INFORME

- Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió).

- Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización.

- Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas.

- Elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

La portada

Se coloca delante del texto principal y, en ella, se especifica el título del informe, el nombre completo del autor o los autores, el nombre de la institución, el lugar y el año de su realización.

El indice

Contiene los títulos y subtítulos que aparecen en el interior del informe, con la indicación de la página donde se encuentran.

Name / Job title

Los apéndices

Son secciones relativamente independientes del texto principal y ayudan a una mejor comprensión del informe. Se coloca después de las conclusiones, pero antes de la bibliografía. Pueden ser: imágenes, tablas, mapas o cuadros.

La bibliografía

Es la lista completa, por orden alfabético, de todas las fuentes escritas que se hayan utilizado para elaborar el informe. En esta lista se incluyen los textos citados en el interior del trabajo y aquellas lecturas que sirvieron de base para su desarrollo.

RESUMEN EJECUTIVO

Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento. Se recomienda que el resumen incluya:

-Encabezamiento, conformado por razón social, dependencia, número o código, título, lugar de origen y fecha de elaboración,.

-Autoría del resumen ejecutivo.

-Objetivos.

-Numerales o temas.

-Conclusiones y recomendaciones.

-Firma.

Este tipo de informe breve se usa para:

-Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional.

-Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos.

-Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión.

-Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación.

-Presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación.

-Elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria), grupo de personas o de un individuo.

Encabezado

Razón social

Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización. En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro centímetros del margen superior de la hoja, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida.

EJEMPLO CENDAP LTDA.

Dependencia

Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una interlínea libre del margen superior de la hoja (3 cm ó 4 cm), con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo.

Código

Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia. Véase el numeral

EJEMPLO Departamento de Capacitación DC-048

Título

Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, con mayúsculas y centrado.

EJEMPLO CAPACITACIÓN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

Lugar de origen y fecha de elaboración

Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 ó 3 interlíneas libres del título, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Véase el numeral

Autoría del resumen ejecutivo

Contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial, seguido de dos puntos, se escribe a dos interlíneas libres de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable.Los datos de la fecha de elaboración y del responsable del

Objetivo

El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propósito de los mismos. Se pueden enunciar en un solo párrafo o presentarlos así:De dos a tres interlíneas libres del último responsable del resumen y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayúscula sostenida.

EJEMPLO 1

OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluación en la norma de Servicio al Cliente.

EJEMPLO 2

OBJETIVOS: Cumplir con requisito exigido para acta final de contratación

sumen se tabulan a dos espacios de la expresión más larga.

Temas o numerales

El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si es más de uno, se enumeran y enuncian. Se inician a dos interlíneas libres después del último renglón del párrafo anterior y después del título, se deja una interlínea libre para digitar el texto correspondiente.

Páginas subsiguientes

Cuando se necesitan dos o más hojas deben identificarse, de acuerdo con los numerales 4.5.1 y 5.4.10.

Conclusiones

Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo, dos interlíneas libres del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia a dos interlíneas del título.

Nombres, cargos y firmas

Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar. El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a cinco interlíneas libres del último párrafo y a continuación se escribe el cargo

Rúbrica

Según el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo.

Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional

Véanse los numerales 4.5.8 al 4.5.11 de esta guía. Para las demás líneas especiales, se deja una interlínea libre entre cada uno de los bloques.

INFORME CORTO

Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente). Se recomienda que el resumen incluya elementos como:

-encabezamiento: razón social, dependencia, código, título, ciudad o municipio de origen y fecha de elaboración;

-autoría del informe corto;

-objetivos;

-capítulo o capítulos;

-conclusiones y recomendaciones (opcional), y

-firma.

Encabezamiento

Está compuesto por los elementos que se describen a continuación.

Razón social

Solo se escribe cuando el papel no tiene membrete ni logotipo.

EJEMPLO NAVITRANS S.A.

Dependencia

Código

Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes, se escribe en la misma línea de la dependencia.

EJEMPLO Departamento de Educación E-048

Título

Es el tema sobre el cual trata el informe. Se escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, con mayúsculas y centrado.

Lugar de origen y fecha de elaboración

Se escribe contra el margen izquierdo a dos o tres interlíneas libres del título en mayúscula sostenida, seguida de (:).

Autoría del informe

Las palabras elaborado por, preparado por o responsable, según sea el caso, se escriben a dos interlíneas libres de la fecha de elaboración, contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida, seguidas de dos puntos. Los datos de la fecha y del responsable del informe se tabulan a dos espacios de la expresión más larga

Objetivo

Describe en forma breve, el propósito del informe. Se recomienda presentarlo así: de dos a tres interlíneas libres del último responsable del informe y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo seguida de (:) y con mayúscula sostenida. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.

Capítulo

El informe corto puede constar de uno o varios capítulos. Para su presentación,

Páginas subsiguientes

Para su presentación véase el numeral 4.5.1.

EJEMPLO Informe económico E-048 2

Conclusiones

Se sugiere que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia a una interlínea libre del título.

Firmas, nombres y cargos

Al finalizar el cuerpo del informe administrativo corto, el autor o autores lo firman. El nombre se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a cinco interlíneas libres del último párrafo y a continuación, el cargo.

Rúbrica

De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.

Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional

Véanse los numerales 4.5.8 al 4.5.11 de esta guía. Para las demás líneas especiales, se deja una interlínea libre entre cada bloque.

EJEMPLO Anexos: tres (24 folios)

Copias: Dra. Blanca Vargas Olaya, Subdirectora

Redactor: Juan Carlos Donado Puentes Transcriptor: Margarita López Sierra

INFORME EXTENSO

Generalidades

El esquema de portada que se presenta a continuación es propio para este tipo de informe, porque identifica la organización o el área que lo genera.

Elementos finales del informe administrativo extenso

Estos elementos son propios de este tipo de informes, porque dentro de la organización es necesario identificar los responsables.

Firmas, nombres y cargos

Al finalizar el cuerpo del informe administrativo extenso, el autor o los autores lo firman. El nombre se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a cinco interlíneas libres del último párrafo; a continuación, se escribe el cargo.

Rúbrica

De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.

Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional

Véanse los numerales 4.5.8 al 4.5.11 de esta guía. Para las demás líneas especiales, se deja una interlínea libre entre cada una de ellas.

EJEMPLO Transcriptor: Claudia Jiménez Díaz

- Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;

- Impugnar o corregir una situación, y

- Presentar detalles sobre un aspecto determinado.