manter permanente contato com os colaboradores para acompanhamento das atividades:
14.1 Criar/definir procedimentos.
Requisitos
13. Levantar atribuições dos colaboradores;
13.1 Definir as atribuições de cada colaborador;
13.2 Definir competências;
13.3 Aplicar questionário junto ao colaborador.
5. Identificar fragilidades nos fluxos e rotinas administrativas;
2.1 Auxiliar o Patrocinador na decisão da competência e envolvimento de cada parte interessada: professor, coordenador, colaborador e aluno.
12. Atendimento ao público (presencial e virtual):
12.1 Qual tem sido nosso tempo de resposta nas redes sociais (WhatsApp, outros)?
8. Padronizar IT’s;
11. Concorrência: Se temos, quem são?
11.1 O que oferecem?
6. Sugerir a melhor alternativa para superar as fragilidades observadas;
7. Implantar novos fluxos de trabalho e rotinas administrativas;
10. Captação de novos alunos:
10.1 Qual estratégia está sendo usada?
10.2 O retorno é satisfatório?
Nível Crítico
Nível Crítico
9. Melhorar (URGENTEMENTE) o acompanhamento do controle financeiro:
9.1 Criar setor/área financeira (fora da recepção);
9.2 Definir apenas 1 (uma) conta bancária para emissão do boleto/transferência bancária, e seu devido acompanhamento;
9.3 Emissão de boletos por semestre;
9.4 A atendente deverá ter acesso aos relatórios das mensalidades registradas no sistema, para maior eficiência no acompanhamento e controle.
16. Controle de qualidade:
16.1 Qual o patamar do nível de qualidade do IEMF?
16.1.1 Como podemos medir?
16.2 Nosso cliente (aluno e/ou paciente) deseja voltar?
16.3 Nosso cliente (aluno e/ou paciente) indica o IEMF?
16.5 Temos o percentual de SATISFAÇÃO/INSATISFAÇÃO?
18. Almoxarifado (ETAPAS):
18.1 Controle;
18.2 Organização;
18.3 Fluxo de compras;
18.4 Pesquisa(s);
18.5 Aprovação.
17. Custos:
17.1 Estimativa(s);
17.2 Orçamento(s);
17.3 Acompanhamento e controle;
17.4 Aprovação;
17.5 Redução (política de enxugamento e redução de custos);
17.6 Bonificação para os colaboradores por metas atingidas;
19. Monitorar e controlar periodicamente os resultados;
PREMISSAS
PREMISSAS
São condições ou situações consideradas verdadeiras para fins de planejamento, independentemente de prova; ou seja, as partes interessadas acordam que esta condição servirá de base para o planejamento do Projeto e, se de fato não acontecer conforme previsto, este planejamento precisará ser revisto.
São elas:
Premissas
1. Adesão das Partes Interessadas quanto à importância do projeto;
2. Consultoria permanente de (Ricardo Falcão);
3. Viabilidade financeira para atender as necessidades do projeto;
4. Mudanças – cultura organizacional;
5. Fechamento do escopo do projeto;
6. Captação de linha de crédito para adquirir ferramentas de tecnologia e equipamentos diversos (quando necessário);
7. Constante monitoramento e controle das ações do projeto.
RESTRIÇÕES
RESTRIÇÕES DO PROJETO
Restrições são condições ou situações que restringem a execução das atividades do Projeto.
Restrições
Restrições:
6. O prazo do projeto dependerá do engajamento das partes interessadas e da análise, planejamento, aprovação, execução e acompanhamento;
Alto Nível:
4. O projeto deverá ter o apoio de toda equipe;
2. Toda solução tecnológica a ser implementada deverá atender integralmente as necessidades do IEMF, e deve levar em consideração o projeto desenvolvido por Ricardo Falcão;
5. Toda a equipe deverá dedicar tempo parcial ao projeto;
1. Toda análise, estudo ou levantamento poderá tomar como base o projeto de Organização Administrativa do IEMF, desenvolvido por Ricardo Falcão;
3. Todo stakeholder (parte interessada) deverá estar engajado no projeto;
Fala dos 5 (cinco) Colaboradores
Colaboradores
Pontos Importantes
Pontos principais:
5 - colaboradores: Damays, Dulcileide, Romero, Silvia e Val.
Melhorias
Desejos
Satisfação
Veste a camisa da empresa?
4 - SIM
1 - ---
- Ter o direito de falar/ser ouvida;
- Rotina operacional ser regra;
- Crescer (qualidade de vida) junto a com empresa;
- Sim;
- Fazer parte do IEMF;
- Melhores Profissionais;
- Empresa famíliar.
- Reuniões Frequentes;
- Criação do setor financeiro;
- Dividir funções;
- Delegar pessoa para orientar equipe;
- Hierarquia de funções;
- Não chamar atenção do funcionário (frente paciente/aluno);
Dificuldades
Insatisfação
- Falta de delegação;
- Pouco engajamento da equipe;
- Funcionários engessados (sobrecarrega o colega);
- Falta de um guia operacional (IT);
- Muitas atribuições para um curto espaço de tempo;
- Falta de hierarquia das funções.
- Falta de gerente para conversar sobre assuntos profissionais, os quais deixa Dr. Cleves sobrecarregado;
- Mudança de cargo (salário);
- Acumulo de tarefas por não poder contar com a colaboração dos colegas;
- Sobrecarga de trabalho;
- Fazer várias tarefas ao mesmo tempo.